＜Beginner＞ Lesson No.19
Emergency Procurement Response and Priority Supply Negotiation for Chemical Products / 化学製品の緊急調達対応と優先供給交渉
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Responding to emergency procurement requests and priority product securing from overseas customers experiencing supply troubles with major suppliers.
主要サプライヤーの供給トラブルにより緊急調達と優先的製品確保を要請する海外顧客に対応する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me check our current inventory...（現在の在庫を確認させてください...）
２．I need to confirm the exact quantity...（正確な数量を確認する必要があります...）
３．I will get back to you within...（...以内に回答いたします）
４．We can arrange priority allocation for...（...向けに優先割り当てを手配できます）
５．We need to adjust our existing production schedule...（既存の生産計画を調整する必要があります）
６．I will prepare a detailed supply plan including...（...を含む詳細な供給計画を準備いたします）
７．We will apply a 15 percent increase due to...（...のため15パーセントの値上げを適用いたします）
1-2 Essential words
１．urgency（緊急性）
２．confirm（確認する）
３．arrange（手配する）
４．adjust（調整する）
５．affect（影響する）
６．prepare（準備する）
７．require（必要とする）
８．apply（適用する）
９．manage（管理する）
１０．finalize（確定する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Responding to emergency procurement requests and priority product securing from overseas customers experiencing supply troubles with major suppliers.
主要サプライヤーの供給トラブルにより緊急調達と優先的製品確保を要請する海外顧客に対応する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for taking my call on short notice. Our main supplier just informed us of a production halt, and we need emergency supply to avoid a complete shutdown. Can you help us secure alternative materials within 3 days?
（急なお電話に対応いただきありがとうございます。主要サプライヤーが生産停止を通知してきたため、完全な操業停止を避けるために緊急供給が必要です。3日以内に代替材料を確保していただけますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand the urgency. Let me check our current inventory and production schedule right away. We have some stock available, but I need to confirm the exact quantity and delivery timeline. I will get back to you within 2 hours with a clear answer.
（緊急性は理解しました。現在の在庫と生産計画をすぐに確認させてください。在庫はありますが、正確な数量と納期を確認する必要があります。2時間以内に明確な回答をいたします。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That would be very helpful. We also need priority allocation for the next 2 months to prevent this situation from happening again. Can you arrange a stable supply plan during that period?
（それは非常に助かります。この状況が再発しないよう、今後2か月間の優先的な割り当ても必要です。その期間中、安定供給計画を手配していただけますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes, we can arrange priority allocation for your company. However, we need to adjust our existing production schedule, which may affect other customers. I will prepare a detailed supply plan including weekly delivery volumes and lead times. This plan will require approval from our production team.
（はい、貴社向けに優先割り当てを手配できます。ただし、既存の生産計画を調整する必要があり、他の顧客に影響が出る可能性があります。週ごとの納入量とリードタイムを含む詳細な供給計画を準備いたします。この計画には当社生産チームの承認が必要です。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I appreciate your quick response. What about pricing for this emergency supply? We understand there may be additional costs, but we need to keep it reasonable.
（迅速な対応に感謝します。この緊急供給の価格についてはいかがでしょうか？追加費用が発生する可能性は理解していますが、妥当な範囲に抑える必要があります。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
For the emergency supply, we will apply a 15 percent increase due to expedited production and logistics costs. For the 2-month priority allocation, we can offer standard pricing if you confirm a minimum order of 500 units per week. This approach helps us manage costs while supporting your needs.
（緊急供給については、迅速な生産と物流費用のため15パーセントの値上げを適用いたします。2か月間の優先割り当てについては、週あたり最低500単位のご注文を確約いただければ標準価格を提示できます。このアプローチにより、貴社のニーズに対応しながらコストを管理できます。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That sounds acceptable. Please send me the detailed plan and quotation by end of today. We need to finalize this arrangement as soon as possible.
