＜Elementary＞ Lesson No.34
Approval Request for Technical Specification Changes / 技術仕様変更の承認依頼
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
This is a scenario where you request approval from overseas customers for specification changes necessary for technical improvements and problem solving.
技術的改善や問題解決のために必要な仕様変更について海外顧客に変更の妥当性と重要性を説得力を持って説明し承認を依頼する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．We found a defect in...（...に欠陥を発見した）
２．We need to replace it with...（...に交換する必要がある）
３．Let me explain the impact in...（...における影響を説明させてください）
４．The cost will increase by...（コストが...上昇する）
５．The delivery will be delayed by...（納期が...遅れる）
６．We can offer two options...（2つの選択肢を提供できる）
７．I will prepare the...（...を準備します）
1-2 Essential words
１．defect（欠陥）
２．exceed（超過する）
３．resolve（解決する）
４．approve（承認する）
５．explain（説明する）
６．increase（上昇する）
７．reduce（削減する）
８．improve（向上させる）
９．provide（提供する）
１０．prepare（準備する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a scenario where you request approval from overseas customers for specification changes necessary for technical improvements and problem solving.
技術的改善や問題解決のために必要な仕様変更について海外顧客に変更の妥当性と重要性を説得力を持って説明し承認を依頼する場面です。
👨💼【Teacher / Customer Engineer】:
Thank you for reaching out. We received your specification change request for the cooling system. Could you explain why this change is necessary?
（ご連絡ありがとうございます。冷却システムの仕様変更依頼を受け取りました。なぜこの変更が必要なのか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Design Engineer】:
Certainly. We found a defect in the current coil during our heat cycle test. The temperature exceeded the safe limit by 15 degrees Celsius. We need to replace it with a higher-grade coil to resolve this issue.
（承知しました。熱サイクル試験中に現行コイルに欠陥を発見しました。温度が安全限界を15度超過しました。この問題を解決するため、より高品質なコイルへの交換が必要です。）
👨💼【Teacher / Customer Engineer】:
I understand the technical reason. However, will this change affect the delivery schedule or the cost? We need to know the impact before we approve it.
（技術的な理由は理解しました。しかし、この変更は納期やコストに影響しますか？承認前に影響を把握する必要があります。）
🧑🎓【Student / Design Engineer】:
Let me explain the impact in detail. First, the cost will increase by 800 USD per unit due to the higher-grade material. Second, the delivery will be delayed by 2 weeks because we need to order the new coil from our supplier. Third, the new design will improve the product life by 30 percent, which reduces your maintenance cost in the long term.
（影響を詳しく説明させてください。第一に、高品質材料により単価が800 USD上昇します。第二に、サプライヤーから新しいコイルを発注する必要があるため、納期が2週間遅れます。第三に、新設計により製品寿命が30パーセント向上し、長期的には保守コストが削減されます。）
👨💼【Teacher / Customer Engineer】:
The cost increase is significant. Can you provide any options to reduce the additional cost? Our budget is limited for this project.
（コスト増加は大きいですね。追加コストを削減する選択肢を提供できますか？このプロジェクトの予算は限られています。）
🧑🎓【Student / Design Engineer】:
I understand your concern. We can offer two options. Option one is to keep the current delivery schedule by using air shipment, but the shipping cost will add 300 USD per unit. Option two is to accept the 2-week delay and reduce the cost increase to 650 USD per unit by choosing a different supplier. Both options meet the safety requirement.
（ご懸念は理解しています。2つの選択肢を提供できます。選択肢1は、航空便を使用して現在の納期を維持することですが、輸送費が1台あたり300 USD追加されます。選択肢2は、2週間の遅延を受け入れ、別のサプライヤーを選ぶことでコスト増加を1台あたり650 USDに削減することです。どちらの選択肢も安全要件を満たします。）
👨💼【Teacher / Customer Engineer】:
Thank you for the detailed explanation. Option two seems reasonable. Could you send me the technical data and the revised schedule by the end of this week? I need to review them before I get approval from my manager.
（詳細な説明をありがとうございます。選択肢2が妥当に思えます。今週末までに技術データと修正スケジュールを送っていただけますか？マネージャーから承認を得る前に確認する必要があります。）
🧑🎓【Student / Design Engineer】:
Absolutely. I will prepare the heat test report, the new coil specification, and the updated delivery schedule. I will send them to you by Friday. Please feel free to contact me if you have any questions.
（承知しました。熱試験レポート、新しいコイル仕様、更新された納期スケジュールを準備します。金曜日までにお送りします。ご質問があればお気軽にご連絡ください。）
👨💼【Teacher / Customer Engineer】:
Perfect. I appreciate your quick response and the flexible options. I will review the documents and get back to you early next week with our decision.
（完璧です。迅速な対応と柔軟な選択肢に感謝します。資料を確認し、来週初めに決定をお伝えします。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a scenario where you request approval from overseas customers for specification changes necessary for technical improvements and problem solving.
技術的改善や問題解決のために必要な仕様変更について海外顧客に変更の妥当性と重要性を説得力を持って説明し承認を依頼する場面です。
👨💼【Teacher / Customer Engineer】:
Thank you for reaching out. We received your specification change request for the cooling system. Could you explain why this change is necessary?
