＜Elementary＞ Lesson No.4
Addressing Delivery Delays in Material Procurement Contract with Overseas Supplier / 海外サプライヤーとの資材調達契約における納期遅延対応
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Addressing delivery delays from overseas suppliers and requesting alternative solutions to minimize project schedule impact.
海外サプライヤーからの納期遅延について説明を受け、スケジュール影響を最小化する代替案を要求する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．I understand the situation, but...（状況は理解しましたが...）
２．Please explain the new delivery date and...（新しい納期と...を説明してください）
３．I need you to provide...（...を提示していただく必要があります）
４．Can you arrange partial shipment from...（...からの部分出荷を手配することはできますか）
５．Please confirm in writing that...（...を書面で確認してください）
６．We also require weekly progress reports and...（また週次の進捗報告と...も必要です）
７．I appreciate your quick response and...（迅速な対応と...に感謝します）
1-2 Essential words
１．delay（遅延）
２．explain（説明する）
３．cause（引き起こす）
４．arrange（手配する）
５．reduce（短縮する）
６．confirm（確認する）
７．require（必要とする）
８．accept（受け入れる）
９．provide（提供する）
１０．expect（期待する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Addressing delivery delays from overseas suppliers and requesting alternative solutions to minimize project schedule impact.
海外サプライヤーからの納期遅延について説明を受け、スケジュール影響を最小化する代替案を要求する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
Thank you for taking my call today. I need to explain a serious delay in the delivery of steel beams for your project. Our factory faced unexpected equipment failure, and we cannot meet the original schedule.
（本日はお電話をお取りいただきありがとうございます。貴社プロジェクト向けの鉄骨梁の納期に深刻な遅延が発生したことをご説明する必要があります。当社工場で予期せぬ設備故障が発生し、当初のスケジュールを守ることができません。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand the situation, but this delay will cause serious problems for our construction schedule. We have concrete pouring planned in 3 weeks, and we cannot proceed without those beams. Please explain the new delivery date and the root cause in detail.
（状況は理解しましたが、この遅延は当社の建設スケジュールに深刻な問題を引き起こします。3週間後にコンクリート打設を予定しており、その鉄骨梁なしでは進められません。新しい納期と根本原因を詳しく説明してください。）
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
The root cause is a hydraulic press breakdown that happened 10 days ago. We are working on repairs, but the new delivery date will be 6 weeks from now instead of 3 weeks. I sincerely apologize for this inconvenience.
（根本原因は10日前に発生した油圧プレスの故障です。修理作業を進めていますが、新しい納期は3週間後ではなく今から6週間後になります。このご不便を心よりお詫び申し上げます。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
A 3-week delay is unacceptable. We will face penalty costs of 50000 USD per week from our client if we miss our milestone. I need you to provide alternative solutions immediately. Can you arrange partial shipment from another factory or find a backup supplier?
（3週間の遅延は受け入れられません。マイルストーンを逃すと、顧客から週あたり50000米ドルのペナルティ費用が発生します。直ちに代替案を提示していただく必要があります。別の工場からの部分出荷を手配するか、バックアップサプライヤーを見つけることはできますか。）
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
I understand your concern. We can arrange partial shipment of 60 percent of the beams from our partner factory in 4 weeks. The remaining 40 percent will follow 2 weeks later. This will reduce your delay to 1 week.
（ご懸念は理解しております。パートナー工場から鉄骨梁の60パーセントを4週間後に部分出荷することが可能です。残りの40パーセントは2週間後に続きます。これにより遅延を1週間に短縮できます。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
That partial shipment plan helps, but we still need stronger commitment. Please confirm in writing that you will deliver 60 percent in 4 weeks with no further delay. We also require weekly progress reports and a backup plan in case your partner factory faces issues. If you agree to these conditions, we can accept this arrangement.
（その部分出荷計画は助かりますが、より強いコミットメントが必要です。60パーセントを4週間後にこれ以上の遅延なく納品することを書面で確認してください。また、週次の進捗報告と、パートナー工場に問題が発生した場合のバックアッププランも必要です。これらの条件に同意いただければ、この取り決めを受け入れます。）
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
I agree to all your conditions. I will send you a written confirmation with the updated schedule and our backup plan by tomorrow. We will also provide weekly progress reports starting next Monday. Thank you for working with us on this solution.
（すべての条件に同意いたします。明日までに更新されたスケジュールとバックアッププランを記載した書面での確認をお送りします。また、来週月曜日から週次の進捗報告を提供いたします。この解決策にご協力いただきありがとうございます。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I appreciate your quick response and commitment. Please make sure the written confirmation includes penalty terms if the 4-week deadline is missed. We will monitor the progress closely and expect no further delays. Let me know immediately if any new issues come up.
（迅速な対応とコミットメントに感謝します。書面での確認には、4週間の期限を逃した場合のペナルティ条項を必ず含めてください。進捗を注意深く監視し、これ以上の遅延がないことを期待しています。新たな問題が発生した場合は直ちにお知らせください。）
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
Understood. I will include the penalty terms in the document. We take full responsibility for this delay and will do everything possible to meet the new schedule. I will contact you tomorrow with the written confirmation. Thank you for your understanding.
