＜Beginner＞ Lesson No.28
Negotiating Additional Costs for Design Changes with Foreign Companies / 外国企業との設計変更に伴う追加費用交渉
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Client's design change requests cause major additional work, requiring appropriate cost sharing and schedule extension approval.
発注者からの設計変更要求で大幅な追加工事が発生し、適正な追加費用負担と工期延長の承認を求める場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me explain the situation...（状況を説明させてください...）
２．We calculated these figures based on...（これらの数字を...に基づいて計算しました）
３．I will prepare a complete cost breakdown...（完全な費用内訳を準備いたします...）
４．We can offer a cost reduction of...（...の費用削減を提案できます）
５．Let me propose a fair solution...（公平な解決策を提案させてください...）
６．This reflects the fact that...（これは...という事実を反映しています）
７．We will also work to complete...（...を完了するよう努めます）
1-2 Essential words
１．increase（増加する）
２．explain（説明する）
３．provide（提供する）
４．reduce（削減する）
５．approve（承認する）
６．prepare（準備する）
７．consider（検討する）
８．share（分担する）
９．support（支援する）
１０．review（検討する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Client's design change requests cause major additional work, requiring appropriate cost sharing and schedule extension approval.
発注者からの設計変更要求で大幅な追加工事が発生し、適正な追加費用負担と工期延長の承認を求める場面です。
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for meeting today. We need to discuss the design changes we requested last month. These changes will require significant additional work, and we need to understand the cost impact and timeline extension.
（本日はお時間をいただきありがとうございます。先月お願いした設計変更について話し合う必要があります。これらの変更にはかなりの追加工事が必要になり、費用への影響と工期延長について理解する必要があります。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I appreciate your time as well. Let me explain the situation clearly. The design changes you requested will increase the total project cost by 2.8 million USD and extend the completion date by 4 months. We calculated these figures based on material costs, labor hours, and equipment rental for the additional work.
（お時間をいただき感謝いたします。状況を明確に説明させてください。ご要望の設計変更により、プロジェクト総費用が280万米ドル増加し、完成日が4か月延長されます。これらの数字は、追加工事の材料費、労働時間、機器レンタル費に基づいて計算しました。）
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
That cost increase seems quite high. Could you provide a detailed breakdown? We have budget constraints, and we need to find a way to reduce this additional cost while still meeting our design requirements.
（その費用増加はかなり高いように思えます。詳細な内訳を提供していただけますか？予算制約があり、設計要件を満たしながらこの追加費用を削減する方法を見つける必要があります。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Understood. I will prepare a complete cost breakdown by tomorrow. The main cost drivers are structural steel for the new foundation design, which is 1.2 million USD, and specialized labor for 6 weeks at 900 thousand USD. We can offer a cost reduction of 400 thousand USD if you approve a longer lead time for materials, which would allow us to use standard shipping instead of express delivery.
（承知しました。明日までに完全な費用内訳を準備いたします。主な費用要因は、新しい基礎設計用の構造用鋼材が120万米ドル、6週間の専門労働力が90万米ドルです。材料の調達期間を長くご承認いただければ、40万米ドルの費用削減を提案できます。これにより速達便ではなく標準配送を使用できます。）
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
The cost reduction option is helpful. However, we still need to discuss how to share this financial burden. Can you consider absorbing part of the additional cost, given that this is a long-term partnership?
（費用削減案は助かります。しかし、この財政負担をどう分担するかについて話し合う必要があります。長期的なパートナーシップであることを考慮して、追加費用の一部を負担することを検討していただけますか？）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your position. Let me propose a fair solution. We can share the additional cost on a 70-30 basis, with your side covering 70 percent and our side absorbing 30 percent, which is 840 thousand USD. This reflects the fact that the design changes originated from your requirements, but we value this partnership and want to support your project success. We will also work to complete the additional work within 3 months instead of 4 months to reduce the schedule impact.
（お立場は理解しております。公平な解決策を提案させてください。追加費用を70対30で分担し、貴社側が70パーセント、当社側が30パーセント、つまり84万米ドルを負担いたします。これは設計変更が貴社の要件に由来するという事実を反映していますが、当社はこのパートナーシップを重視しており、プロジェクトの成功を支援したいと考えています。また、スケジュールへの影響を減らすため、追加工事を4か月ではなく3か月以内に完了するよう努めます。）
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for the proposal. The cost-sharing arrangement and timeline improvement are reasonable. Please send me the detailed breakdown and a formal proposal document by the end of this week. We will review it with our finance team and get back to you early next week with our final approval.
