＜Elementary＞ Lesson No.11
Budget Overrun Approval Negotiation / 予算超過の承認交渉
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
This is a scenario where budget overruns occur during the project and you need to seek additional budget approval from overseas clients, logically explaining the reasons, necessity, and alternatives in English.
プロジェクト進行中に予算超過が発生し、海外クライアントに追加予算承認を求める際、超過理由、必要性、代替案を英語で論理的に説明する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me explain the situation（状況を説明させてください）
２．We found unexpected technical issues that...（予期しない技術的問題が見つかった...）
３．We need ... to complete the project（プロジェクトを完了するには...が必要だ）
４．We prepared two alternatives（2つの代替案を準備した）
５．I will send you a complete report with...（...を含む完全なレポートをお送りします）
６．Please feel free to contact me if...（もし...ならお気軽にご連絡ください）
７．I will review the report and get back to you with...（レポートを確認し...をお伝えします）
1-2 Essential words
１．appreciate（感謝する）
２．explain（説明する）
３．increase（増加する）
４．reduce（削減する）
５．affect（影響する）
６．prepare（準備する）
７．involve（伴う）
８．discuss（協議する）
９．detailed（詳細な）
１０．review（確認する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a scenario where budget overruns occur during the project and you need to seek additional budget approval from overseas clients, logically explaining the reasons, necessity, and alternatives in English.
プロジェクト進行中に予算超過が発生し、海外クライアントに追加予算承認を求める際、超過理由、必要性、代替案を英語で論理的に説明する場面です。
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for joining today. I received your report about the budget situation. Could you explain why we need additional funds at this stage?
（本日はお時間をいただきありがとうございます。予算状況についてのレポートを受け取りました。この段階で追加資金が必要な理由を説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Consultant】:
I appreciate your time. Let me explain the situation. First, the scope expanded after we started the project. Second, we found unexpected technical issues that require specialist support. Third, material costs increased by 15 percent compared to our initial estimate.
（お時間をいただき感謝いたします。状況を説明させてください。第一に、プロジェクト開始後に範囲が拡大しました。第二に、専門家のサポートが必要な予期しない技術的問題が見つかりました。第三に、材料費が当初の見積もりと比べて15パーセント増加しました。）
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
I understand the challenges, but this is a significant increase. How much additional budget do you need, and what happens if we cannot approve it?
（課題は理解しますが、これはかなりの増額です。追加予算はいくら必要で、承認できない場合はどうなりますか？）
🧑🎓【Student / Consultant】:
We need 50000 USD to complete the project as planned. Without this amount, we would need to reduce the scope or delay the delivery by 2 months. Both options would affect the quality and timeline you expect.
（計画通りにプロジェクトを完了するには50000米ドルが必要です。この金額がなければ、範囲を縮小するか、納期を2か月遅らせる必要があります。どちらの選択肢も、お客様が期待する品質とスケジュールに影響します。）
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
That is a difficult situation. Do you have any alternative options that could reduce the additional cost?
（それは難しい状況ですね。追加コストを削減できる代替案はありますか？）
🧑🎓【Student / Consultant】:
Yes, we prepared two alternatives. Option one is to use standard materials instead of premium ones, which would reduce the cost by 20000 USD. Option two is to handle some tasks internally without external specialists, saving 15000 USD. However, both options involve some risk to the final quality.
（はい、2つの代替案を準備しました。選択肢1は、プレミアム素材の代わりに標準素材を使用することで、コストを20000米ドル削減できます。選択肢2は、外部専門家なしで一部のタスクを社内で処理し、15000米ドルを節約します。ただし、どちらの選択肢も最終品質にいくらかのリスクを伴います。）
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
I need to discuss this with our management team. Can you send me a detailed breakdown of the additional costs by tomorrow?
（経営陣と協議する必要があります。明日までに追加コストの詳細な内訳を送っていただけますか？）
🧑🎓【Student / Consultant】:
Certainly. I will send you a complete report with all cost details and risk analysis by the end of tomorrow. Please feel free to contact me if you have any questions before the management meeting.
（承知しました。明日の終わりまでに、すべてのコスト詳細とリスク分析を含む完全なレポートをお送りします。経営会議の前にご質問があれば、お気軽にご連絡ください。）
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for the clear explanation and the alternatives. I will review the report and get back to you with our decision early next week.