（承知いたしました。文書にペナルティ条項を含めます。この遅延に対して全責任を負い、新しいスケジュールを守るためにあらゆる手を尽くします。明日、書面での確認をお送りします。ご理解いただきありがとうございます。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Addressing delivery delays from overseas suppliers and requesting alternative solutions to minimize project schedule impact.
海外サプライヤーからの納期遅延について説明を受け、スケジュール影響を最小化する代替案を要求する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
Thank you for taking my call today. I need to explain a serious delay in the delivery of steel beams for your project. Our factory faced unexpected equipment failure, and we cannot meet the original schedule.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand the situation, but this ［遅延］ will ［引き起こす］ serious problems for our construction schedule. We have concrete pouring planned in 3 weeks, and we cannot proceed without those beams. Please ［説明する］ the new delivery date and the root cause in detail.
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
The root cause is a hydraulic press breakdown that happened 10 days ago. We are working on repairs, but the new delivery date will be 6 weeks from now instead of 3 weeks. I sincerely apologize for this inconvenience.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
A 3-week ［遅延］ is unacceptable. We will face penalty costs of 50000 USD per week from our client if we miss our milestone. I need you to ［提供する］ alternative solutions immediately. Can you ［手配する］ partial shipment from another factory or find a backup supplier?
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
I understand your concern. We can arrange partial shipment of 60 percent of the beams from our partner factory in 4 weeks. The remaining 40 percent will follow 2 weeks later. This will reduce your delay to 1 week.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
That partial shipment plan helps, but we still need stronger commitment. Please ［確認する］ in writing that you will deliver 60 percent in 4 weeks with no further ［遅延］. We also ［必要とする］ weekly progress reports and a backup plan in case your partner factory faces issues. If you agree to these conditions, we can ［受け入れる］ this arrangement.
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
I agree to all your conditions. I will send you a written confirmation with the updated schedule and our backup plan by tomorrow. We will also provide weekly progress reports starting next Monday. Thank you for working with us on this solution.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I appreciate your quick response and commitment. Please make sure the written confirmation includes penalty terms if the 4-week deadline is missed. We will monitor the progress closely and ［期待する］ no further delays. Let me know immediately if any new issues come up.
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
Understood. I will include the penalty terms in the document. We take full responsibility for this delay and will do everything possible to meet the new schedule. I will contact you tomorrow with the written confirmation. Thank you for your understanding.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Addressing delivery delays from overseas suppliers and requesting alternative solutions to minimize project schedule impact.
海外サプライヤーからの納期遅延について説明を受け、スケジュール影響を最小化する代替案を要求する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
Thank you for taking my call today. I need to explain a serious delay in the delivery of steel beams for your project. Our factory faced unexpected equipment failure, and we cannot meet the original schedule.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
［状況は理解しましたが、この遅延は当社の建設スケジュールに深刻な問題を引き起こします。］ We have concrete pouring planned in 3 weeks, and we cannot proceed without those beams. ［新しい納期と根本原因を詳しく説明してください。］
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
The root cause is a hydraulic press breakdown that happened 10 days ago. We are working on repairs, but the new delivery date will be 6 weeks from now instead of 3 weeks. I sincerely apologize for this inconvenience.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
A 3-week delay is unacceptable. We will face penalty costs of 50000 USD per week from our client if we miss our milestone. ［直ちに代替案を提示していただく必要があります。］ ［別の工場からの部分出荷を手配するか、バックアップサプライヤーを見つけることはできますか。］
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
I understand your concern. We can arrange partial shipment of 60 percent of the beams from our partner factory in 4 weeks. The remaining 40 percent will follow 2 weeks later. This will reduce your delay to 1 week.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
That partial shipment plan helps, but we still need stronger commitment. Please confirm in writing that you will deliver 60 percent in 4 weeks with no further delay. We also require weekly progress reports and a backup plan in case your partner factory faces issues. If you agree to these conditions, we can accept this arrangement.
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
I agree to all your conditions. I will send you a written confirmation with the updated schedule and our backup plan by tomorrow. We will also provide weekly progress reports starting next Monday. Thank you for working with us on this solution.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I appreciate your quick response and commitment. Please make sure the written confirmation includes penalty terms if the 4-week deadline is missed. We will monitor the progress closely and expect no further delays. Let me know immediately if any new issues come up.
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
Understood. I will include the penalty terms in the document. We take full responsibility for this delay and will do everything possible to meet the new schedule. I will contact you tomorrow with the written confirmation. Thank you for your understanding.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A supplier informs you of a serious delay in delivering critical construction materials for your project.
You need to request alternative solutions and confirm strict delivery management to minimize damage.
重要な建設資材の納期遅延について、サプライヤーから連絡がありました。
損害を最小化するための代替案を要求し、厳格な納期管理を確認する必要があります。
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
I need to inform you about a delay in our material delivery. How would you like to handle this situation?
（資材納品の遅延についてお知らせする必要があります。この状況をどのように対処されますか。）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the impact on the project schedule（プロジェクトスケジュールへの影響を説明する）
２．Request alternative delivery solutions（代替納品案を要求する）
３．Confirm written commitment and progress tracking（書面でのコミットメントと進捗追跡を確認する）
４．State conditions for accepting the arrangement（取り決めを受け入れる条件を述べる）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)