＜Elementary＞ Lesson No.9
Progress Report to International Client / 海外クライアントへの進捗報告
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Reporting project status to overseas clients in regular progress meetings, explaining completed work, ongoing tasks, and future plans while maintaining trust.
定期進捗会議で海外クライアントにプロジェクト現状を報告し、完了作業、進行中作業、今後予定を説明してクライアントの信頼を維持する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me explain our progress in...（...で進捗を説明させてください）
２．We completed the user interface design and...（ユーザーインターフェース設計と...を完了しました）
３．We are currently working on...（現在...を進めています）
４．We plan to start user testing by...（...までにユーザーテストを開始する予定です）
５．We need 3 additional business days to...（...するために3営業日追加で必要です）
６．We assigned 2 more engineers to...（...に2名のエンジニアを追加で配置しました）
７．We will reduce the time for user testing from...（ユーザーテスト期間を...から短縮します）
1-2 Essential words
１．explain（説明する）
２．completed（完了した）
３．delay（遅延）
４．resolve（解決する）
５．avoid（避ける）
６．reduce（短縮する）
７．prepared（準備した）
８．quality（品質）
９．detailed（詳細な）
１０．support（支援）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Reporting project status to overseas clients in regular progress meetings, explaining completed work, ongoing tasks, and future plans while maintaining trust.
定期進捗会議で海外クライアントにプロジェクト現状を報告し、完了作業、進行中作業、今後予定を説明してクライアントの信頼を維持する場面です。
👨💼【Teacher / Client Representative】:
Thank you for joining today's progress meeting. Could you walk us through the current status of the project?
（本日の進捗会議にご参加いただきありがとうございます。プロジェクトの現状について説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Certainly. Let me explain our progress in three parts. First, we completed the user interface design and database setup last week. Second, we are currently working on the API integration with your existing system. Third, we plan to start user testing by the end of next week.
（承知しました。進捗を3つのパートで説明させてください。第一に、先週ユーザーインターフェース設計とデータベース構築を完了しました。第二に、現在、貴社の既存システムとのAPI統合作業を進めています。第三に、来週末までにユーザーテストを開始する予定です。）
👨💼【Teacher / Client Representative】:
I see. However, I noticed that the API integration was originally scheduled to finish this week. Can you explain the reason for this delay?
（なるほど。しかし、API統合は本来今週中に完了する予定だったと記憶しています。この遅延の理由を説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
You are right, and I apologize for the delay. The main cause is that we found unexpected differences between the documentation and the actual system behavior. We need 3 additional business days to resolve these issues and complete the testing. To avoid further delays, we assigned 2 more engineers to this task yesterday.
（おっしゃる通りで、遅延について申し訳ございません。主な原因は、ドキュメントと実際のシステム動作の間に予期しない相違が見つかったことです。これらの問題を解決しテストを完了するために、3営業日追加で必要です。さらなる遅延を避けるため、昨日この作業に2名のエンジニアを追加で配置しました。）
👨💼【Teacher / Client Representative】:
I appreciate your quick response. But this delay might affect our product launch schedule. What is your plan to catch up?
（迅速な対応に感謝します。しかし、この遅延は当社の製品発売スケジュールに影響する可能性があります。遅れを取り戻す計画は何ですか？）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your concern. We will reduce the time for user testing from 2 weeks to 10 business days by increasing the number of test cases we run in parallel. We also prepared a backup plan to work overtime if needed. This way, we can still meet the final deadline of the end of the month.
（ご懸念は理解しております。並行して実行するテストケース数を増やすことで、ユーザーテスト期間を2週間から10営業日に短縮します。また、必要に応じて残業で対応する予備計画も準備しました。この方法で、月末という最終期限には間に合わせることができます。）
👨💼【Teacher / Client Representative】:
Will the quality be affected if you speed up the testing phase?
（テスト段階を早めることで品質に影響は出ませんか？）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
No, it will not. We will keep the same number of test cases and the same quality standards. The only change is that we will run more tests at the same time instead of one by one. We will also have daily check-ins with your team to share the test results and get your feedback quickly.
（いいえ、影響は出ません。テストケース数と品質基準は同じに保ちます。唯一の変更点は、テストを1つずつではなく同時に複数実行することです。また、テスト結果を共有し迅速にフィードバックをいただくため、貴社チームと毎日確認会議を行います。）
👨💼【Teacher / Client Representative】:
That sounds reasonable. Please send me a detailed recovery plan by tomorrow, and let's schedule a follow-up meeting for early next week.
（それは妥当に思えます。明日までに詳細なリカバリー計画を送ってください。そして来週初めにフォローアップ会議を設定しましょう。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Understood. I will send the document by the end of the day today. Thank you for your understanding and support.
（承知しました。本日中に資料をお送りします。ご理解とご支援に感謝いたします。）
👨💼【Teacher / Client Representative】:
Thank you for the clear explanation. I look forward to seeing the recovery plan and working together to meet our deadline.
（明確な説明をありがとうございます。リカバリー計画を楽しみにしており、期限を守るために協力していきましょう。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Reporting project status to overseas clients in regular progress meetings, explaining completed work, ongoing tasks, and future plans while maintaining trust.
