＜Upper-Intermediate＞ Lesson No.4
Addressing Delivery Delays from Overseas Suppliers / 海外サプライヤーの納期遅延対応
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Addressing a two-month delivery delay from an overseas supplier of critical equipment that seriously impacts the overall project schedule.
重要機器を供給する海外サプライヤーから2ヶ月の納期遅延連絡があり、プロジェクト全体への深刻な影響について対応する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．We need you to clarify...（...を明確にしていただく必要がある）
２．We require a concrete recovery schedule...（具体的な回復スケジュールが必要である）
３．We must discuss the penalty conditions...（ペナルティ条件について議論しなければならない）
４．Please provide us with a revised delivery date...（修正納期を提示してください）
５．We need you to confirm that you accept...（...を受け入れることを確認していただく必要がある）
６．We can consider that proposal if...（...であればその提案を検討できる）
７．We will review it and schedule a meeting...（それを確認し会議を設定する）
1-2 Essential words
１．delay（遅延）
２．explain（説明する）
３．resolve（解決する）
４．deliver（納入する）
５．catch up（追いつく）
６．impact（影響）
７．accept（受け入れる）
８．arrange（手配する）
９．commitment（確約）
１０．minimize（最小限に抑える）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Addressing a two-month delivery delay from an overseas supplier of critical equipment that seriously impacts the overall project schedule.
重要機器を供給する海外サプライヤーから2ヶ月の納期遅延連絡があり、プロジェクト全体への深刻な影響について対応する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
Thank you for taking the time to discuss this matter. We need to address the delay in delivery of the compressor and reactor. Could you explain the root cause of this delay and provide us with a detailed recovery plan?
（お時間をいただきありがとうございます。圧縮機と反応器の納期遅延について対処する必要があります。この遅延の根本原因を説明し、詳細な回復計画を提示していただけますか？）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your concern. First, we need you to clarify the exact cause of the delay. Second, we require a concrete recovery schedule with specific milestones. Third, we must discuss the penalty conditions stated in our contract.
（ご懸念は理解しております。第一に、遅延の正確な原因を明確にしていただく必要があります。第二に、具体的なマイルストーンを含む明確な回復スケジュールが必要です。第三に、契約に記載されたペナルティ条件について議論しなければなりません。）
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
The root cause is a shortage of special materials from our sub-supplier. We apologize for this situation. We are working to resolve this issue as soon as possible.
（根本原因は、下請け業者からの特殊材料の不足です。この状況について謝罪いたします。できるだけ早くこの問題を解決するよう取り組んでおります。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
We appreciate your explanation, but we need more specific information. When exactly can you deliver the equipment? Please provide us with a revised delivery date and explain how you will catch up with the original schedule.
（ご説明には感謝しますが、より具体的な情報が必要です。正確にいつ機器を納入できますか？修正納期を提示し、当初のスケジュールにどのように追いつくかを説明してください。）
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
We can deliver the compressor in 6 weeks and the reactor in 8 weeks. Our recovery plan includes working overtime and arranging alternative suppliers for some components. We will send you a detailed schedule by the end of this week.
（圧縮機は6週間後、反応器は8週間後に納入できます。回復計画には残業と一部部品の代替サプライヤーの手配が含まれます。今週末までに詳細なスケジュールをお送りします。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
That delay will cause serious impact on our overall project schedule. According to our contract, penalty conditions apply for delays beyond 4 weeks. We need you to confirm that you accept these penalty terms and provide a written commitment for the new delivery dates.
（その遅延は、プロジェクト全体のスケジュールに深刻な影響を及ぼします。契約によれば、4週間を超える遅延にはペナルティ条件が適用されます。これらのペナルティ条件を受け入れることを確認し、新しい納期について書面での確約を提示していただく必要があります。）
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
We understand the penalty conditions and accept responsibility. However, we would like to discuss a possible reduction if we can deliver earlier than the revised dates. Could we arrange a follow-up meeting next week to finalize the details?
（ペナルティ条件を理解し、責任を受け入れます。ただし、修正日程より早く納入できた場合の減額について議論させていただきたいです。詳細を確定するため、来週フォローアップ会議を設定できますでしょうか？）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
We can consider that proposal if you meet the revised schedule without further delays. Please send us the detailed recovery plan and written commitment by tomorrow. We will review it and schedule a meeting to discuss the penalty adjustment.
（さらなる遅延なく修正スケジュールを満たせば、その提案を検討できます。明日までに詳細な回復計画と書面での確約を送付してください。それを確認し、ペナルティ調整について議論する会議を設定します。）
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
Thank you for your understanding. We will prepare the documents and send them by tomorrow morning. We are committed to minimizing the impact on your project and will do our best to deliver ahead of the revised schedule.
