＜Beginner＞ Lesson No.10
Contract Amount Adjustment Discussion Due to Exchange Rate Fluctuations / 為替変動による契約金額調整協議
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Explaining the impact of significant exchange rate fluctuations on equipment procurement costs and seeking agreement on contract amount adjustments in a long-term project.
長期プロジェクトでの大幅な為替変動による機器調達コスト増加の影響を説明し、契約金額調整について合意を求める場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me explain the situation...（状況を説明させてください...）
２．We originally estimated the equipment cost at...（当初、機器コストを...と見積もりました）
３．We propose a shared approach based on...（...に基づいた分担方式を提案します）
４．We will absorb the first...（最初の...は我々が吸収します）
５．We have prepared detailed documentation showing...（...を示す詳細な書類を準備しました）
６．We need your approval by...（...までにご承認が必要です）
７．We will send the complete documentation package...（完全な書類一式をお送りします...）
1-2 Essential words
１．increase（増加）
２．explain（説明する）
３．request（要請する）
４．confirm（確認する）
５．approval（承認）
６．delay（遅延）
７．complete（完全な）
８．proactive（積極的な）
９．resolve（解決する）
１０．receive（受け取る）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Explaining the impact of significant exchange rate fluctuations on equipment procurement costs and seeking agreement on contract amount adjustments in a long-term project.
長期プロジェクトでの大幅な為替変動による機器調達コスト増加の影響を説明し、契約金額調整について合意を求める場面です。
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for meeting today. We need to discuss the significant currency fluctuation impact on our project budget. The equipment procurement cost has increased by 18 percent due to the exchange rate change from 110 to 135 JPY per USD over the past 8 months.
（本日はお時間をいただきありがとうございます。プロジェクト予算に対する大幅な為替変動の影響について話し合う必要があります。過去8か月間で為替レートが1米ドルあたり110円から135円に変化したため、機器調達コストが18パーセント増加しました。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your concern. Let me explain the situation in detail. We originally estimated the equipment cost at 550 million JPY based on 5 million USD at 110 JPY per USD. However, the current rate requires 675 million JPY for the same equipment, resulting in an additional 125 million JPY. This increase is beyond our control and affects the entire procurement schedule.
（ご懸念は理解しております。状況を詳しく説明させてください。当初、1米ドル110円で500万米ドルに基づき、機器コストを5億5000万円と見積もりました。しかし、現在のレートでは同じ機器に6億7500万円が必要となり、1億2500万円の追加が発生します。この増加は我々の管理を超えており、調達スケジュール全体に影響します。）
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
I see the numbers clearly. However, we need to understand how you plan to handle this additional cost. Could you explain your proposal for sharing the currency risk and the basis for the cost adjustment request?
（数字ははっきりと分かりました。しかし、この追加コストをどのように処理する計画かを理解する必要があります。為替リスクの分担と、コスト調整要請の根拠についての提案を説明していただけますか。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
We propose a shared approach based on industry practice. We will absorb the first 5 percent increase, which equals 27.5 million JPY. We request that you cover the remaining 13 percent, totaling 97.5 million JPY. This arrangement follows the standard risk-sharing model for long-term projects exceeding 2 years. We have prepared detailed documentation showing the original contract terms and current market rates to support this request.
（業界慣行に基づいた分担方式を提案します。最初の5パーセントの増加、つまり2750万円は我々が吸収します。残りの13パーセント、合計9750万円の負担をお願いします。この取り決めは、2年を超える長期プロジェクトの標準的なリスク分担モデルに従っています。この要請を裏付けるため、元の契約条件と現在の市場レートを示す詳細な書類を準備しました。）
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Your proposal seems reasonable, but we need to review the documentation carefully. Can you confirm the timeline for finalizing this adjustment and how it affects our overall project completion date?
（あなたの提案は妥当に思えますが、書類を慎重に確認する必要があります。この調整を確定する期限と、それが全体のプロジェクト完了日にどう影響するかを確認していただけますか。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
We need your approval by the end of next week to maintain the current schedule. If approved, we can proceed with equipment orders immediately and keep the original completion date of March next year. Any delay beyond 2 weeks will push back the completion by at least 1 month due to supplier lead times. We will send the complete documentation package tomorrow morning for your review.
（現在のスケジュールを維持するには、来週末までにご承認が必要です。承認されれば、直ちに機器発注を進め、来年3月の元の完了日を守れます。2週間を超える遅延は、サプライヤーのリードタイムにより完了を少なくとも1か月遅らせます。確認用の完全な書類一式を明日の朝にお送りします。）
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for the clear explanation and timeline. We will review the documentation as soon as we receive it and provide our response within 1 week. I appreciate your proactive approach to resolving this issue.
