＜Elementary＞ Lesson No.7
Maintenance Contract Renewal Negotiation / メンテナンス契約の更新交渉
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
A sales representative discusses maintenance contract renewal terms and expanded service offerings to maintain long-term partnerships with overseas clients.
海外顧客の重工業設備メンテナンス契約更新で、契約条件見直しとサービス拡充について話し合う場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me explain our service record...（私たちのサービス実績について説明させてください...）
２．We reduced your equipment downtime by...（貴社の設備停止時間を...削減しました）
３．We prepared three new service options...（私たちは3つの新しいサービスオプションを準備しました...）
４．We can include remote monitoring at...（...でリモート監視を含めることができます）
５．Let me explain the cost structure...（コスト構造について説明させてください...）
６．We can offer a discount if you agree to...（...に同意していただければ割引を提供できます）
７．We can include a performance review clause...（パフォーマンスレビュー条項を含めることができます...）
1-2 Essential words
１．appreciate（感謝する）
２．explain（説明する）
３．reduce（削減する）
４．offer（提供する）
５．include（含める）
６．concern（懸念）
７．agree（同意する）
８．decline（低下する）
９．review（確認する）
１０．flexible（柔軟な）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A sales representative discusses maintenance contract renewal terms and expanded service offerings to maintain long-term partnerships with overseas clients.
海外顧客の重工業設備メンテナンス契約更新で、契約条件見直しとサービス拡充について話し合う場面です。
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
Thank you for meeting with me today. We need to discuss the renewal of our maintenance contract. We're looking for better cost performance and expanded service coverage.
（本日はお時間をいただきありがとうございます。メンテナンス契約の更新について話し合う必要があります。私たちはより良いコストパフォーマンスと拡充されたサービス範囲を求めています。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I appreciate the opportunity to discuss this with you. Let me explain our service record first. Over the past 3 years, we reduced your equipment downtime by 40 percent and completed all scheduled maintenance on time.
（この件についてお話しする機会をいただき感謝します。まず私たちのサービス実績について説明させてください。過去3年間で、貴社の設備停止時間を40パーセント削減し、すべての定期メンテナンスを予定通りに完了しました。）
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
That's true, but we need more value for the cost. Could you explain what additional services you can offer without increasing the contract price?
（それは事実ですが、コストに対してより多くの価値が必要です。契約価格を上げずに、どのような追加サービスを提供できるか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Understood. We prepared three new service options. First, we can include remote monitoring at no extra charge. Second, we offer emergency response within 4 hours instead of 8 hours. Third, we provide quarterly performance reports to help you improve operational efficiency.
（承知しました。私たちは3つの新しいサービスオプションを準備しました。第一に、追加料金なしでリモート監視を含めることができます。第二に、8時間ではなく4時間以内の緊急対応を提供します。第三に、運用効率の改善に役立つ四半期ごとのパフォーマンスレポートを提供します。）
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
Those services sound helpful, but we also need to reduce the overall contract cost. The current price of 180000 USD per year is higher than quotes from other suppliers.
（それらのサービスは役立ちそうですが、全体的な契約コストも削減する必要があります。現在の年間180000米ドルという価格は、他のサプライヤーからの見積もりより高いです。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand your concern about the price. Let me explain the cost structure. Our price includes specialized parts from Europe, 24-hour technical support, and certified engineers with heavy industry experience. However, we can offer a 5 percent discount if you agree to a 5-year contract instead of 3 years. This brings the annual cost down to 171000 USD.
（価格についてのご懸念は理解しています。コスト構造について説明させてください。私たちの価格には、ヨーロッパからの特殊部品、24時間技術サポート、重工業経験を持つ認定エンジニアが含まれています。しかし、3年ではなく5年契約に同意していただければ、5パーセントの割引を提供できます。これにより年間コストは171000米ドルに下がります。）
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
A 5-year commitment is quite long. What happens if we need to change suppliers or if your service quality declines?
（5年間の契約はかなり長いです。サプライヤーを変更する必要がある場合や、サービス品質が低下した場合はどうなりますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
That's a valid concern. We can include a performance review clause. If our response time exceeds the agreed standard more than twice in one year, you have the right to cancel the contract with 60 days notice. We also offer a trial period for the first 6 months with the new services at the current 3-year rate.
（それは妥当な懸念です。パフォーマンスレビュー条項を含めることができます。もし私たちの対応時間が合意された基準を1年間に2回以上超えた場合、60日前の通知で契約を解除する権利があります。また、新しいサービスについて、現在の3年契約の料金で最初の6か月間の試用期間を提供します。）
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
The trial period is a good idea. Can you send me a detailed proposal with all these terms by the end of this week?
（試用期間は良い考えですね。今週末までに、これらすべての条件を含む詳細な提案書を送っていただけますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Absolutely. I will prepare the proposal including the service expansion, pricing options, and the performance review clause. I'll send it to you by Friday afternoon. After you review it, we can schedule another meeting to finalize the details.
（もちろんです。サービス拡充、価格オプション、パフォーマンスレビュー条項を含む提案書を準備します。金曜日の午後までにお送りします。ご確認後、詳細を確定するために別の会議を予定できます。）
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
Perfect. I look forward to reviewing your proposal. Thank you for being flexible and understanding our needs.
