＜Beginner＞ Lesson No.9
Project Schedule Management Discussion for Overseas Factory Construction / 海外工場建設プロジェクトの工程管理協議
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
A sales representative explains project management systems and milestone settings to overseas clients requesting detailed schedules for factory construction projects.
海外工場建設プロジェクトで、顧客からの工程詳細確認要求に対して営業担当がプロジェクト管理体制とマイルストーンを説明する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me explain our project management system（当社のプロジェクト管理体制についてご説明させてください）
２．We set 5 major milestones from...（...から5つの主要マイルストーンを設定する）
３．We assign a dedicated team to...（...のため専任チームを配置する）
４．We prepare a backup plan for...（...に備えて予備計画を準備する）
５．We will share a detailed progress report...（詳細な進捗報告を共有する）
６．We will contact you within...（...以内にご連絡する）
７．This approach has helped us complete...（この方法により...を完了させてきた）
1-2 Essential words
１．explain（説明する）
２．manage（管理する）
３．prepare（準備する）
４．delay（遅延）
５．share（共有する）
６．contact（連絡する）
７．complete（完了させる）
８．increase（増やす）
９．reduce（短縮する）
１０．avoid（回避する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A sales representative explains project management systems and milestone settings to overseas clients requesting detailed schedules for factory construction projects.
海外工場建設プロジェクトで、顧客からの工程詳細確認要求に対して営業担当がプロジェクト管理体制とマイルストーンを説明する場面です。
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
Thank you for meeting today. We need to discuss the construction schedule in detail. Our business plan depends on the factory starting operations by March next year, so we must confirm your project management approach and milestone settings.
（本日はお時間をいただきありがとうございます。建設スケジュールについて詳しく話し合う必要があります。当社の事業計画は来年3月までに工場が稼働開始することに依存していますので、貴社のプロジェクト管理方法とマイルストーン設定を確認しなければなりません。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand your concern. Let me explain our project management system. We set 5 major milestones from site preparation to final testing. Each milestone has a clear deadline and we assign a dedicated team to manage progress. We also prepare a backup plan for potential delays caused by weather or material shipment issues.
（ご懸念は理解しております。当社のプロジェクト管理体制についてご説明させてください。現場準備から最終テストまで5つの主要マイルストーンを設定しています。各マイルストーンには明確な期限があり、進捗管理のため専任チームを配置します。また天候や資材輸送の問題による遅延の可能性に備えて予備計画も準備しています。）
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
That sounds reasonable. However, could you provide more details about how you handle risks? We require weekly progress reports and immediate notification if any delay occurs. How will you ensure this level of communication?
（それは妥当に聞こえます。しかしリスク管理方法についてもっと詳しく説明していただけますか。当社は週次の進捗報告と、遅延が発生した場合の即時通知を求めます。このレベルのコミュニケーションをどのように確保しますか。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We will share a detailed progress report every Friday by email. If any issue causes a delay of more than 2 days, we will contact you within 24 hours and explain the root cause and recovery plan. We also offer monthly review meetings where you can check the actual status against the original schedule. This approach has helped us complete 15 similar projects on time over the past 3 years.
（毎週金曜日に詳細な進捗報告をメールで共有いたします。何らかの問題により2日以上の遅延が発生した場合は、24時間以内にご連絡し、根本原因と回復計画をご説明します。また月次レビュー会議も提供しており、そこで当初スケジュールに対する実際の状況を確認いただけます。この方法により過去3年間で15件の類似プロジェクトを予定通り完了させてきました。）
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
I appreciate the detailed explanation. One more question — what happens if the March deadline cannot be met despite your efforts? We need to understand the worst case scenario.
（詳しいご説明に感謝します。もう1つ質問があります。貴社の努力にもかかわらず3月の期限に間に合わない場合はどうなりますか。最悪のシナリオを理解しておく必要があります。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
If we notice any risk to the March deadline, we will immediately discuss options with you. We can increase the number of workers or work overtime to speed up the schedule. We will also consider bringing forward some testing phases to reduce the total lead time. Our contract includes a penalty clause, but we focus on avoiding delays rather than accepting them.
（3月の期限に対するリスクに気づいた場合は、直ちに選択肢についてご相談します。作業員数を増やすか残業を行いスケジュールを加速できます。また総リードタイムを短縮するため一部のテスト段階を前倒しすることも検討します。当社の契約には違約金条項が含まれていますが、遅延を受け入れるのではなく回避することに注力しています。）
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
Thank you for addressing my concerns. Your management system and communication plan seem reliable. Let us move forward with the weekly reports and monthly meetings as you suggested. We look forward to working with you on this important project.
