＜Beginner＞ Lesson No.15
Quality Audit Response for Overseas Factory / 海外工場の品質監査対応
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Preparing for quality system audits requested by overseas customers and explaining quality assurance capabilities.
海外顧客からの品質監査要求に対して品質保証体制について説明する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．We operate a quality management system based on...（...に基づく品質管理体制を運用している）
２．We record all test results and...（全ての試験結果を記録し...）
３．We follow a 4-step process...（4段階のプロセスに従う）
４．We investigate the root cause with...（...と共に根本原因を調査する）
５．We prepare a corrective action plan within...（...以内に是正措置計画を作成する）
６．We share the improvement report with...（改善報告書を...と共有する）
７．We work closely with all suppliers on...（全サプライヤーと...について緊密に協力する）
1-2 Essential words
１．explain（説明する）
２．ensure（確実にする）
３．require（要求する）
４．immediately（直ちに）
５．investigate（調査する）
６．prevent（防ぐ）
７．appreciate（感謝する）
８．manage（管理する）
９．provide（提供する）
１０．review（見直す）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Preparing for quality system audits requested by overseas customers and explaining quality assurance capabilities.
海外顧客からの品質監査要求に対して品質保証体制について説明する場面です。
👨💼【Teacher / Quality Audit Manager】:
Thank you for meeting with us today. We need to conduct a quality audit at your factory to confirm your quality assurance system meets international standards. Could you explain your current quality management structure?
（本日はお時間をいただきありがとうございます。貴社の品質保証体制が国際基準を満たしているか確認するため、工場監査を実施する必要があります。現在の品質管理体制について説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Understood. We operate a quality management system based on ISO 9001 standards. Our quality control department checks all products at 3 stages: incoming materials, in-process, and final inspection. We record all test results and keep them for 5 years. This ensures we can track any quality issues quickly.
（承知しました。当社はISO 9001基準に基づく品質管理体制を運用しています。品質管理部門が全製品を3段階でチェックしています：入荷材料、工程中、最終検査です。全ての試験結果を記録し、5年間保管しています。これにより品質問題を迅速に追跡できます。）
👨💼【Teacher / Quality Audit Manager】:
That sounds good. However, we require detailed documentation of your continuous improvement activities. What specific measures do you take when defects are found?
（それは良いですね。しかし、継続的改善活動の詳細な文書化が必要です。不良品が見つかった場合、具体的にどのような対策を取りますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
When we find defects, we follow a 4-step process. First, we stop production immediately. Second, we investigate the root cause with our quality team. Third, we prepare a corrective action plan within 48 hours. Finally, we share the improvement report with all related departments. We also review similar processes to prevent the same issue.
（不良品を発見した場合、4段階のプロセスに従います。まず、直ちに生産を停止します。次に、品質チームと共に根本原因を調査します。第三に、48時間以内に是正措置計画を作成します。最後に、改善報告書を全関連部門と共有します。また、同じ問題を防ぐため類似プロセスも見直します。）
👨💼【Teacher / Quality Audit Manager】:
I appreciate your detailed explanation. We also need to confirm your supplier quality management. How do you manage the quality of incoming materials from your suppliers?
（詳細な説明をありがとうございます。サプライヤー品質管理についても確認が必要です。サプライヤーからの入荷材料の品質をどのように管理していますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We work closely with all suppliers on quality standards. We require suppliers to provide quality certificates for every shipment. Our incoming inspection team checks 100 percent of critical components and 10 percent of standard parts. If we find quality issues 3 times in 6 months, we review the supplier relationship and may change to another supplier.
（全サプライヤーと品質基準について緊密に協力しています。全ての出荷について品質証明書の提供を求めています。入荷検査チームが重要部品は100パーセント、標準部品は10パーセントをチェックします。6ヶ月間に3回品質問題が見つかった場合、サプライヤー関係を見直し、別のサプライヤーに変更することもあります。）
👨💼【Teacher / Quality Audit Manager】:
Excellent. Your quality system seems well-structured. We will schedule the factory audit for next month. Please prepare all quality records and improvement reports for our review team.
（素晴らしいですね。貴社の品質体制は良く構築されているようです。来月、工場監査の日程を設定します。当社の監査チームのため、全ての品質記録と改善報告書を準備してください。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Preparing for quality system audits requested by overseas customers and explaining quality assurance capabilities.