（明確な説明と代替案をありがとうございます。レポートを確認し、来週早々に決定をお伝えします。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a scenario where budget overruns occur during the project and you need to seek additional budget approval from overseas clients, logically explaining the reasons, necessity, and alternatives in English.
プロジェクト進行中に予算超過が発生し、海外クライアントに追加予算承認を求める際、超過理由、必要性、代替案を英語で論理的に説明する場面です。
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for joining today. I received your report about the budget situation. Could you explain why we need additional funds at this stage?
🧑🎓【Student / Consultant】:
I ［感謝する］ your time. Let me ［説明する］ the situation. First, the scope expanded after we started the project. Second, we found unexpected technical issues that require specialist support. Third, material costs ［増加した］ by 15 percent compared to our initial estimate.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
I understand the challenges, but this is a significant increase. How much additional budget do you need, and what happens if we cannot approve it?
🧑🎓【Student / Consultant】:
We need 50000 USD to complete the project as planned. Without this amount, we would need to ［削減する］ the scope or delay the delivery by 2 months. Both options would ［影響する］ the quality and timeline you expect.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
That is a difficult situation. Do you have any alternative options that could reduce the additional cost?
🧑🎓【Student / Consultant】:
Yes, we ［準備した］ two alternatives. Option one is to use standard materials instead of premium ones, which would ［削減する］ the cost by 20000 USD. Option two is to handle some tasks internally without external specialists, saving 15000 USD. However, both options ［伴う］ some risk to the final quality.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
I need to discuss this with our management team. Can you send me a detailed breakdown of the additional costs by tomorrow?
🧑🎓【Student / Consultant】:
Certainly. I will send you a complete report with all cost details and risk analysis by the end of tomorrow. Please feel free to contact me if you have any questions before the management meeting.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for the clear explanation and the alternatives. I will review the report and get back to you with our decision early next week.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a scenario where budget overruns occur during the project and you need to seek additional budget approval from overseas clients, logically explaining the reasons, necessity, and alternatives in English.
プロジェクト進行中に予算超過が発生し、海外クライアントに追加予算承認を求める際、超過理由、必要性、代替案を英語で論理的に説明する場面です。
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for joining today. I received your report about the budget situation. Could you explain why we need additional funds at this stage?
🧑🎓【Student / Consultant】:
I appreciate your time. ［状況を説明させてください。］ First, the scope expanded after we started the project. ［専門家のサポートが必要な予期しない技術的問題が見つかりました。］ Third, material costs increased by 15 percent compared to our initial estimate.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
I understand the challenges, but this is a significant increase. How much additional budget do you need, and what happens if we cannot approve it?
🧑🎓【Student / Consultant】:
［計画通りにプロジェクトを完了するには50000米ドルが必要です。］ Without this amount, we would need to reduce the scope or delay the delivery by 2 months. Both options would affect the quality and timeline you expect.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
That is a difficult situation. Do you have any alternative options that could reduce the additional cost?
🧑🎓【Student / Consultant】:
Yes, ［2つの代替案を準備しました。］ Option one is to use standard materials instead of premium ones, which would reduce the cost by 20000 USD. Option two is to handle some tasks internally without external specialists, saving 15000 USD. However, both options involve some risk to the final quality.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
I need to discuss this with our management team. Can you send me a detailed breakdown of the additional costs by tomorrow?
🧑🎓【Student / Consultant】:
Certainly. I will send you a complete report with all cost details and risk analysis by the end of tomorrow. Please feel free to contact me if you have any questions before the management meeting.
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
Thank you for the clear explanation and the alternatives. I will review the report and get back to you with our decision early next week.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A consultant needs to request additional budget approval from an overseas client due to unexpected cost increases during a project.
The consultant must explain the reasons, present alternatives, and maintain the client's trust while ensuring project success.
コンサルタントは、プロジェクト中の予期しないコスト増加により、海外クライアントに追加予算の承認を求める必要がある。
コンサルタントは理由を説明し、代替案を提示し、プロジェクトの成功を確保しながらクライアントの信頼を維持しなければならない。
👨💼【Teacher / Client Project Director】:
I understand there are some budget concerns. Could you walk me through what happened and what you need from us?
（予算に関する懸念があると理解しています。何が起こったのか、そして私たちに何が必要なのか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the reasons for cost increase（コスト増加の理由を説明する）
２．Present the required additional amount（必要な追加金額を提示する）
３．Offer alternative cost reduction options（代替的なコスト削減選択肢を提示する）
４．Confirm next steps and deliverables（次のステップと成果物を確認する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)