🧑🎓【Student / Design Engineer】:
Certainly. We found a ［欠陥］ in the current coil during our heat cycle test. The temperature ［超過する］d the safe limit by 15 degrees Celsius. We need to ［解決する］ this issue by replacing it with a higher-grade coil.
👨💼【Teacher / Customer Engineer】:
I understand the technical reason. However, will this change affect the delivery schedule or the cost? We need to know the impact before we approve it.
🧑🎓【Student / Design Engineer】:
Let me ［説明する］ the impact in detail. First, the cost will ［上昇する］ by 800 USD per unit due to the higher-grade material. Second, the delivery will be delayed by 2 weeks because we need to order the new coil from our supplier. Third, the new design will ［向上させる］ the product life by 30 percent, which ［削減する］s your maintenance cost in the long term.
👨💼【Teacher / Customer Engineer】:
The cost increase is significant. Can you provide any options to reduce the additional cost? Our budget is limited for this project.
🧑🎓【Student / Design Engineer】:
I understand your concern. We can ［提供する］ two options. Option one is to keep the current delivery schedule by using air shipment, but the shipping cost will add 300 USD per unit. Option two is to accept the 2-week delay and ［削減する］ the cost ［上昇する］ to 650 USD per unit by choosing a different supplier. Both options meet the safety requirement.
👨💼【Teacher / Customer Engineer】:
Thank you for the detailed explanation. Option two seems reasonable. Could you send me the technical data and the revised schedule by the end of this week? I need to review them before I get approval from my manager.
🧑🎓【Student / Design Engineer】:
Absolutely. I will ［準備する］ the heat test report, the new coil specification, and the updated delivery schedule. I will send them to you by Friday. Please feel free to contact me if you have any questions.
👨💼【Teacher / Customer Engineer】:
Perfect. I appreciate your quick response and the flexible options. I will review the documents and get back to you early next week with our decision.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a scenario where you request approval from overseas customers for specification changes necessary for technical improvements and problem solving.
技術的改善や問題解決のために必要な仕様変更について海外顧客に変更の妥当性と重要性を説得力を持って説明し承認を依頼する場面です。
👨💼【Teacher / Customer Engineer】:
Thank you for reaching out. We received your specification change request for the cooling system. Could you explain why this change is necessary?
🧑🎓【Student / Design Engineer】:
Certainly. ［熱サイクル試験中に現行コイルに欠陥を発見しました。］ The temperature exceeded the safe limit by 15 degrees Celsius. ［この問題を解決するため、より高品質なコイルへの交換が必要です。］
👨💼【Teacher / Customer Engineer】:
I understand the technical reason. However, will this change affect the delivery schedule or the cost? We need to know the impact before we approve it.
🧑🎓【Student / Design Engineer】:
［影響を詳しく説明させてください。］ First, the cost will increase by 800 USD per unit due to the higher-grade material. Second, the delivery will be delayed by 2 weeks because we need to order the new coil from our supplier. Third, the new design will improve the product life by 30 percent, which reduces your maintenance cost in the long term.
👨💼【Teacher / Customer Engineer】:
The cost increase is significant. Can you provide any options to reduce the additional cost? Our budget is limited for this project.
🧑🎓【Student / Design Engineer】:
I understand your concern. ［2つの選択肢を提供できます。］ Option one is to keep the current delivery schedule by using air shipment, but the shipping cost will add 300 USD per unit. Option two is to accept the 2-week delay and reduce the cost increase to 650 USD per unit by choosing a different supplier. Both options meet the safety requirement.
👨💼【Teacher / Customer Engineer】:
Thank you for the detailed explanation. Option two seems reasonable. Could you send me the technical data and the revised schedule by the end of this week? I need to review them before I get approval from my manager.
🧑🎓【Student / Design Engineer】:
Absolutely. I will prepare the heat test report, the new coil specification, and the updated delivery schedule. I will send them to you by Friday. Please feel free to contact me if you have any questions.
👨💼【Teacher / Customer Engineer】:
Perfect. I appreciate your quick response and the flexible options. I will review the documents and get back to you early next week with our decision.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A design engineer needs to request approval for a specification change from an overseas customer.
The engineer must explain the technical reason, the impact on cost and schedule, and provide flexible options.
設計エンジニアが海外顧客に仕様変更の承認を依頼する必要がある。
エンジニアは技術的理由、コストとスケジュールへの影響を説明し、柔軟な選択肢を提供しなければならない。
👨💼【Teacher / Customer Engineer】:
We received your change request. Could you explain why this specification change is necessary and how it will affect our project?
（変更依頼を受け取りました。なぜこの仕様変更が必要なのか、そしてプロジェクトにどう影響するのか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the technical reason for the change（変更の技術的理由を説明する）
２．Describe the impact on cost and schedule（コストとスケジュールへの影響を述べる）
３．Present the benefits of the new specification（新仕様のメリットを提示する）
４．Offer flexible options to the customer（顧客に柔軟な選択肢を提示する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)