＜Beginner＞ Lesson No.2
Handling Customs Clearance Delays Due to Incomplete Import Documentation / 輸入貨物の通関書類不備による通関遅延対応
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Document deficiencies are discovered during import customs clearance, requiring urgent coordination for additional paperwork and swift clearance completion.
輸入貨物の通関手続きで書類不備が発覚し、追加書類の手配と迅速な通関完了について協議する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me confirm the details with...（...に詳細を確認する）
２．Could you explain which part of...（...のどの部分かご説明いただけますか）
３．I will contact our supplier within...（...以内にサプライヤーに連絡する）
４．I expect to receive them by...（...までに受領できる見込みです）
５．This should avoid additional...（これにより追加の...を回避できるはずです）
６．Please also prepare a written explanation for...（...向けの書面による説明も準備してください）
７．We will also review our internal process to...（...するために社内プロセスも見直します）
1-2 Essential words
１．apologize（謝罪する）
２．immediately（直ちに）
３．accurate（正確な）
４．corrected（修正した）
５．request（依頼する）
６．avoid（回避する）
７．prepare（準備する）
８．include（含める）
９．prevent（防ぐ）
１０．complete（完了する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Document deficiencies are discovered during import customs clearance, requiring urgent coordination for additional paperwork and swift clearance completion.
輸入貨物の通関手続きで書類不備が発覚し、追加書類の手配と迅速な通関完了について協議する場面です。
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
Good morning. We found missing documents in your import shipment. We need the commercial invoice with the correct HS code and the certificate of origin immediately to clear customs.
（おはようございます。輸入貨物に書類の不備が見つかりました。通関を完了するために、正しいHSコードが記載された商業送り状と原産地証明書を直ちに提出していただく必要があります。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I apologize for the inconvenience. Let me confirm the details with our supplier right away. Could you explain which part of the HS code is incorrect so I can provide the accurate document?
（ご迷惑をおかけして申し訳ございません。直ちにサプライヤーに詳細を確認いたします。正確な書類を提出できるよう、HSコードのどの部分が誤っているかご説明いただけますでしょうか。）
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
The HS code shows 8501.10 but the product description indicates it should be 8501.32. Also, the certificate of origin is missing the authorized signature. How soon can you send the corrected documents?
（HSコードは8501.10と記載されていますが、製品説明によると8501.32であるべきです。また、原産地証明書に権限者の署名がありません。修正した書類をいつまでに送付できますか。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Understood. I will contact our supplier in Asia within 1 hour and request the corrected invoice and the signed certificate. I expect to receive them by the end of today and will send them to you immediately. This should avoid additional storage charges at the port.
（承知しました。1時間以内にアジアのサプライヤーに連絡し、修正した送り状と署名済みの証明書を依頼いたします。本日中に受領できる見込みですので、直ちにお送りいたします。これにより港での追加保管料を回避できるはずです。）
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
That timeline works. Please also prepare a written explanation for customs about why the HS code was incorrect. Do you need our template for the explanation letter?
（その予定で問題ありません。HSコードが誤っていた理由について、税関向けの書面による説明も準備してください。説明書のテンプレートは必要ですか。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Yes, please send me the template. I will prepare the explanation letter based on your format and include the root cause. We will also review our internal process to prevent the same issue in future shipments.
（はい、テンプレートをお送りください。そちらの書式に基づいて説明書を作成し、根本原因を記載いたします。今後の出荷で同じ問題が起きないよう、社内プロセスも見直します。）
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
Perfect. I will send the template in 10 minutes. Once I receive all corrected documents and the explanation letter, I can complete the customs clearance by tomorrow morning. Please keep me updated on your progress.
（完璧です。10分以内にテンプレートをお送りします。修正した書類と説明書をすべて受領次第、明日の朝までに通関手続きを完了できます。進捗状況を随時お知らせください。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Document deficiencies are discovered during import customs clearance, requiring urgent coordination for additional paperwork and swift clearance completion.
輸入貨物の通関手続きで書類不備が発覚し、追加書類の手配と迅速な通関完了について協議する場面です。
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
Good morning. We found missing documents in your import shipment. We need the commercial invoice with the correct HS code and the certificate of origin immediately to clear customs.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I ［謝罪する］ for the inconvenience. Let me confirm the details with our supplier right away. Could you explain which part of the HS code is incorrect so I can provide the ［正確な］ document?
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
The HS code shows 8501.10 but the product description indicates it should be 8501.32. Also, the certificate of origin is missing the authorized signature. How soon can you send the corrected documents?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Understood. I will contact our supplier in Asia within 1 hour and ［依頼する］ the ［修正した］ invoice and the signed certificate. I expect to receive them by the end of today and will send them to you ［直ちに］. This should ［回避する］ additional storage charges at the port.
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
That timeline works. Please also prepare a written explanation for customs about why the HS code was incorrect. Do you need our template for the explanation letter?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Yes, please send me the template. I will ［準備する］ the explanation letter based on your format and ［含める］ the root cause. We will also review our internal process to ［防ぐ］ the same issue in future shipments.
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
Perfect. I will send the template in 10 minutes. Once I receive all corrected documents and the explanation letter, I can complete the customs clearance by tomorrow morning. Please keep me updated on your progress.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Document deficiencies are discovered during import customs clearance, requiring urgent coordination for additional paperwork and swift clearance completion.
輸入貨物の通関手続きで書類不備が発覚し、追加書類の手配と迅速な通関完了について協議する場面です。
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
Good morning. We found missing documents in your import shipment. We need the commercial invoice with the correct HS code and the certificate of origin immediately to clear customs.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I apologize for the inconvenience. ［直ちにサプライヤーに詳細を確認いたします。］ ［正確な書類を提出できるよう、HSコードのどの部分が誤っているかご説明いただけますでしょうか。］
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
The HS code shows 8501.10 but the product description indicates it should be 8501.32. Also, the certificate of origin is missing the authorized signature. How soon can you send the corrected documents?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Understood. ［1時間以内にアジアのサプライヤーに連絡し、修正した送り状と署名済みの証明書を依頼いたします。］ ［本日中に受領できる見込みですので、直ちにお送りいたします。］ This should avoid additional storage charges at the port.
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
That timeline works. Please also prepare a written explanation for customs about why the HS code was incorrect. Do you need our template for the explanation letter?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Yes, please send me the template. I will prepare the explanation letter based on your format and include the root cause. We will also review our internal process to prevent the same issue in future shipments.
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
Perfect. I will send the template in 10 minutes. Once I receive all corrected documents and the explanation letter, I can complete the customs clearance by tomorrow morning. Please keep me updated on your progress.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
Your import shipment has missing documents and the customs broker needs corrected files immediately.
The broker explains the specific errors in the HS code and certificate of origin.
輸入貨物に書類の不備があり、通関業者が修正したファイルを直ちに必要としています。
通関業者がHSコードと原産地証明書の具体的な誤りを説明しています。
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
We need the corrected commercial invoice and the signed certificate of origin to clear your shipment. Can you explain your plan to resolve this issue quickly?
（修正した商業送り状と署名済みの原産地証明書が貨物の通関に必要です。この問題を迅速に解決する計画をご説明いただけますか。）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Apologize for the document error（書類の誤りを謝罪する）
２．Explain the plan to contact the supplier（サプライヤーに連絡する計画を説明する）
３．Provide the expected timeline for document delivery（書類提出の予定時期を提示する）
４．Describe the internal review to prevent future issues（今後の問題を防ぐ社内見直しを述べる）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)