定期進捗会議で海外クライアントにプロジェクト現状を報告し、完了作業、進行中作業、今後予定を説明してクライアントの信頼を維持する場面です。
👨💼【Teacher / Client Representative】:
Thank you for joining today's progress meeting. Could you walk us through the current status of the project?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Certainly. Let me ［説明する］ our progress in three parts. First, we ［完了した］ the user interface design and database setup last week. Second, we are currently working on the API integration with your existing system. Third, we plan to start user testing by the end of next week.
👨💼【Teacher / Client Representative】:
I see. However, I noticed that the API integration was originally scheduled to finish this week. Can you explain the reason for this delay?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
You are right, and I apologize for the ［遅延］. The main cause is that we found unexpected differences between the documentation and the actual system behavior. We need 3 additional business days to ［解決する］ these issues and complete the testing. To ［避ける］ further delays, we assigned 2 more engineers to this task yesterday.
👨💼【Teacher / Client Representative】:
I appreciate your quick response. But this delay might affect our product launch schedule. What is your plan to catch up?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your concern. We will ［短縮する］ the time for user testing from 2 weeks to 10 business days by increasing the number of test cases we run in parallel. We also ［準備した］ a backup plan to work overtime if needed. This way, we can still meet the final deadline of the end of the month.
👨💼【Teacher / Client Representative】:
Will the quality be affected if you speed up the testing phase?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
No, it will not. We will keep the same number of test cases and the same ［品質］ standards. The only change is that we will run more tests at the same time instead of one by one. We will also have daily check-ins with your team to share the test results and get your feedback quickly.
👨💼【Teacher / Client Representative】:
That sounds reasonable. Please send me a detailed recovery plan by tomorrow, and let's schedule a follow-up meeting for early next week.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Understood. I will send the document by the end of the day today. Thank you for your understanding and ［支援］.
👨💼【Teacher / Client Representative】:
Thank you for the clear explanation. I look forward to seeing the recovery plan and working together to meet our deadline.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Reporting project status to overseas clients in regular progress meetings, explaining completed work, ongoing tasks, and future plans while maintaining trust.
定期進捗会議で海外クライアントにプロジェクト現状を報告し、完了作業、進行中作業、今後予定を説明してクライアントの信頼を維持する場面です。
👨💼【Teacher / Client Representative】:
Thank you for joining today's progress meeting. Could you walk us through the current status of the project?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Certainly. ［進捗を3つのパートで説明させてください。］ ［第一に、先週ユーザーインターフェース設計とデータベース構築を完了しました。］ Second, we are currently working on the API integration with your existing system. Third, we plan to start user testing by the end of next week.
👨💼【Teacher / Client Representative】:
I see. However, I noticed that the API integration was originally scheduled to finish this week. Can you explain the reason for this delay?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
You are right, and I apologize for the delay. The main cause is that we found unexpected differences between the documentation and the actual system behavior. ［これらの問題を解決しテストを完了するために、3営業日追加で必要です。］ ［さらなる遅延を避けるため、昨日この作業に2名のエンジニアを追加で配置しました。］
👨💼【Teacher / Client Representative】:
I appreciate your quick response. But this delay might affect our product launch schedule. What is your plan to catch up?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your concern. We will reduce the time for user testing from 2 weeks to 10 business days by increasing the number of test cases we run in parallel. We also prepared a backup plan to work overtime if needed. This way, we can still meet the final deadline of the end of the month.
👨💼【Teacher / Client Representative】:
Will the quality be affected if you speed up the testing phase?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
No, it will not. We will keep the same number of test cases and the same quality standards. The only change is that we will run more tests at the same time instead of one by one. We will also have daily check-ins with your team to share the test results and get your feedback quickly.
👨💼【Teacher / Client Representative】:
That sounds reasonable. Please send me a detailed recovery plan by tomorrow, and let's schedule a follow-up meeting for early next week.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Understood. I will send the document by the end of the day today. Thank you for your understanding and support.
👨💼【Teacher / Client Representative】:
Thank you for the clear explanation. I look forward to seeing the recovery plan and working together to meet our deadline.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
You are a project manager reporting project progress to an overseas client in a regular status meeting.
The client is concerned about a delay in the API integration work that was originally scheduled to finish this week.
あなたはプロジェクトマネージャーとして、定期進捗会議で海外クライアントにプロジェクトの進捗を報告しています。
クライアントは、今週中に完了予定だったAPI統合作業の遅延を懸念しています。
👨💼【Teacher / Client Representative】:
I would like to understand the current situation and your plan to get back on track. Could you explain what has been completed, what is in progress, and how you will handle the delay?
（現状と軌道修正の計画を理解したいと思います。完了した作業、進行中の作業、そして遅延への対処方法を説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Report completed work and current progress（完了した作業と現在の進捗を報告する）
２．Explain the cause of the delay clearly（遅延の原因を明確に説明する）
３．Present the recovery plan with specific actions（具体的な行動を含むリカバリー計画を提示する）
４．Confirm the quality will not be affected（品質に影響がないことを確認する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)