（ご理解いただきありがとうございます。書類を準備し、明日の朝までに送付いたします。貴社プロジェクトへの影響を最小限に抑えることに全力を尽くし、修正スケジュールより早く納入できるよう最善を尽くします。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Addressing a two-month delivery delay from an overseas supplier of critical equipment that seriously impacts the overall project schedule.
重要機器を供給する海外サプライヤーから2ヶ月の納期遅延連絡があり、プロジェクト全体への深刻な影響について対応する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
Thank you for taking the time to discuss this matter. We need to address the delay in delivery of the compressor and reactor. Could you explain the root cause of this delay and provide us with a detailed recovery plan?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your concern. First, we need you to clarify the exact cause of the ［遅延］. Second, we require a concrete recovery schedule with specific milestones. Third, we must discuss the penalty conditions stated in our contract.
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
The root cause is a shortage of special materials from our sub-supplier. We apologize for this situation. We are working to resolve this issue as soon as possible.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
We appreciate your explanation, but we need more specific information. When exactly can you ［納入する］ the equipment? Please provide us with a revised delivery date and ［説明する］ how you will ［追いつく］ with the original schedule.
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
We can deliver the compressor in 6 weeks and the reactor in 8 weeks. Our recovery plan includes working overtime and arranging alternative suppliers for some components. We will send you a detailed schedule by the end of this week.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
That ［遅延］ will cause serious ［影響］ on our overall project schedule. According to our contract, penalty conditions apply for delays beyond 4 weeks. We need you to confirm that you ［受け入れる］ these penalty terms and provide a written ［確約］ for the new delivery dates.
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
We understand the penalty conditions and accept responsibility. However, we would like to discuss a possible reduction if we can deliver earlier than the revised dates. Could we arrange a follow-up meeting next week to finalize the details?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
We can consider that proposal if you meet the revised schedule without further delays. Please send us the detailed recovery plan and written commitment by tomorrow. We will review it and schedule a meeting to discuss the penalty adjustment.
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
Thank you for your understanding. We will prepare the documents and send them by tomorrow morning. We are committed to minimizing the impact on your project and will do our best to deliver ahead of the revised schedule.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Addressing a two-month delivery delay from an overseas supplier of critical equipment that seriously impacts the overall project schedule.
重要機器を供給する海外サプライヤーから2ヶ月の納期遅延連絡があり、プロジェクト全体への深刻な影響について対応する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
Thank you for taking the time to discuss this matter. We need to address the delay in delivery of the compressor and reactor. Could you explain the root cause of this delay and provide us with a detailed recovery plan?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your concern. ［第一に、遅延の正確な原因を明確にしていただく必要があります。］ ［第二に、具体的なマイルストーンを含む明確な回復スケジュールが必要です。］ Third, we must discuss the penalty conditions stated in our contract.
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
The root cause is a shortage of special materials from our sub-supplier. We apologize for this situation. We are working to resolve this issue as soon as possible.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
We appreciate your explanation, but we need more specific information. When exactly can you deliver the equipment? ［修正納期を提示し、当初のスケジュールにどのように追いつくかを説明してください。］
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
We can deliver the compressor in 6 weeks and the reactor in 8 weeks. Our recovery plan includes working overtime and arranging alternative suppliers for some components. We will send you a detailed schedule by the end of this week.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
That delay will cause serious impact on our overall project schedule. According to our contract, penalty conditions apply for delays beyond 4 weeks. ［これらのペナルティ条件を受け入れることを確認し、新しい納期について書面での確約を提示していただく必要があります。］
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
We understand the penalty conditions and accept responsibility. However, we would like to discuss a possible reduction if we can deliver earlier than the revised dates. Could we arrange a follow-up meeting next week to finalize the details?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
［さらなる遅延なく修正スケジュールを満たせば、その提案を検討できます。］ Please send us the detailed recovery plan and written commitment by tomorrow. We will review it and schedule a meeting to discuss the penalty adjustment.
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
Thank you for your understanding. We will prepare the documents and send them by tomorrow morning. We are committed to minimizing the impact on your project and will do our best to deliver ahead of the revised schedule.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A key equipment supplier has informed you of a delivery delay that may seriously impact your project schedule.
You need to confirm the root cause, request a detailed recovery plan, and discuss penalty conditions with the supplier.
重要機器のサプライヤーから、プロジェクトスケジュールに深刻な影響を及ぼす可能性のある納期遅延の連絡がありました。
根本原因を確認し、詳細な回復計画を要求し、サプライヤーとペナルティ条件について議論する必要があります。
👨💼【Teacher / Supplier Representative】:
We apologize for the delay in delivery of the critical equipment. We would like to explain the situation and discuss how we can minimize the impact on your project.
（重要機器の納期遅延について謝罪いたします。状況を説明し、貴社プロジェクトへの影響を最小限に抑える方法について議論させていただきたいです。）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１． Clarify the root cause of the delay
２． Request a detailed recovery schedule
３． Confirm acceptance of penalty conditions
４． Discuss measures to minimize project impact
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)