（ご提案ありがとうございます。費用分担の取り決めと工期改善は妥当です。今週末までに詳細な内訳と正式な提案書を送ってください。財務チームと検討し、来週初めに最終承認をお返しします。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Client's design change requests cause major additional work, requiring appropriate cost sharing and schedule extension approval.
発注者からの設計変更要求で大幅な追加工事が発生し、適正な追加費用負担と工期延長の承認を求める場面です。
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for meeting today. We need to discuss the design changes we requested last month. These changes will require significant additional work, and we need to understand the cost impact and timeline extension.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I appreciate your time as well. Let me ［説明する］ the situation clearly. The design changes you requested will ［増加する］ the total project cost by 2.8 million USD and extend the completion date by 4 months. We calculated these figures based on material costs, labor hours, and equipment rental for the additional work.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
That cost increase seems quite high. Could you provide a detailed breakdown? We have budget constraints, and we need to find a way to reduce this additional cost while still meeting our design requirements.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Understood. I will ［準備する］ a complete cost breakdown by tomorrow. The main cost drivers are structural steel for the new foundation design, which is 1.2 million USD, and specialized labor for 6 weeks at 900 thousand USD. We can offer a cost ［削減する］ of 400 thousand USD if you ［承認する］ a longer lead time for materials, which would allow us to use standard shipping instead of express delivery.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
The cost reduction option is helpful. However, we still need to discuss how to share this financial burden. Can you consider absorbing part of the additional cost, given that this is a long-term partnership?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your position. Let me propose a fair solution. We can ［分担する］ the additional cost on a 70-30 basis, with your side covering 70 percent and our side absorbing 30 percent, which is 840 thousand USD. This reflects the fact that the design changes originated from your requirements, but we value this partnership and want to ［支援する］ your project success. We will also work to complete the additional work within 3 months instead of 4 months to ［削減する］ the schedule impact.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for the proposal. The cost-sharing arrangement and timeline improvement are reasonable. Please send me the detailed breakdown and a formal proposal document by the end of this week. We will review it with our finance team and get back to you early next week with our final approval.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Client's design change requests cause major additional work, requiring appropriate cost sharing and schedule extension approval.
発注者からの設計変更要求で大幅な追加工事が発生し、適正な追加費用負担と工期延長の承認を求める場面です。
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for meeting today. We need to discuss the design changes we requested last month. These changes will require significant additional work, and we need to understand the cost impact and timeline extension.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I appreciate your time as well. ［状況を明確に説明させてください。］ The design changes you requested will increase the total project cost by 2.8 million USD and extend the completion date by 4 months. ［これらの数字は、追加工事の材料費、労働時間、機器レンタル費に基づいて計算しました。］
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
That cost increase seems quite high. Could you provide a detailed breakdown? We have budget constraints, and we need to find a way to reduce this additional cost while still meeting our design requirements.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Understood. ［明日までに完全な費用内訳を準備いたします。］ The main cost drivers are structural steel for the new foundation design, which is 1.2 million USD, and specialized labor for 6 weeks at 900 thousand USD. We can offer a cost reduction of 400 thousand USD if you approve a longer lead time for materials, which would allow us to use standard shipping instead of express delivery.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
The cost reduction option is helpful. However, we still need to discuss how to share this financial burden. Can you consider absorbing part of the additional cost, given that this is a long-term partnership?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your position. ［公平な解決策を提案させてください。］ We can share the additional cost on a 70-30 basis, with your side covering 70 percent and our side absorbing 30 percent, which is 840 thousand USD. This reflects the fact that the design changes originated from your requirements, but we value this partnership and want to support your project success. We will also work to complete the additional work within 3 months instead of 4 months to reduce the schedule impact.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for the proposal. The cost-sharing arrangement and timeline improvement are reasonable. Please send me the detailed breakdown and a formal proposal document by the end of this week. We will review it with our finance team and get back to you early next week with our final approval.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A client has requested design changes that require significant additional construction work.
The project manager must discuss the additional cost and timeline extension with the client.
発注者が大幅な追加工事を必要とする設計変更を要求しました。
プロジェクトマネージャーは追加費用と工期延長について発注者と協議する必要があります。
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
We need to finalize the cost-sharing arrangement for the design changes. Can you explain your proposal one more time?
（設計変更の費用分担の取り決めを確定する必要があります。もう一度提案を説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the cost breakdown（費用内訳を説明する）
２．Offer a cost reduction plan（費用削減計画を提示する）
３．Propose a fair cost-sharing solution（公平な費用分担案を提案する）
４．Describe the timeline improvement（工期改善を述べる）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)