（懸念事項に対応いただきありがとうございます。貴社の管理体制とコミュニケーション計画は信頼できるようです。ご提案の通り週次報告と月次会議で進めましょう。この重要なプロジェクトで貴社と協力できることを楽しみにしています。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A sales representative explains project management systems and milestone settings to overseas clients requesting detailed schedules for factory construction projects.
海外工場建設プロジェクトで、顧客からの工程詳細確認要求に対して営業担当がプロジェクト管理体制とマイルストーンを説明する場面です。
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
Thank you for meeting today. We need to discuss the construction schedule in detail. Our business plan depends on the factory starting operations by March next year, so we must confirm your project management approach and milestone settings.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand your concern. Let me ［説明する］ our project management system. We set 5 major milestones from site preparation to final testing. Each milestone has a clear deadline and we assign a dedicated team to ［管理する］ progress. We also ［準備する］ a backup plan for potential delays caused by weather or material shipment issues.
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
That sounds reasonable. However, could you provide more details about how you handle risks? We require weekly progress reports and immediate notification if any delay occurs. How will you ensure this level of communication?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We will ［共有する］ a detailed progress report every Friday by email. If any issue causes a ［遅延］ of more than 2 days, we will ［連絡する］ you within 24 hours and ［説明する］ the root cause and recovery plan. We also offer monthly review meetings where you can check the actual status against the original schedule. This approach has helped us ［完了させる］ 15 similar projects on time over the past 3 years.
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
I appreciate the detailed explanation. One more question — what happens if the March deadline cannot be met despite your efforts? We need to understand the worst case scenario.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
If we notice any risk to the March deadline, we will immediately discuss options with you. We can ［増やす］ the number of workers or work overtime to speed up the schedule. We will also consider bringing forward some testing phases to ［短縮する］ the total lead time. Our contract includes a penalty clause, but we focus on avoiding delays rather than accepting them.
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
Thank you for addressing my concerns. Your management system and communication plan seem reliable. Let us move forward with the weekly reports and monthly meetings as you suggested. We look forward to working with you on this important project.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
A sales representative explains project management systems and milestone settings to overseas clients requesting detailed schedules for factory construction projects.
海外工場建設プロジェクトで、顧客からの工程詳細確認要求に対して営業担当がプロジェクト管理体制とマイルストーンを説明する場面です。
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
Thank you for meeting today. We need to discuss the construction schedule in detail. Our business plan depends on the factory starting operations by March next year, so we must confirm your project management approach and milestone settings.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand your concern. ［当社のプロジェクト管理体制についてご説明させてください。］ ［現場準備から最終テストまで5つの主要マイルストーンを設定しています。］ Each milestone has a clear deadline and ［進捗管理のため専任チームを配置します。］ ［また天候や資材輸送の問題による遅延の可能性に備えて予備計画も準備しています。］
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
That sounds reasonable. However, could you provide more details about how you handle risks? We require weekly progress reports and immediate notification if any delay occurs. How will you ensure this level of communication?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We will share a detailed progress report every Friday by email. If any issue causes a delay of more than 2 days, we will contact you within 24 hours and explain the root cause and recovery plan. We also offer monthly review meetings where you can check the actual status against the original schedule. This approach has helped us complete 15 similar projects on time over the past 3 years.
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
I appreciate the detailed explanation. One more question — what happens if the March deadline cannot be met despite your efforts? We need to understand the worst case scenario.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
If we notice any risk to the March deadline, we will immediately discuss options with you. We can increase the number of workers or work overtime to speed up the schedule. We will also consider bringing forward some testing phases to reduce the total lead time. Our contract includes a penalty clause, but we focus on avoiding delays rather than accepting them.
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
Thank you for addressing my concerns. Your management system and communication plan seem reliable. Let us move forward with the weekly reports and monthly meetings as you suggested. We look forward to working with you on this important project.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
The client requests confirmation of the detailed construction schedule and progress management methods for an overseas factory project.
The sales representative must explain the project management system, milestone settings, and risk management approach to demonstrate reliable schedule adherence.
顧客が海外工場建設プロジェクトの詳細スケジュールと進捗管理方法の確認を要求している。
営業担当者はプロジェクト管理体制、マイルストーン設定、リスク管理方法を説明し、確実な工程遵守を示す必要がある。
👨💼【Teacher / Project Manager (Client)】:
We need to confirm your project schedule and management approach. Could you explain how you will ensure the factory starts operations on time?
（プロジェクトスケジュールと管理方法を確認する必要があります。工場が予定通り稼働開始することをどのように確保するか説明していただけますか。）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the milestone structure（マイルストーン構造を説明する）
２．Describe the progress reporting method（進捗報告方法を述べる）
３．Present the risk response plan（リスク対応計画を提示する）
４．Clarify the communication frequency（コミュニケーション頻度を明確にする）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)