＜Elementary＞ Lesson No.2
Technical Specification Change Negotiation in International Project / 国際プロジェクトでの技術仕様変更交渉
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
This is a scenario where you negotiate with overseas project managers about scope changes in an ongoing international project, discussing increased workload, schedule delays, and additional costs while proposing alternative solutions.
進行中の国際プロジェクトで大幅な仕様変更要求があった際に、海外のプロジェクトマネージャーと工数増加やスケジュール遅延について交渉し、代替案を提示する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．I reviewed the requested changes with...（...で要求された変更を確認した）
２．Let me explain our options...（選択肢を説明させてください...）
３．I understand your concern...（ご心配は理解しています...）
４．The cost increase comes from...（コスト増加は...から生じる）
５．I must point out the risk...（リスクを指摘しなければならない...）
６．I can offer a cost reduction of...（...のコスト削減を提案できる）
７．I will prepare the document and send...（資料を準備して...送る）
1-2 Essential words
１．explain（説明する）
２．increase（増加する）
３．reduce（減らす）
４．concern（心配）
５．approve（承認する）
６．confirm（確認する）
７．include（含む）
８．handle（処理する）
９．essential（不可欠な）
１０．flexibility（柔軟性）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a scenario where you negotiate with overseas project managers about scope changes in an ongoing international project, discussing increased workload, schedule delays, and additional costs while proposing alternative solutions.
進行中の国際プロジェクトで大幅な仕様変更要求があった際に、海外のプロジェクトマネージャーと工数増加やスケジュール遅延について交渉し、代替案を提示する場面です。
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
Thank you for joining the call today. I need to discuss the specification changes we requested last week. Can you provide an update on the impact to the project timeline and budget?
（本日はお時間をいただきありがとうございます。先週お願いした仕様変更について話し合う必要があります。プロジェクトのタイムラインと予算への影響について最新情報をいただけますか？）
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
Thank you for the opportunity to explain. I reviewed the requested changes with our team. The new requirements will increase development time by 6 weeks and add approximately 15000 USD to the total cost.
（説明の機会をいただきありがとうございます。チームで要求された変更を確認しました。新しい要件により開発期間が6週間延び、総コストに約15000米ドルが追加されます。）
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
That timeline extension is concerning. We have a product launch scheduled in 8 weeks. Is there any way to reduce the delay while still meeting the new specifications?
（そのスケジュール延長は心配です。8週間後に製品発売が予定されています。新しい仕様を満たしながら遅延を減らす方法はありますか？）
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
I understand your concern. Let me explain our options. First, we can deliver the core features on time. Second, we can schedule the additional features for a later release. Third, we can add 2 team members to speed up development, but this will increase cost by 8000 USD.
（ご心配は理解しています。選択肢を説明させてください。第一に、コア機能は予定通りに提供できます。第二に、追加機能は後のリリースで予定できます。第三に、開発を加速するため2名のチームメンバーを追加できますが、これによりコストが8000米ドル増加します。）
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
The phased approach sounds reasonable, but I am worried about the additional cost. Can you explain why the changes require such a significant budget increase?
（段階的なアプローチは妥当に思えますが、追加コストが心配です。なぜ変更にそれほど大幅な予算増加が必要なのか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
Certainly. The cost increase comes from three areas. First, the new database structure requires 3 weeks of additional design work. Second, we need to update the security features to handle the expanded user access. Third, we must complete additional testing to confirm system stability. These changes are essential to meet your quality requirements.
（もちろんです。コスト増加は3つの領域から生じます。第一に、新しいデータベース構造には3週間の追加設計作業が必要です。第二に、拡張されたユーザーアクセスに対応するためセキュリティ機能を更新する必要があります。第三に、システムの安定性を確認するため追加テストを完了しなければなりません。これらの変更は品質要件を満たすために不可欠です。）
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
I appreciate the detailed explanation. What if we reduce the scope of the security updates? Would that help with the timeline or cost?
（詳細な説明をありがとうございます。セキュリティ更新の範囲を減らしたらどうでしょうか？それはタイムラインやコストに役立ちますか？）
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
I understand the need to reduce cost, but I must point out the risk. If we reduce security features, the system may not handle the increased user load safely. This could lead to data issues later. Instead, I can offer a cost reduction of 3000 USD if you approve a longer testing period. This approach will keep quality high while reducing immediate expenses.
（コストを削減する必要性は理解していますが、リスクを指摘しなければなりません。セキュリティ機能を減らすと、システムが増加したユーザー負荷を安全に処理できない可能性があります。これは後でデータの問題につながる可能性があります。代わりに、より長いテスト期間を承認していただければ3000米ドルのコスト削減を提案できます。このアプローチは品質を高く保ちながら直近の費用を削減します。）
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
That makes sense. Let me confirm the plan with my team. Can you send me a detailed proposal with the phased delivery schedule and the revised budget by tomorrow?
（それは理にかなっています。チームで計画を確認させてください。段階的な提供スケジュールと修正予算を含む詳細な提案を明日までに送っていただけますか？）
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
Absolutely. I will prepare the document and send it to you by the end of the day. The proposal will include the timeline for each phase, the cost breakdown, and the risk mitigation plan. Please feel free to contact me if you have any questions.
（もちろんです。本日中に資料を準備してお送りします。提案には各フェーズのタイムライン、コストの内訳、リスク軽減計画が含まれます。ご質問があればお気軽にご連絡ください。）
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
Perfect. I appreciate your flexibility and clear communication. Let's work together to make this project successful. I will wait for your proposal and get back to you soon.
