＜Elementary＞ Lesson No.32
Strengthening HR Information Security at Overseas Locations / 海外拠点の人事情報セキュリティ強化対応
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
A discussion between HR and IT managers about improving HR system security at overseas offices while addressing technical constraints and budget limitations.
個人情報保護強化のための海外拠点人事システムセキュリティ向上について、技術的制約と予算制限について人事部とIT管理者が話し合う場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．I appreciate your quick response（迅速なご対応に感謝します）
２．Let me explain the urgency of...（...の緊急性について説明させてください）
３．Could you provide details about...（...について詳細を提供していただけますか）
４．I understand your situation（状況は理解しました）
５．Let me propose a solution（解決策を提案させてください）
６．We can complete Phase 1 within...（...以内にフェーズ1を完了できます）
７．I will prepare the official approval document including...（...を含む正式な承認文書を準備します）
1-2 Essential words
１．appreciate（感謝する）
２．explain（説明する）
３．provide（提供する）
４．delay（遅延）
５．increase（高める）
６．propose（提案する）
７．reduce（削減する）
８．approve（承認する）
９．assign（配置する）
１０．prepare（準備する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A discussion between HR and IT managers about improving HR system security at overseas offices while addressing technical constraints and budget limitations.
個人情報保護強化のための海外拠点人事システムセキュリティ向上について、技術的制約と予算制限について人事部とIT管理者が話し合う場面です。
👨💼【Teacher / IT Manager (Overseas Branch)】:
Thank you for reaching out. I understand headquarters needs us to upgrade security for our HR system. However, we face serious technical constraints here. Our current server infrastructure is outdated, and we lack the budget for immediate implementation.
（ご連絡ありがとうございます。本社が人事システムのセキュリティ強化を必要としていることは理解しています。しかし、当方は深刻な技術的制約に直面しています。現在のサーバーインフラは古く、即座に実施するための予算がありません。）
🧑🎓【Student / HR Manager】:
I appreciate your quick response. Let me explain the urgency of this matter. We must protect personal data under new regulations, and any delay increases the risk of data breaches. Could you provide details about your technical constraints and current system environment?
（迅速なご対応に感謝します。この件の緊急性について説明させてください。新しい規制の下で個人データを保護しなければならず、遅延はデータ侵害のリスクを高めます。技術的制約と現在のシステム環境について詳細を提供していただけますか？）
👨💼【Teacher / IT Manager (Overseas Branch)】:
Our servers run on legacy systems that cannot support the latest security protocols. We also have limited IT staff here. Full implementation would require at least 6 months and an additional budget of 50000 USD. Can headquarters consider a phased approach instead?
（当方のサーバーは最新のセキュリティプロトコルをサポートできないレガシーシステムで稼働しています。また、IT担当者も限られています。完全な実施には少なくとも6か月と50000米ドルの追加予算が必要です。本社は段階的なアプローチを検討していただけますか？）
🧑🎓【Student / HR Manager】:
I understand your situation. However, we need to begin security improvements immediately due to compliance deadlines. Let me propose a solution. We can start with critical security measures first, such as access control and encryption. This phased plan would reduce initial costs and allow time for full implementation.
（状況は理解しました。しかし、コンプライアンスの期限により、直ちにセキュリティ改善を開始する必要があります。解決策を提案させてください。まずアクセス制御と暗号化などの重要なセキュリティ対策から始めることができます。この段階的計画は初期費用を削減し、完全実施のための時間を確保します。）
👨💼【Teacher / IT Manager (Overseas Branch)】:
That sounds more realistic. What would be the timeline for each phase? We need to arrange resources and coordinate with our local vendors. Also, will headquarters provide technical support during implementation?
（それはより現実的に聞こえます。各段階のスケジュールはどうなりますか？リソースを手配し、現地のベンダーと調整する必要があります。また、実施中に本社は技術サポートを提供しますか？）
🧑🎓【Student / HR Manager】:
We can complete Phase 1 within 2 months, covering access control and basic encryption. Phase 2 would follow in the next 3 months for full system upgrade. Headquarters will assign a technical team to support your implementation and provide necessary training. We will also approve an initial budget of 20000 USD for Phase 1.
