＜Elementary＞ Lesson No.9
Emergency Response to Project Issues / 問題発生時の緊急対応
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
This is a scenario of emergency response when unexpected problems occur during a project, requiring you to quickly report problem details, causes, and impact scope to overseas clients in English while presenting solutions.
プロジェクト進行中の予期しない問題発生時に、海外クライアントに問題詳細、原因、影響範囲を英語で迅速報告し解決策を提示する緊急対応の場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me explain the situation...（状況を説明させてください...）
２．We needed additional time to...（...するために追加の時間が必要でした）
３．The delay will push back...（遅延により...が後ろ倒しになります）
４．We can complete the core functions...（コア機能を完成できます...）
５．We've set up daily check-in meetings...（毎日のチェックインミーティングを設定しました...）
６．We also updated our testing checklist to...（...するようテストチェックリストを更新しました）
７．I will send you the complete recovery plan...（完全なリカバリープランをお送りします...）
1-2 Essential words
１．delay（遅延）
２．explain（説明する）
３．defect（欠陥）
４．approval（承認）
５．affect（影響する）
６．focus（集中する）
７．prevent（防ぐ）
８．catch（発見する）
９．include（含む）
１０．revised（改訂された）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a scenario of emergency response when unexpected problems occur during a project, requiring you to quickly report problem details, causes, and impact scope to overseas clients in English while presenting solutions.
プロジェクト進行中の予期しない問題発生時に、海外クライアントに問題詳細、原因、影響範囲を英語で迅速報告し解決策を提示する緊急対応の場面です。
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for joining on such short notice. We noticed a significant delay in the deliverables. Can you explain what happened?
（急なお時間をいただきありがとうございます。成果物に大幅な遅延が見られますが、何が起きたのか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Consultant】:
I apologize for the delay. Let me explain the situation. First, our development team discovered a critical defect in the integration module last week. Second, we needed additional time to test the workaround. Third, the fix required approval from our technical lead, which took longer than expected.
（遅延について謝罪いたします。状況を説明させてください。第一に、先週、開発チームが統合モジュールに重大な欠陥を発見しました。第二に、回避策をテストするために追加の時間が必要でした。第三に、修正には技術責任者の承認が必要で、予想より時間がかかりました。）
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
I see. How does this affect our overall project timeline and budget?
（なるほど。これは全体のプロジェクトスケジュールと予算にどう影響しますか？）
🧑🎓【Student / Consultant】:
The delay will push back the final delivery by 2 weeks. However, we can complete the core functions on time if we focus on high priority items first. The additional cost will be around 8000 USD for overtime and extra testing. We will cover 50 percent of this cost to maintain our commitment.
（遅延により最終納品が2週間後ろ倒しになります。ただし、優先度の高い項目に先に集中すれば、コア機能は予定通り完成できます。追加コストは残業と追加テストで約8000米ドルになります。私たちのコミットメントを維持するため、このコストの50パーセントを負担いたします。）
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
That's a considerable impact. What steps are you taking to prevent similar issues going forward?
（それはかなりの影響ですね。今後同様の問題を防ぐためにどのような対策を取っていますか？）
🧑🎓【Student / Consultant】:
We've set up daily check-in meetings with the development team to catch issues early. We also updated our testing checklist to include integration checks at every milestone. Additionally, we assigned a dedicated resource to monitor quality throughout the remaining project phases.
（問題を早期に発見するため、開発チームとの毎日のチェックインミーティングを設定しました。また、各マイルストーンで統合チェックを含むようテストチェックリストを更新しました。さらに、残りのプロジェクトフェーズ全体で品質を監視する専任のリソースを割り当てました。）
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
When can we expect a detailed recovery plan with the revised schedule?
（改訂スケジュールを含む詳細なリカバリープランはいつ受け取れますか？）
🧑🎓【Student / Consultant】:
I will send you the complete recovery plan by the end of tomorrow. It will include the revised timeline, resource allocation, and risk mitigation measures. If you have any concerns, please feel free to reach out anytime.
（明日の終わりまでに完全なリカバリープランをお送りします。改訂スケジュール、リソース配分、リスク軽減策が含まれます。ご懸念があれば、いつでもお気軽にご連絡ください。）
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for the quick response and transparency. I appreciate your commitment to resolving this. Let's stay in close contact as we move forward.