（それは受け入れ可能です。本日中に詳細な計画と見積もりを送ってください。できるだけ早くこの取り決めを確定する必要があります。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Responding to emergency procurement requests and priority product securing from overseas customers experiencing supply troubles with major suppliers.
主要サプライヤーの供給トラブルにより緊急調達と優先的製品確保を要請する海外顧客に対応する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for taking my call on short notice. Our main supplier just informed us of a production halt, and we need emergency supply to avoid a complete shutdown. Can you help us secure alternative materials within 3 days?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand the ［緊急性］. Let me check our current inventory and production schedule right away. We have some stock available, but I need to ［確認する］ the exact quantity and delivery timeline. I will get back to you within 2 hours with a clear answer.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That would be very helpful. We also need priority allocation for the next 2 months to prevent this situation from happening again. Can you arrange a stable supply plan during that period?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes, we can ［手配する］ priority allocation for your company. However, we need to ［調整する］ our existing production schedule, which may ［影響する］ other customers. I will ［準備する］ a detailed supply plan including weekly delivery volumes and lead times. This plan will ［必要とする］ approval from our production team.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I appreciate your quick response. What about pricing for this emergency supply? We understand there may be additional costs, but we need to keep it reasonable.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
For the emergency supply, we will ［適用する］ a 15 percent increase due to expedited production and logistics costs. For the 2-month priority allocation, we can offer standard pricing if you ［確認する］ a minimum order of 500 units per week. This approach helps us ［管理する］ costs while supporting your needs.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That sounds acceptable. Please send me the detailed plan and quotation by end of today. We need to finalize this arrangement as soon as possible.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Responding to emergency procurement requests and priority product securing from overseas customers experiencing supply troubles with major suppliers.
主要サプライヤーの供給トラブルにより緊急調達と優先的製品確保を要請する海外顧客に対応する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for taking my call on short notice. Our main supplier just informed us of a production halt, and we need emergency supply to avoid a complete shutdown. Can you help us secure alternative materials within 3 days?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand the urgency. ［現在の在庫と生産計画をすぐに確認させてください。］ We have some stock available, but ［正確な数量と納期を確認する必要があります。］ ［2時間以内に明確な回答をいたします。］
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That would be very helpful. We also need priority allocation for the next 2 months to prevent this situation from happening again. Can you arrange a stable supply plan during that period?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes, ［貴社向けに優先割り当てを手配できます。］ However, we need to adjust our existing production schedule, which may affect other customers. I will prepare a detailed supply plan including weekly delivery volumes and lead times. This plan will require approval from our production team.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I appreciate your quick response. What about pricing for this emergency supply? We understand there may be additional costs, but we need to keep it reasonable.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
For the emergency supply, we will apply a 15 percent increase due to expedited production and logistics costs. For the 2-month priority allocation, we can offer standard pricing if you confirm a minimum order of 500 units per week. This approach helps us manage costs while supporting your needs.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That sounds acceptable. Please send me the detailed plan and quotation by end of today. We need to finalize this arrangement as soon as possible.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A major supplier has experienced a production halt, and the customer needs emergency supply within 3 days.
The sales representative must arrange priority allocation and adjust the production schedule to prevent a complete shutdown.
主要サプライヤーに生産停止が発生し、顧客は3日以内の緊急供給を必要としている。
営業担当者は完全な操業停止を防ぐため、優先割り当てを手配し生産計画を調整しなければならない。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
We need your help with emergency supply due to our supplier issue. Can you explain how you will handle this situation?
（サプライヤーの問題により緊急供給が必要です。この状況にどう対応するか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Confirm available inventory and delivery timeline（利用可能な在庫と納期を確認する）
２．Arrange priority allocation for the customer（顧客向けに優先割り当てを手配する）
３．Prepare a detailed supply plan（詳細な供給計画を準備する）
４．Explain pricing for emergency supply（緊急供給の価格を説明する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)