＜Beginner＞ Lesson No.2
Emergency Response for Large Equipment Delivery Delay / 大型設備の納期遅延に関する緊急対応
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
A sales representative explains delivery delay causes and solutions to an overseas client affected by supply chain issues in large industrial equipment manufacturing.
海外顧客向け大型産業設備の製造でサプライチェーン問題による納期遅延について、営業担当が原因と解決策を顧客に説明する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．I sincerely apologize for...（...について心よりお詫び申し上げます）
２．The root cause is...（根本原因は...です）
３．We confirmed with them that...（彼らに...を確認しました）
４．We are working with...（...と協力しています）
５．We can offer partial shipment of...（...の部分出荷が可能です）
６．We will also cover...（...も負担いたします）
７．I will send you a detailed recovery plan including...（...を含む詳細な回復計画をお送りします）
1-2 Essential words
１．apologize（お詫びする）
２．confirm（確認する）
３．delay（遅延）
４．offer（提供する）
５．detailed（詳細な）
６．arrange（手配する）
７．immediately（直ちに）
８．increase（増加させる）
９．minimize（最小限に抑える）
１０．guarantee（保証する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A sales representative explains delivery delay causes and solutions to an overseas client affected by supply chain issues in large industrial equipment manufacturing.
海外顧客向け大型産業設備の製造でサプライチェーン問題による納期遅延について、営業担当が原因と解決策を顧客に説明する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for taking my call. We received your notice about the delay in our turbine delivery. Our plant construction schedule depends on this equipment, so I need to understand the full impact. Can you explain what caused this delay and when we can realistically expect delivery?
（お電話ありがとうございます。タービンの納期遅延の通知を受け取りました。当社のプラント建設スケジュールはこの設備に依存しているため、全体的な影響を把握する必要があります。遅延の原因と、現実的にいつ納品できるのか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I sincerely apologize for this situation. The root cause is a supply chain disruption affecting critical components from our European supplier. We confirmed with them that production will resume in 3 weeks, which pushes our delivery date to 15 weeks from now instead of the original 10 weeks.
（この状況について心よりお詫び申し上げます。根本原因は、欧州のサプライヤーからの重要部品に影響を与えるサプライチェーンの混乱です。彼らに確認したところ、3週間後に生産が再開されるため、納期は当初の10週間後ではなく、今から15週間後になります。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
15 weeks means a 5-week delay. That will push back our entire construction timeline and increase our holding costs. What specific actions are you taking to minimize this delay? Are there any alternative suppliers or expedited shipping options you can arrange?
（15週間ということは5週間の遅延ですね。それは建設スケジュール全体を遅らせ、保管コストを増加させます。この遅延を最小限に抑えるために、具体的にどのような対策を取っていますか？代替サプライヤーや速達配送の手配は可能ですか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We are working with 2 backup suppliers to source similar components, but quality testing will require 2 additional weeks. However, we can offer partial shipment of the main turbine body in 8 weeks, which allows your foundation work to continue. We will also cover 50 percent of your additional storage costs as compensation.
（類似部品を調達するため2社の予備サプライヤーと協力していますが、品質テストにさらに2週間必要です。ただし、8週間後にタービン本体の部分出荷が可能で、これにより基礎工事を継続できます。また、補償として追加保管コストの50パーセントを負担いたします。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Partial shipment helps, but I need a firm commitment on the final delivery date. Can you guarantee 15 weeks, or is there still risk of further delay? Also, please provide a detailed recovery plan in writing by tomorrow so I can share it with our construction team and management.
（部分出荷は助かりますが、最終納期について確約が必要です。15週間を保証できますか、それともさらなる遅延のリスクがありますか？また、建設チームと経営陣に共有できるよう、詳細な回復計画を明日までに書面で提出してください。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand your concern. We commit to the 15-week delivery with a penalty clause if we miss it again. I will send you a detailed recovery plan including supplier status, quality test schedule, and shipment tracking by end of business tomorrow. We will also arrange weekly progress calls to keep you updated.
（ご懸念は理解しております。再度遅延した場合の違約金条項付きで15週間納期を確約いたします。サプライヤーの状況、品質テストスケジュール、出荷追跡を含む詳細な回復計画を明日の営業終了までにお送りします。また、進捗状況をお知らせするため、毎週の進捗報告電話を手配いたします。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
All right. I appreciate your quick response and the compensation offer. Please make sure that recovery plan includes all the points we discussed today. I will wait for your document tomorrow, and let me know immediately if any new issues come up. We need full transparency from now on.
