＜Upper-Intermediate＞ Lesson No.4
Quality Complaint Resolution with Suppliers / 品質不良に関するクレーム対応
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
This is an emergency discussion with suppliers regarding quality issues, addressing customer complaints, returns, compensation, and future quality control improvements.
海外サプライヤーから仕入れた商品の品質問題により顧客クレームが発生し、返品・補償・品質管理改善について緊急協議する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．We need to address...（...に対処する必要がある）
２．We calculated the total damages at...（総損害額を...と計算した）
３．This consists of...（これは...から構成されている）
４．We request full reimbursement within...（...以内の全額返金を要求する）
５．I will submit detailed documentation within...（...以内に詳細な書類を提出する）
６．We propose a three-step...（3段階の...を提案する）
７．We will assign a dedicated inspector at...（...に専任の検査員を配置する）
1-2 Essential words
１．detect（検出する）
２．defect（欠陥）
３．compensation（補償）
４．assess（評価する）
５．considerable（かなり大きい）
６．doublecheck（再確認する）
７．submit（提出する）
８．monitor（監視する）
９．collaborate（協力する）
１０．consult with（相談する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is an emergency discussion with suppliers regarding quality issues, addressing customer complaints, returns, compensation, and future quality control improvements.
海外サプライヤーから仕入れた商品の品質問題により顧客クレームが発生し、返品・補償・品質管理改善について緊急協議する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
Thank you for making time on such short notice. We've received multiple customer complaints about the recent shipment. Can you explain what happened with the quality control?
（急なお時間をいただきありがとうございます。最近の出荷について複数の顧客からクレームを受けています。品質管理で何が起きたのか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Buyer】:
I apologize for the serious inconvenience. We detected defects in approximately 15 percent of the products after they reached our customers. We need to address three critical issues. First, immediate return and replacement. Second, compensation for the damages. Third, prevention measures for future shipments.
（重大なご迷惑をおかけし申し訳ございません。商品が顧客に届いた後、約15パーセントに欠陥を検出しました。3つの重要な問題に対処する必要があります。第一に、即座の返品と交換。第二に、損害に対する補償。第三に、今後の出荷に対する防止策です。）
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
I understand your concerns. Regarding compensation, what amount are you requesting? We need to assess the actual damages before we can commit to any figure.
（ご懸念は理解しました。補償に関して、どの程度の金額を要求されていますか？どんな数字にも合意する前に、実際の損害を評価する必要があります。）
🧑🎓【Student / Buyer】:
We calculated the total damages at 50000 USD. This consists of three portions. First, the cost of defective products is 30000 USD. Second, customer service and logistics expenses are 12000 USD. Third, our brand reputation loss is estimated at 8000 USD. We request full reimbursement within 30 days.
（総損害額を50000米ドルと計算しました。これは3つの部分から構成されています。第一に、欠陥製品の費用が30000米ドル。第二に、顧客サービスと物流費用が12000米ドル。第三に、当社のブランド評判の損失を8000米ドルと見積もっています。30日以内の全額返金を要求します。）
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
The amount seems considerable. Before we proceed, we need to doublecheck your calculation. Also, how do you plan to prevent similar issues going forward? Our management will want to know your quality enhancement plan.
（金額がかなり大きいようです。進める前に、計算内容を再確認する必要があります。また、今後同様の問題をどのように防止する予定ですか？当社の経営陣は、貴社の品質向上計画を知りたがるでしょう。）
🧑🎓【Student / Buyer】:
I will submit detailed documentation within 2 business days to support our calculation. Regarding prevention, we propose a three-step quality control system. First, we will assign a dedicated inspector at your facility to monitor production. Second, we will carry out sample testing before each shipment. Third, we will collaborate on monthly quality reviews. These measures will reduce defect rates to below 1 percent.
（計算を裏付ける詳細な書類を2営業日以内に提出いたします。防止策に関しては、3段階の品質管理システムを提案します。第一に、貴社施設に専任の検査員を配置し生産を監視します。第二に、各出荷前にサンプル検査を実施します。第三に、月次の品質レビューで協力します。これらの対策により、欠陥率を1パーセント未満に削減します。）
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
Your proposal sounds reasonable. Let me consult with our management team about the compensation amount and your quality plan. I appreciate your commitment to resolving this matter. We'll respond within 5 business days with our decision.
