＜Beginner＞ Lesson No.17
Discussion on Transition to Digital Trade Documentation / デジタル貿易書類への移行に関する協議
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Digital trade document system implementation is proposed for efficiency, requiring discussion of phased introduction plans and cost-effectiveness.
効率化のためデジタル貿易書類システム導入が提案され、段階的導入計画や費用対効果について協議する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．We need to confirm that...（...を確認する必要がある）
２．We need to understand...（...を理解する必要がある）
３．We would like to complete...（...を完了したい）
４．Could you provide a detailed breakdown of...（...の詳細な内訳を提供していただけますか）
５．We need to prepare a proposal for...（...のための提案を準備する必要がある）
６．We need to consider one more point...（もう1点検討する必要がある）
７．We need to confirm that your system can handle...（システムが...に対応できることを確認する必要がある）
1-2 Essential words
１．explain（説明する）
２．concern（懸念）
３．affect（影響する）
４．delay（遅延）
５．discuss（協議する）
６．reduce（削減する）
７．promising（有望な）
８．handle（対応する）
９．schedule（予定する）
１０．finalize（最終決定する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Digital trade document system implementation is proposed for efficiency, requiring discussion of phased introduction plans and cost-effectiveness.
効率化のためデジタル貿易書類システム導入が提案され、段階的導入計画や費用対効果について協議する場面です。
👨💼【Teacher / Digital System Provider】:
Thank you for meeting with me today. I'd like to explain our digital trade document system and how it can improve your daily operations. Could you share your main concerns about moving from paper-based processes?
（本日はお時間をいただきありがとうございます。当社のデジタル貿易書類システムと、それが日常業務をどのように改善できるかをご説明したいと思います。紙ベースのプロセスからの移行について、主な懸念事項を共有していただけますか？）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Thank you for the explanation. Our main concern is how this system will affect our current workflow. We handle around 200 shipments per month, and we need to confirm that the new system won't cause delays during the transition period. We also need to understand the training requirements for our team.
（ご説明ありがとうございます。私たちの主な懸念は、このシステムが現在のワークフローにどのように影響するかです。私たちは月に約200件の出荷を扱っており、移行期間中に新システムが遅延を引き起こさないことを確認する必要があります。また、チームのトレーニング要件についても理解する必要があります。）
👨💼【Teacher / Digital System Provider】:
I understand your concern. Let me explain the implementation process. We offer a step-by-step approach where you can continue using paper documents while learning the new system. The training takes 2 weeks, and we provide on-site support. What is your expected timeline for full implementation?
（ご懸念は理解しております。実装プロセスについてご説明させてください。私たちは、新システムを学習しながら紙の書類を使い続けることができる段階的なアプローチを提供しています。トレーニングには2週間かかり、現地サポートも提供いたします。完全実装の予定スケジュールはどのようにお考えですか？）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
We would like to complete the implementation within 3 months. However, we need to discuss the cost structure first. Could you provide a detailed breakdown of the initial setup cost and the monthly operating cost? We need to prepare a proposal for our management and show the return on investment.
（3か月以内に実装を完了したいと考えています。ただし、まずコスト構造について協議する必要があります。初期セットアップコストと月次運用コストの詳細な内訳を提供していただけますか？経営陣への提案を準備し、投資対効果を示す必要があります。）
👨💼【Teacher / Digital System Provider】:
Of course. The initial setup is 15000 USD, which includes system installation, data migration, and training. The monthly cost is 800 USD per user. Based on your volume of 200 shipments, we estimate you can reduce processing time by 40 percent and cut document storage costs. Does this meet your budget expectations?
（もちろんです。初期セットアップは15000米ドルで、システム導入、データ移行、トレーニングが含まれます。月次コストはユーザーあたり800米ドルです。月200件の出荷量に基づくと、処理時間を40パーセント削減し、書類保管コストを削減できると見積もっています。これは予算の期待に合致しますか？）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
The cost reduction sounds promising. However, we need to consider one more point. Our company works with customs authorities in 15 different countries. We need to confirm that your system can handle the specific document requirements for each country. Can you provide case studies or references from companies with similar international operations?
（コスト削減は有望に聞こえます。ただし、もう1点検討する必要があります。当社は15か国の税関当局と取引しています。各国の特定の書類要件にシステムが対応できることを確認する必要があります。同様の国際業務を持つ企業からのケーススタディや参考事例を提供していただけますか？）
👨💼【Teacher / Digital System Provider】:
Absolutely. We currently support 45 countries and have worked with 3 major logistics companies in Asia. I can send you detailed case studies by tomorrow. Let's schedule a follow-up meeting next week to review the technical specifications and finalize the implementation plan. Does that work for you?
（もちろんです。現在45か国をサポートしており、アジアの大手物流企業3社と協業してきました。詳細なケーススタディを明日までにお送りできます。来週、技術仕様を確認し実装計画を最終決定するためのフォローアップミーティングを予定しましょう。それでよろしいでしょうか？）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Digital trade document system implementation is proposed for efficiency, requiring discussion of phased introduction plans and cost-effectiveness.