（迅速な対応と透明性に感謝します。解決へのコミットメントを評価します。今後も密に連絡を取り合いましょう。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a scenario of emergency response when unexpected problems occur during a project, requiring you to quickly report problem details, causes, and impact scope to overseas clients in English while presenting solutions.
プロジェクト進行中の予期しない問題発生時に、海外クライアントに問題詳細、原因、影響範囲を英語で迅速報告し解決策を提示する緊急対応の場面です。
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for joining on such short notice. We noticed a significant delay in the deliverables. Can you explain what happened?
🧑🎓【Student / Consultant】:
I apologize for the ［遅延］. Let me ［説明する］ the situation. First, our development team discovered a critical ［欠陥］ in the integration module last week. Second, we needed additional time to test the workaround. Third, the fix required ［承認］ from our technical lead, which took longer than expected.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
I see. How does this affect our overall project timeline and budget?
🧑🎓【Student / Consultant】:
The ［遅延］ will push back the final delivery by 2 weeks. However, we can complete the core functions on time if we ［集中する］ on high priority items first. The additional cost will be around 8000 USD for overtime and extra testing. We will cover 50 percent of this cost to maintain our commitment.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
That's a considerable impact. What steps are you taking to prevent similar issues going forward?
🧑🎓【Student / Consultant】:
We've set up daily check-in meetings with the development team to ［発見する］ issues early. We also updated our testing checklist to ［含む］ integration checks at every milestone. Additionally, we assigned a dedicated resource to monitor quality throughout the remaining project phases.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
When can we expect a detailed recovery plan with the revised schedule?
🧑🎓【Student / Consultant】:
I will send you the complete recovery plan by the end of tomorrow. It will ［含む］ the ［改訂された］ timeline, resource allocation, and risk mitigation measures. If you have any concerns, please feel free to reach out anytime.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for the quick response and transparency. I appreciate your commitment to resolving this. Let's stay in close contact as we move forward.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a scenario of emergency response when unexpected problems occur during a project, requiring you to quickly report problem details, causes, and impact scope to overseas clients in English while presenting solutions.
プロジェクト進行中の予期しない問題発生時に、海外クライアントに問題詳細、原因、影響範囲を英語で迅速報告し解決策を提示する緊急対応の場面です。
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for joining on such short notice. We noticed a significant delay in the deliverables. Can you explain what happened?
🧑🎓【Student / Consultant】:
I apologize for the delay. ［状況を説明させてください。］ First, our development team discovered a critical defect in the integration module last week. Second, we needed additional time to test the workaround. Third, the fix required approval from our technical lead, which took longer than expected.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
I see. How does this affect our overall project timeline and budget?
🧑🎓【Student / Consultant】:
［遅延により最終納品が2週間後ろ倒しになります。］ However, ［優先度の高い項目に先に集中すれば、コア機能は予定通り完成できます。］ The additional cost will be around 8000 USD for overtime and extra testing. We will cover 50 percent of this cost to maintain our commitment.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
That's a considerable impact. What steps are you taking to prevent similar issues going forward?
🧑🎓【Student / Consultant】:
［問題を早期に発見するため、開発チームとの毎日のチェックインミーティングを設定しました。］ We also updated our testing checklist to include integration checks at every milestone. Additionally, we assigned a dedicated resource to monitor quality throughout the remaining project phases.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
When can we expect a detailed recovery plan with the revised schedule?
🧑🎓【Student / Consultant】:
［明日の終わりまでに完全なリカバリープランをお送りします。］ It will include the revised timeline, resource allocation, and risk mitigation measures. If you have any concerns, please feel free to reach out anytime.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for the quick response and transparency. I appreciate your commitment to resolving this. Let's stay in close contact as we move forward.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A critical issue has occurred during your consulting project, and you need to report it to the client immediately.
You must explain the problem, its cause, the impact, and your proposed solution to maintain trust.
コンサルティングプロジェクト進行中に重大な問題が発生し、クライアントに即座に報告する必要があります。
信頼関係を維持するため、問題、原因、影響、提案する解決策を説明しなければなりません。
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
I understand there's been an unexpected issue. Can you walk me through what happened and how you plan to resolve it?
（予期しない問題が発生したと聞いています。何が起きたのか、そしてどう解決する予定なのか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the root cause of the issue（問題の根本原因を説明する）
２．Describe the impact on timeline and budget（スケジュールと予算への影響を述べる）
３．Present preventive measures for future（今後の予防策を提示する）
４．Offer a detailed recovery plan（詳細なリカバリープランを提示する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)