（アクセス制御と基本的な暗号化をカバーするフェーズ1を2か月以内に完了できます。フェーズ2は次の3か月でシステム全体のアップグレードを行います。本社は実施をサポートする技術チームを配置し、必要なトレーニングを提供します。また、フェーズ1のために20000米ドルの初期予算を承認します。）
👨💼【Teacher / IT Manager (Overseas Branch)】:
The phased approach with technical support makes this achievable. However, I need written confirmation of the budget approval and support team assignment before we begin. Can you send that by the end of this week?
（技術サポート付きの段階的アプローチなら実現可能です。しかし、開始前に予算承認とサポートチーム配置の書面による確認が必要です。今週末までに送付していただけますか？）
🧑🎓【Student / HR Manager】:
Absolutely. I will prepare the official approval document including budget details, timeline, and support team information. You will receive it by Friday. Please prepare a detailed list of your current system specifications so our technical team can review them in advance.
（もちろんです。予算詳細、スケジュール、サポートチーム情報を含む正式な承認文書を準備します。金曜日までに受け取れます。技術チームが事前に確認できるよう、現在のシステム仕様の詳細リストを準備してください。）
👨💼【Teacher / IT Manager (Overseas Branch)】:
Perfect. I will send the system specifications by Thursday. Once we receive your approval document, we can start planning Phase 1 immediately. I appreciate your understanding of our constraints and the flexible solution you offered.
（完璧です。木曜日までにシステム仕様を送ります。承認文書を受け取り次第、直ちにフェーズ1の計画を開始できます。当方の制約をご理解いただき、柔軟な解決策を提示していただいたことに感謝します。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A discussion between HR and IT managers about improving HR system security at overseas offices while addressing technical constraints and budget limitations.
個人情報保護強化のための海外拠点人事システムセキュリティ向上について、技術的制約と予算制限について人事部とIT管理者が話し合う場面です。
👨💼【Teacher / IT Manager (Overseas Branch)】:
Thank you for reaching out. I understand headquarters needs us to upgrade security for our HR system. However, we face serious technical constraints here. Our current server infrastructure is outdated, and we lack the budget for immediate implementation.
🧑🎓【Student / HR Manager】:
I ［感謝する］ your quick response. Let me ［説明する］ the urgency of this matter. We must protect personal data under new regulations, and any ［遅延］ ［高める］ the risk of data breaches. Could you ［提供する］ details about your technical constraints and current system environment?
👨💼【Teacher / IT Manager (Overseas Branch)】:
Our servers run on legacy systems that cannot support the latest security protocols. We also have limited IT staff here. Full implementation would require at least 6 months and an additional budget of 50000 USD. Can headquarters consider a phased approach instead?
🧑🎓【Student / HR Manager】:
I understand your situation. However, we need to begin security improvements immediately due to compliance deadlines. Let me ［提案する］ a solution. We can start with critical security measures first, such as access control and encryption. This phased plan would ［削減する］ initial costs and allow time for full implementation.
👨💼【Teacher / IT Manager (Overseas Branch)】:
That sounds more realistic. What would be the timeline for each phase? We need to arrange resources and coordinate with our local vendors. Also, will headquarters provide technical support during implementation?
🧑🎓【Student / HR Manager】:
We can complete Phase 1 within 2 months, covering access control and basic encryption. Phase 2 would follow in the next 3 months for full system upgrade. Headquarters will ［配置する］ a technical team to support your implementation and ［提供する］ necessary training. We will also ［承認する］ an initial budget of 20000 USD for Phase 1.
👨💼【Teacher / IT Manager (Overseas Branch)】:
The phased approach with technical support makes this achievable. However, I need written confirmation of the budget approval and support team assignment before we begin. Can you send that by the end of this week?