効率化のためデジタル貿易書類システム導入が提案され、段階的導入計画や費用対効果について協議する場面です。
👨💼【Teacher / Digital System Provider】:
Thank you for meeting with me today. I'd like to explain our digital trade document system and how it can improve your daily operations. Could you share your main concerns about moving from paper-based processes?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Thank you for the explanation. Our main ［懸念］ is how this system will ［影響する］ our current workflow. We ［対応する］ around 200 shipments per month, and we need to confirm that the new system won't cause ［遅延］ during the transition period. We also need to understand the training requirements for our team.
👨💼【Teacher / Digital System Provider】:
I understand your concern. Let me explain the implementation process. We offer a step-by-step approach where you can continue using paper documents while learning the new system. The training takes 2 weeks, and we provide on-site support. What is your expected timeline for full implementation?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
We would like to complete the implementation within 3 months. However, we need to ［協議する］ the cost structure first. Could you provide a detailed breakdown of the initial setup cost and the monthly operating cost? We need to prepare a proposal for our management and show the return on investment.
👨💼【Teacher / Digital System Provider】:
Of course. The initial setup is 15000 USD, which includes system installation, data migration, and training. The monthly cost is 800 USD per user. Based on your volume of 200 shipments, we estimate you can reduce processing time by 40 percent and cut document storage costs. Does this meet your budget expectations?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
The cost reduction sounds ［有望な］. However, we need to consider one more point. Our company works with customs authorities in 15 different countries. We need to confirm that your system can ［対応する］ the specific document requirements for each country. Can you provide case studies or references from companies with similar international operations?
👨💼【Teacher / Digital System Provider】:
Absolutely. We currently support 45 countries and have worked with 3 major logistics companies in Asia. I can send you detailed case studies by tomorrow. Let's schedule a follow-up meeting next week to review the technical specifications and finalize the implementation plan. Does that work for you?
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Digital trade document system implementation is proposed for efficiency, requiring discussion of phased introduction plans and cost-effectiveness.
効率化のためデジタル貿易書類システム導入が提案され、段階的導入計画や費用対効果について協議する場面です。
👨💼【Teacher / Digital System Provider】:
Thank you for meeting with me today. I'd like to explain our digital trade document system and how it can improve your daily operations. Could you share your main concerns about moving from paper-based processes?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Thank you for the explanation. Our main concern is how this system will affect our current workflow. We handle around 200 shipments per month, and ［新システムが移行期間中に遅延を引き起こさないことを確認する必要があります。］ ［また、チームのトレーニング要件についても理解する必要があります。］
👨💼【Teacher / Digital System Provider】:
I understand your concern. Let me explain the implementation process. We offer a step-by-step approach where you can continue using paper documents while learning the new system. The training takes 2 weeks, and we provide on-site support. What is your expected timeline for full implementation?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
［3か月以内に実装を完了したいと考えています。］ However, we need to discuss the cost structure first. ［初期セットアップコストと月次運用コストの詳細な内訳を提供していただけますか？］ We need to prepare a proposal for our management and show the return on investment.
👨💼【Teacher / Digital System Provider】:
Of course. The initial setup is 15000 USD, which includes system installation, data migration, and training. The monthly cost is 800 USD per user. Based on your volume of 200 shipments, we estimate you can reduce processing time by 40 percent and cut document storage costs. Does this meet your budget expectations?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
The cost reduction sounds promising. However, we need to consider one more point. Our company works with customs authorities in 15 different countries. We need to confirm that your system can handle the specific document requirements for each country. Can you provide case studies or references from companies with similar international operations?
👨💼【Teacher / Digital System Provider】:
Absolutely. We currently support 45 countries and have worked with 3 major logistics companies in Asia. I can send you detailed case studies by tomorrow. Let's schedule a follow-up meeting next week to review the technical specifications and finalize the implementation plan. Does that work for you?
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A digital system provider is explaining a new trade document platform to your trade administration team.
You need to evaluate how the system affects current operations and discuss implementation costs and timeline.
デジタルシステム提供業者が新しい貿易書類プラットフォームを貿易事務チームに説明しています。
システムが現在の業務にどう影響するかを評価し、導入コストとスケジュールについて協議する必要があります。
👨💼【Teacher / Digital System Provider】:
Thank you for your time today. Could you share your thoughts on how this digital system might work for your trade operations?
（本日はお時間をいただきありがとうございます。このデジタルシステムが貴社の貿易業務にどのように機能するか、ご意見を共有していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the current workflow concerns（現在のワークフローの懸念を説明する）
２．Discuss the cost structure and budget（コスト構造と予算について協議する）
３．Confirm system capabilities for international requirements（国際要件に対するシステム機能を確認する）
４．Schedule follow-up actions and finalize plans（フォローアップ行動を予定し計画を最終決定する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)