（明確な説明と期限をありがとうございます。書類を受け取り次第確認し、1週間以内に回答いたします。この問題を解決するための積極的な取り組みに感謝します。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Explaining the impact of significant exchange rate fluctuations on equipment procurement costs and seeking agreement on contract amount adjustments in a long-term project.
長期プロジェクトでの大幅な為替変動による機器調達コスト増加の影響を説明し、契約金額調整について合意を求める場面です。
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for meeting today. We need to discuss the significant currency fluctuation impact on our project budget. The equipment procurement cost has increased by 18 percent due to the exchange rate change from 110 to 135 JPY per USD over the past 8 months.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your concern. Let me ［説明する］ the situation in detail. We originally estimated the equipment cost at 550 million JPY based on 5 million USD at 110 JPY per USD. However, the current rate requires 675 million JPY for the same equipment, resulting in an additional 125 million JPY. This ［増加］ is beyond our control and affects the entire procurement schedule.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
I see the numbers clearly. However, we need to understand how you plan to handle this additional cost. Could you explain your proposal for sharing the currency risk and the basis for the cost adjustment request?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
We propose a shared approach based on industry practice. We will absorb the first 5 percent ［増加］, which equals 27.5 million JPY. We ［要請する］ that you cover the remaining 13 percent, totaling 97.5 million JPY. This arrangement follows the standard risk-sharing model for long-term projects exceeding 2 years. We have prepared detailed documentation showing the original contract terms and current market rates to support this ［要請する］.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Your proposal seems reasonable, but we need to review the documentation carefully. Can you confirm the timeline for finalizing this adjustment and how it affects our overall project completion date?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
We need your ［承認］ by the end of next week to maintain the current schedule. If approved, we can proceed with equipment orders immediately and keep the original completion date of March next year. Any ［遅延］ beyond 2 weeks will push back the completion by at least 1 month due to supplier lead times. We will send the ［完全な］ documentation package tomorrow morning for your review.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for the clear explanation and timeline. We will review the documentation as soon as we receive it and provide our response within 1 week. I appreciate your proactive approach to resolving this issue.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Explaining the impact of significant exchange rate fluctuations on equipment procurement costs and seeking agreement on contract amount adjustments in a long-term project.
長期プロジェクトでの大幅な為替変動による機器調達コスト増加の影響を説明し、契約金額調整について合意を求める場面です。
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for meeting today. We need to discuss the significant currency fluctuation impact on our project budget. The equipment procurement cost has increased by 18 percent due to the exchange rate change from 110 to 135 JPY per USD over the past 8 months.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your concern. ［状況を詳しく説明させてください。］ ［当初、1米ドル110円で500万米ドルに基づき、機器コストを5億5000万円と見積もりました。］ However, the current rate requires 675 million JPY for the same equipment, resulting in an additional 125 million JPY. This increase is beyond our control and affects the entire procurement schedule.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
I see the numbers clearly. However, we need to understand how you plan to handle this additional cost. Could you explain your proposal for sharing the currency risk and the basis for the cost adjustment request?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
［業界慣行に基づいた分担方式を提案します。］ ［最初の5パーセントの増加、つまり2750万円は我々が吸収します。］ We request that you cover the remaining 13 percent, totaling 97.5 million JPY. This arrangement follows the standard risk-sharing model for long-term projects exceeding 2 years. We have prepared detailed documentation showing the original contract terms and current market rates to support this request.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Your proposal seems reasonable, but we need to review the documentation carefully. Can you confirm the timeline for finalizing this adjustment and how it affects our overall project completion date?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
We need your approval by the end of next week to maintain the current schedule. If approved, we can proceed with equipment orders immediately and keep the original completion date of March next year. Any delay beyond 2 weeks will push back the completion by at least 1 month due to supplier lead times. We will send the complete documentation package tomorrow morning for your review.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for the clear explanation and timeline. We will review the documentation as soon as we receive it and provide our response within 1 week. I appreciate your proactive approach to resolving this issue.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A long-term plant project faces significant cost increase due to major currency fluctuation over 8 months.
The project manager must explain the exchange rate impact to the client and request agreement on additional cost sharing.
長期プラントプロジェクトが8か月間の大幅な為替変動により重大なコスト増加に直面している。
プロジェクトマネージャーはクライアントに為替レートの影響を説明し、追加コスト分担について合意を求めなければならない。
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
I understand there is a budget issue due to currency changes. Could you walk me through your proposal for handling the additional equipment cost?
（為替変動による予算問題があると理解しています。追加の機器コストを処理するための提案を説明していただけますか。）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the cost increase details（コスト増加の詳細を説明する）
２．Propose a risk-sharing arrangement（リスク分担の取り決めを提案する）
３．Provide supporting documentation（裏付け書類を提供する）
４．Confirm the approval timeline（承認期限を確認する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)