（ご提案は妥当に思えます。補償額と品質計画について、当社の経営チームと相談させてください。この問題を解決するというご尽力に感謝します。5営業日以内に当社の決定をお返事いたします。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is an emergency discussion with suppliers regarding quality issues, addressing customer complaints, returns, compensation, and future quality control improvements.
海外サプライヤーから仕入れた商品の品質問題により顧客クレームが発生し、返品・補償・品質管理改善について緊急協議する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
Thank you for making time on such short notice. We've received multiple customer complaints about the recent shipment. Can you explain what happened with the quality control?
🧑🎓【Student / Buyer】:
I apologize for the serious inconvenience. We ［検出する］d ［欠陥］s in approximately 15 percent of the products after they reached our customers. We need to address three critical issues. First, immediate return and replacement. Second, ［補償］ for the damages. Third, prevention measures for future shipments.
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
I understand your concerns. Regarding compensation, what amount are you requesting? We need to assess the actual damages before we can commit to any figure.
🧑🎓【Student / Buyer】:
We calculated the total damages at 50000 USD. This consists of three portions. First, the cost of defective products is 30000 USD. Second, customer service and logistics expenses are 12000 USD. Third, our brand reputation loss is estimated at 8000 USD. We request full reimbursement within 30 days.
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
The amount seems considerable. Before we proceed, we need to doublecheck your calculation. Also, how do you plan to prevent similar issues going forward? Our management will want to know your quality enhancement plan.
🧑🎓【Student / Buyer】:
I will ［提出する］ detailed documentation within 2 business days to support our calculation. Regarding prevention, we propose a three-step quality control system. First, we will assign a dedicated inspector at your facility to ［監視する］ production. Second, we will carry out sample testing before each shipment. Third, we will ［協力する］ on monthly quality reviews. These measures will reduce ［欠陥］ rates to below 1 percent.
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
Your proposal sounds reasonable. Let me consult with our management team about the compensation amount and your quality plan. I appreciate your commitment to resolving this matter. We'll respond within 5 business days with our decision.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is an emergency discussion with suppliers regarding quality issues, addressing customer complaints, returns, compensation, and future quality control improvements.
海外サプライヤーから仕入れた商品の品質問題により顧客クレームが発生し、返品・補償・品質管理改善について緊急協議する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
Thank you for making time on such short notice. We've received multiple customer complaints about the recent shipment. Can you explain what happened with the quality control?
🧑🎓【Student / Buyer】:
I apologize for the serious inconvenience. We detected defects in approximately 15 percent of the products after they reached our customers. ［3つの重要な問題に対処する必要があります。］ First, immediate return and replacement. Second, compensation for the damages. Third, prevention measures for future shipments.
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
I understand your concerns. Regarding compensation, what amount are you requesting? We need to assess the actual damages before we can commit to any figure.
🧑🎓【Student / Buyer】:
［総損害額を50000米ドルと計算しました。］ ［これは3つの部分から構成されています。］ First, the cost of defective products is 30000 USD. Second, customer service and logistics expenses are 12000 USD. Third, our brand reputation loss is estimated at 8000 USD. ［30日以内の全額返金を要求します。］
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
The amount seems considerable. Before we proceed, we need to doublecheck your calculation. Also, how do you plan to prevent similar issues going forward? Our management will want to know your quality enhancement plan.
🧑🎓【Student / Buyer】:
I will submit detailed documentation within 2 business days to support our calculation. Regarding prevention, we propose a three-step quality control system. First, we will assign a dedicated inspector at your facility to monitor production. Second, we will carry out sample testing before each shipment. Third, we will collaborate on monthly quality reviews. These measures will reduce defect rates to below 1 percent.
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
Your proposal sounds reasonable. Let me consult with our management team about the compensation amount and your quality plan. I appreciate your commitment to resolving this matter. We'll respond within 5 business days with our decision.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
Your company received defective products from an overseas supplier and multiple customer complaints followed.
You need to negotiate with the supplier about returns, compensation, and future quality control improvements.
海外サプライヤーから欠陥のある商品を受け取り、複数の顧客クレームが発生しました。
返品、補償、今後の品質管理改善についてサプライヤーと交渉する必要があります。
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
I understand there are quality issues with our recent shipment. Can you walk me through your concerns and what you need from us?
（最近の出荷に品質問題があると理解しています。ご懸念と当社に必要なことを説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１． Explain the scope of defects
２． Calculate total compensation amount
３． Propose quality control measures
４． Assign inspection responsibilities
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)