（わかりました。迅速な対応と補償の提案に感謝します。回復計画には本日議論した全ての点が含まれるようにしてください。明日の資料を待ちます。新たな問題が発生した場合は直ちに知らせてください。今後は完全な透明性が必要です。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A sales representative explains delivery delay causes and solutions to an overseas client affected by supply chain issues in large industrial equipment manufacturing.
海外顧客向け大型産業設備の製造でサプライチェーン問題による納期遅延について、営業担当が原因と解決策を顧客に説明する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for taking my call. We received your notice about the delay in our turbine delivery. Our plant construction schedule depends on this equipment, so I need to understand the full impact. Can you explain what caused this delay and when we can realistically expect delivery?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I sincerely ［お詫びする］ for this situation. The root cause is a supply chain disruption affecting critical components from our European supplier. We ［確認した］ with them that production will resume in 3 weeks, which pushes our delivery date to 15 weeks from now instead of the original 10 weeks.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
15 weeks means a 5-week delay. That will push back our entire construction timeline and increase our holding costs. What specific actions are you taking to minimize this delay? Are there any alternative suppliers or expedited shipping options you can arrange?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We are working with 2 backup suppliers to source similar components, but quality testing will require 2 additional weeks. However, we can ［提供する］ partial shipment of the main turbine body in 8 weeks, which allows your foundation work to continue. We will also cover 50 percent of your additional storage costs as compensation.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Partial shipment helps, but I need a firm commitment on the final delivery date. Can you guarantee 15 weeks, or is there still risk of further delay? Also, please provide a detailed recovery plan in writing by tomorrow so I can share it with our construction team and management.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand your concern. We commit to the 15-week delivery with a penalty clause if we miss it again. I will send you a ［詳細な］ recovery plan including supplier status, quality test schedule, and shipment tracking by end of business tomorrow. We will also ［手配する］ weekly progress calls to keep you updated.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
All right. I appreciate your quick response and the compensation offer. Please make sure that recovery plan includes all the points we discussed today. I will wait for your document tomorrow, and let me know immediately if any new issues come up. We need full transparency from now on.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
A sales representative explains delivery delay causes and solutions to an overseas client affected by supply chain issues in large industrial equipment manufacturing.
海外顧客向け大型産業設備の製造でサプライチェーン問題による納期遅延について、営業担当が原因と解決策を顧客に説明する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for taking my call. We received your notice about the delay in our turbine delivery. Our plant construction schedule depends on this equipment, so I need to understand the full impact. Can you explain what caused this delay and when we can realistically expect delivery?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
［この状況について心よりお詫び申し上げます。］ ［根本原因は、欧州のサプライヤーからの重要部品に影響を与えるサプライチェーンの混乱です。］ ［彼らに確認したところ、3週間後に生産が再開されるため、納期は当初の10週間後ではなく、今から15週間後になります。］
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
15 weeks means a 5-week delay. That will push back our entire construction timeline and increase our holding costs. What specific actions are you taking to minimize this delay? Are there any alternative suppliers or expedited shipping options you can arrange?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
［類似部品を調達するため2社の予備サプライヤーと協力していますが、品質テストにさらに2週間必要です。］ However, we can offer partial shipment of the main turbine body in 8 weeks, which allows your foundation work to continue. We will also cover 50 percent of your additional storage costs as compensation.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Partial shipment helps, but I need a firm commitment on the final delivery date. Can you guarantee 15 weeks, or is there still risk of further delay? Also, please provide a detailed recovery plan in writing by tomorrow so I can share it with our construction team and management.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand your concern. We commit to the 15-week delivery with a penalty clause if we miss it again. I will send you a detailed recovery plan including supplier status, quality test schedule, and shipment tracking by end of business tomorrow. We will also arrange weekly progress calls to keep you updated.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
All right. I appreciate your quick response and the compensation offer. Please make sure that recovery plan includes all the points we discussed today. I will wait for your document tomorrow, and let me know immediately if any new issues come up. We need full transparency from now on.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A critical equipment delivery for a large industrial plant is delayed due to supply chain issues.
The sales representative must explain the cause and propose a recovery plan to the concerned customer.
大型産業プラントの重要設備の納品がサプライチェーンの問題により遅延している。
営業担当者は懸念する顧客に原因を説明し、回復計画を提案しなければならない。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I need you to walk me through the delay situation and your recovery plan. Please explain the root cause, the new delivery timeline, and what actions you are taking to prevent further issues.
（遅延状況と回復計画について説明してください。根本原因、新しい納期、さらなる問題を防ぐための対策を説明してください。）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Apologize for the delay situation（遅延状況についてお詫びする）
２．Explain the root cause clearly（根本原因を明確に説明する）
３．Offer partial shipment or alternatives（部分出荷や代替案を提供する）
４．Provide a detailed recovery plan（詳細な回復計画を提供する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)