🧑🎓【Student / HR Manager】:
Absolutely. I will ［準備する］ the official approval document including budget details, timeline, and support team information. You will receive it by Friday. Please ［準備する］ a detailed list of your current system specifications so our technical team can review them in advance.
👨💼【Teacher / IT Manager (Overseas Branch)】:
Perfect. I will send the system specifications by Thursday. Once we receive your approval document, we can start planning Phase 1 immediately. I appreciate your understanding of our constraints and the flexible solution you offered.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
A discussion between HR and IT managers about improving HR system security at overseas offices while addressing technical constraints and budget limitations.
個人情報保護強化のための海外拠点人事システムセキュリティ向上について、技術的制約と予算制限について人事部とIT管理者が話し合う場面です。
👨💼【Teacher / IT Manager (Overseas Branch)】:
Thank you for reaching out. I understand headquarters needs us to upgrade security for our HR system. However, we face serious technical constraints here. Our current server infrastructure is outdated, and we lack the budget for immediate implementation.
🧑🎓【Student / HR Manager】:
［迅速なご対応に感謝します。］ ［この件の緊急性について説明させてください。］ We must protect personal data under new regulations, and any delay increases the risk of data breaches. ［技術的制約と現在のシステム環境について詳細を提供していただけますか？］
👨💼【Teacher / IT Manager (Overseas Branch)】:
Our servers run on legacy systems that cannot support the latest security protocols. We also have limited IT staff here. Full implementation would require at least 6 months and an additional budget of 50000 USD. Can headquarters consider a phased approach instead?
🧑🎓【Student / HR Manager】:
［状況は理解しました。］ However, we need to begin security improvements immediately due to compliance deadlines. Let me propose a solution. We can start with critical security measures first, such as access control and encryption. This phased plan would reduce initial costs and allow time for full implementation.
👨💼【Teacher / IT Manager (Overseas Branch)】:
That sounds more realistic. What would be the timeline for each phase? We need to arrange resources and coordinate with our local vendors. Also, will headquarters provide technical support during implementation?
🧑🎓【Student / HR Manager】:
We can complete Phase 1 within 2 months, covering access control and basic encryption. Phase 2 would follow in the next 3 months for full system upgrade. Headquarters will assign a technical team to support your implementation and provide necessary training. We will also approve an initial budget of 20000 USD for Phase 1.
👨💼【Teacher / IT Manager (Overseas Branch)】:
The phased approach with technical support makes this achievable. However, I need written confirmation of the budget approval and support team assignment before we begin. Can you send that by the end of this week?
🧑🎓【Student / HR Manager】:
Absolutely. ［予算詳細、スケジュール、サポートチーム情報を含む正式な承認文書を準備します。］ You will receive it by Friday. Please prepare a detailed list of your current system specifications so our technical team can review them in advance.
👨💼【Teacher / IT Manager (Overseas Branch)】:
Perfect. I will send the system specifications by Thursday. Once we receive your approval document, we can start planning Phase 1 immediately. I appreciate your understanding of our constraints and the flexible solution you offered.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
The overseas branch reports technical constraints and budget limitations for implementing HR system security upgrades.
The HR department must explain the urgency of compliance requirements and propose a phased implementation plan.
海外拠点が人事システムのセキュリティ強化実施における技術的制約と予算不足を報告している。
人事部はコンプライアンス要件の緊急性を説明し、段階的な実施計画を提案しなければならない。
👨💼【Teacher / IT Manager (Overseas Branch)】:
We received your request for security upgrades, but we have concerns about our technical capacity and budget. Could you explain how we can address these challenges?
（セキュリティ強化の要請を受け取りましたが、技術的能力と予算について懸念があります。これらの課題にどう対処できるか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the urgency of compliance requirements（コンプライアンス要件の緊急性を説明する）
２．Propose a phased implementation approach（段階的な実施アプローチを提案する）
３．Provide details about budget and support（予算とサポートについて詳細を提供する）
４．Prepare official approval documentation（正式な承認文書を準備する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)