（完璧です。柔軟性と明確なコミュニケーションに感謝します。このプロジェクトを成功させるために協力しましょう。提案をお待ちして、すぐにご連絡します。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a scenario where you negotiate with overseas project managers about scope changes in an ongoing international project, discussing increased workload, schedule delays, and additional costs while proposing alternative solutions.
進行中の国際プロジェクトで大幅な仕様変更要求があった際に、海外のプロジェクトマネージャーと工数増加やスケジュール遅延について交渉し、代替案を提示する場面です。
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
Thank you for joining the call today. I need to discuss the specification changes we requested last week. Can you provide an update on the impact to the project timeline and budget?
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
Thank you for the opportunity to ［説明する］. I reviewed the requested changes with our team. The new requirements will ［増加する］ development time by 6 weeks and add approximately 15000 USD to the total cost.
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
That timeline extension is concerning. We have a product launch scheduled in 8 weeks. Is there any way to reduce the delay while still meeting the new specifications?
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
I understand your ［心配］. Let me ［説明する］ our options. First, we can deliver the core features on time. Second, we can schedule the additional features for a later release. Third, we can add 2 team members to speed up development, but this will ［増加する］ cost by 8000 USD.
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
The phased approach sounds reasonable, but I am worried about the additional cost. Can you explain why the changes require such a significant budget increase?
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
Certainly. The cost ［増加する］ comes from three areas. First, the new database structure requires 3 weeks of additional design work. Second, we need to update the security features to ［処理する］ the expanded user access. Third, we must complete additional testing to ［確認する］ system stability. These changes are ［不可欠な］ to meet your quality requirements.
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
I appreciate the detailed explanation. What if we reduce the scope of the security updates? Would that help with the timeline or cost?
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
I understand the need to ［減らす］ cost, but I must point out the risk. If we ［減らす］ security features, the system may not ［処理する］ the increased user load safely. This could lead to data issues later. Instead, I can offer a cost reduction of 3000 USD if you ［承認する］ a longer testing period. This approach will keep quality high while reducing immediate expenses.
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
That makes sense. Let me confirm the plan with my team. Can you send me a detailed proposal with the phased delivery schedule and the revised budget by tomorrow?
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
Absolutely. I will prepare the document and send it to you by the end of the day. The proposal will ［含む］ the timeline for each phase, the cost breakdown, and the risk mitigation plan. Please feel free to contact me if you have any questions.
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
Perfect. I appreciate your flexibility and clear communication. Let's work together to make this project successful. I will wait for your proposal and get back to you soon.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a scenario where you negotiate with overseas project managers about scope changes in an ongoing international project, discussing increased workload, schedule delays, and additional costs while proposing alternative solutions.
進行中の国際プロジェクトで大幅な仕様変更要求があった際に、海外のプロジェクトマネージャーと工数増加やスケジュール遅延について交渉し、代替案を提示する場面です。
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
Thank you for joining the call today. I need to discuss the specification changes we requested last week. Can you provide an update on the impact to the project timeline and budget?
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
Thank you for the opportunity to explain. ［チームで要求された変更を確認しました。］ The new requirements will increase development time by 6 weeks and add approximately 15000 USD to the total cost.
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
That timeline extension is concerning. We have a product launch scheduled in 8 weeks. Is there any way to reduce the delay while still meeting the new specifications?
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
［ご心配は理解しています。］ ［選択肢を説明させてください。］ First, we can deliver the core features on time. Second, we can schedule the additional features for a later release. Third, we can add 2 team members to speed up development, but this will increase cost by 8000 USD.
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
The phased approach sounds reasonable, but I am worried about the additional cost. Can you explain why the changes require such a significant budget increase?
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
Certainly. ［コスト増加は3つの領域から生じます。］ First, the new database structure requires 3 weeks of additional design work. Second, we need to update the security features to handle the expanded user access. Third, we must complete additional testing to confirm system stability. These changes are essential to meet your quality requirements.
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
I appreciate the detailed explanation. What if we reduce the scope of the security updates? Would that help with the timeline or cost?
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
I understand the need to reduce cost, but I must point out the risk. If we reduce security features, the system may not handle the increased user load safely. This could lead to data issues later. Instead, ［より長いテスト期間を承認していただければ3000米ドルのコスト削減を提案できます。］ This approach will keep quality high while reducing immediate expenses.
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
That makes sense. Let me confirm the plan with my team. Can you send me a detailed proposal with the phased delivery schedule and the revised budget by tomorrow?
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
Absolutely. I will prepare the document and send it to you by the end of the day. The proposal will include the timeline for each phase, the cost breakdown, and the risk mitigation plan. Please feel free to contact me if you have any questions.
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
Perfect. I appreciate your flexibility and clear communication. Let's work together to make this project successful. I will wait for your proposal and get back to you soon.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A client requests major specification changes during an ongoing international project.
You need to explain the impact on timeline, budget, and quality while offering practical solutions.
進行中の国際プロジェクトで、クライアントが大幅な仕様変更を要求しています。
タイムライン、予算、品質への影響を説明しながら、実用的な解決策を提示する必要があります。
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
I understand the changes will affect the project. Can you walk me through the impact and possible solutions?
（変更がプロジェクトに影響することは理解しています。影響と可能な解決策について説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the timeline and cost impact（タイムラインとコストへの影響を説明する）
２．Offer phased delivery options（段階的な提供オプションを提案する）
３．Clarify reasons for cost increase（コスト増加の理由を明確にする）
４．Provide cost reduction alternatives（コスト削減の代替案を提供する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)