海外顧客からの品質監査要求に対して品質保証体制について説明する場面です。
👨💼【Teacher / Quality Audit Manager】:
Thank you for meeting with us today. We need to conduct a quality audit at your factory to confirm your quality assurance system meets international standards. Could you explain your current quality management structure?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Understood. We operate a quality management system based on ISO 9001 standards. Our quality control department checks all products at 3 stages: incoming materials, in-process, and final inspection. We record all test results and keep them for 5 years. This ［確実にする］ we can track any quality issues quickly.
👨💼【Teacher / Quality Audit Manager】:
That sounds good. However, we require detailed documentation of your continuous improvement activities. What specific measures do you take when defects are found?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
When we find defects, we follow a 4-step process. First, we stop production ［直ちに］. Second, we ［調査する］ the root cause with our quality team. Third, we prepare a corrective action plan within 48 hours. Finally, we share the improvement report with all related departments. We also ［見直す］ similar processes to ［防ぐ］ the same issue.
👨💼【Teacher / Quality Audit Manager】:
I appreciate your detailed explanation. We also need to confirm your supplier quality management. How do you manage the quality of incoming materials from your suppliers?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We work closely with all suppliers on quality standards. We ［要求する］ suppliers to ［提供する］ quality certificates for every shipment. Our incoming inspection team checks 100 percent of critical components and 10 percent of standard parts. If we find quality issues 3 times in 6 months, we ［見直す］ the supplier relationship and may change to another supplier.
👨💼【Teacher / Quality Audit Manager】:
Excellent. Your quality system seems well-structured. We will schedule the factory audit for next month. Please prepare all quality records and improvement reports for our review team.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Preparing for quality system audits requested by overseas customers and explaining quality assurance capabilities.
海外顧客からの品質監査要求に対して品質保証体制について説明する場面です。
👨💼【Teacher / Quality Audit Manager】:
Thank you for meeting with us today. We need to conduct a quality audit at your factory to confirm your quality assurance system meets international standards. Could you explain your current quality management structure?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Understood. ［当社はISO 9001基準に基づく品質管理体制を運用しています。］ Our quality control department checks all products at 3 stages: incoming materials, in-process, and final inspection. ［全ての試験結果を記録し、5年間保管しています。］ This ensures we can track any quality issues quickly.
👨💼【Teacher / Quality Audit Manager】:
That sounds good. However, we require detailed documentation of your continuous improvement activities. What specific measures do you take when defects are found?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
When we find defects, ［4段階のプロセスに従います。］ First, we stop production immediately. Second, ［品質チームと共に根本原因を調査します。］ Third, we prepare a corrective action plan within 48 hours. Finally, we share the improvement report with all related departments. We also review similar processes to prevent the same issue.
👨💼【Teacher / Quality Audit Manager】:
I appreciate your detailed explanation. We also need to confirm your supplier quality management. How do you manage the quality of incoming materials from your suppliers?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We work closely with all suppliers on quality standards. We require suppliers to provide quality certificates for every shipment. Our incoming inspection team checks 100 percent of critical components and 10 percent of standard parts. If we find quality issues 3 times in 6 months, we review the supplier relationship and may change to another supplier.
👨💼【Teacher / Quality Audit Manager】:
Excellent. Your quality system seems well-structured. We will schedule the factory audit for next month. Please prepare all quality records and improvement reports for our review team.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A major overseas customer requests a factory audit to confirm your quality assurance system meets international standards.
The customer will evaluate your compliance with quality standards and continuous improvement activities.
海外の重要顧客が、貴社の品質保証体制が国際基準を満たしているか確認するため工場監査を要求しています。
顧客は品質基準への適合性と継続的改善活動について評価を行います。
👨💼【Teacher / Quality Audit Manager】:
We need to understand your quality management system before the audit. Could you explain your quality control process and continuous improvement activities?
（監査の前に貴社の品質管理体制を理解する必要があります。品質管理プロセスと継続的改善活動について説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the quality management structure（品質管理体制を説明する）
２．Describe the defect handling process（不良品対応プロセスを述べる）
３．Share quality record keeping practices（品質記録保管方法を共有する）
４．Clarify supplier quality management（サプライヤー品質管理を明確にする）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)