（完璧です。提案書を確認するのを楽しみにしています。柔軟に対応し、私たちのニーズを理解していただきありがとうございます。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A sales representative discusses maintenance contract renewal terms and expanded service offerings to maintain long-term partnerships with overseas clients.
海外顧客の重工業設備メンテナンス契約更新で、契約条件見直しとサービス拡充について話し合う場面です。
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
Thank you for meeting with me today. We need to discuss the renewal of our maintenance contract. We're looking for better cost performance and expanded service coverage.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I ［感謝する］ the opportunity to discuss this with you. Let me ［説明する］ our service record first. Over the past 3 years, we ［削減する］d your equipment downtime by 40 percent and completed all scheduled maintenance on time.
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
That's true, but we need more value for the cost. Could you explain what additional services you can offer without increasing the contract price?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Understood. We prepared three new service options. First, we can ［含める］ remote monitoring at no extra charge. Second, we ［提供する］ emergency response within 4 hours instead of 8 hours. Third, we provide quarterly performance reports to help you improve operational efficiency.
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
Those services sound helpful, but we also need to reduce the overall contract cost. The current price of 180000 USD per year is higher than quotes from other suppliers.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand your ［懸念］ about the price. Let me ［説明する］ the cost structure. Our price ［含める］s specialized parts from Europe, 24-hour technical support, and certified engineers with heavy industry experience. However, we can ［提供する］ a 5 percent discount if you ［同意する］ to a 5-year contract instead of 3 years. This brings the annual cost down to 171000 USD.
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
A 5-year commitment is quite long. What happens if we need to change suppliers or if your service quality declines?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
That's a valid ［懸念］. We can ［含める］ a performance ［確認する］ clause. If our response time exceeds the agreed standard more than twice in one year, you have the right to cancel the contract with 60 days notice. We also ［提供する］ a trial period for the first 6 months with the new services at the current 3-year rate.
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
The trial period is a good idea. Can you send me a detailed proposal with all these terms by the end of this week?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Absolutely. I will prepare the proposal including the service expansion, pricing options, and the performance ［確認する］ clause. I'll send it to you by Friday afternoon. After you ［確認する］ it, we can schedule another meeting to finalize the details.
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
Perfect. I look forward to reviewing your proposal. Thank you for being flexible and understanding our needs.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
A sales representative discusses maintenance contract renewal terms and expanded service offerings to maintain long-term partnerships with overseas clients.
海外顧客の重工業設備メンテナンス契約更新で、契約条件見直しとサービス拡充について話し合う場面です。
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
Thank you for meeting with me today. We need to discuss the renewal of our maintenance contract. We're looking for better cost performance and expanded service coverage.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I appreciate the opportunity to discuss this with you. ［まず私たちのサービス実績について説明させてください。］ ［過去3年間で、貴社の設備停止時間を40パーセント削減し、すべての定期メンテナンスを予定通りに完了しました。］
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
That's true, but we need more value for the cost. Could you explain what additional services you can offer without increasing the contract price?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Understood. ［私たちは3つの新しいサービスオプションを準備しました。］ First, we can include remote monitoring at no extra charge. Second, we offer emergency response within 4 hours instead of 8 hours. Third, we provide quarterly performance reports to help you improve operational efficiency.
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
Those services sound helpful, but we also need to reduce the overall contract cost. The current price of 180000 USD per year is higher than quotes from other suppliers.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand your concern about the price. ［コスト構造について説明させてください。］ Our price includes specialized parts from Europe, 24-hour technical support, and certified engineers with heavy industry experience. However, we can offer a 5 percent discount if you agree to a 5-year contract instead of 3 years. This brings the annual cost down to 171000 USD.
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
A 5-year commitment is quite long. What happens if we need to change suppliers or if your service quality declines?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
That's a valid concern. We can include a performance review clause. If our response time exceeds the agreed standard more than twice in one year, you have the right to cancel the contract with 60 days notice. We also offer a trial period for the first 6 months with the new services at the current 3-year rate.
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
The trial period is a good idea. Can you send me a detailed proposal with all these terms by the end of this week?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Absolutely. I will prepare the proposal including the service expansion, pricing options, and the performance review clause. I'll send it to you by Friday afternoon. After you review it, we can schedule another meeting to finalize the details.
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
Perfect. I look forward to reviewing your proposal. Thank you for being flexible and understanding our needs.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A maintenance contract renewal discussion is taking place between a sales representative and a maintenance manager.
The customer is requesting better cost performance and expanded service coverage for heavy industry equipment.
海外顧客の重工業設備のメンテナンス契約更新について、営業担当とメンテナンスマネージャーが話し合っています。
顧客はコストパフォーマンスの向上とサービス内容の拡充を求めています。
👨💼【Teacher / Maintenance Manager】:
We're considering renewing our maintenance contract, but we need better value. Can you explain what you can offer to meet our cost performance requirements?
（メンテナンス契約の更新を検討していますが、より良い価値が必要です。私たちのコストパフォーマンス要件を満たすために何を提供できるか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the service record（サービス実績を説明する）
２．Describe new service options（新しいサービスオプションを述べる）
３．Clarify the cost structure（コスト構造を明確にする）
４．Offer flexible contract terms（柔軟な契約条件を提示する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)