＜Beginner＞ Lesson No.6
Emergency Consultation on New Regulations in Export Destination Country / 輸出先国の新規制対応に関する緊急協議
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
New trade regulations are implemented in the export destination country, requiring discussion of response strategies with local partners.
輸出先国で新しい貿易規制が施行され、現地パートナーと対応策について協議する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me explain the situation from...（...から状況を説明させてください）
２．We received the notice about...（...に関する通知を受け取りました）
３．We need to confirm...（...を確認する必要があります）
４．We must verify...（...を検証しなければなりません）
５．We need your approval to...（...するためのご承認が必要です）
６．If we can confirm these... by...（...までにこれらを確認できれば...）
７．We will arrange this document from...（...からこの書類を手配いたします）
1-2 Essential words
１．explain（説明する）
２．confirm（確認する）
３．verify（検証する）
４．approval（承認）
５．arrange（手配する）
６．prepare（準備する）
７．avoid（回避する）
８．provide（提供する）
９．maintain（維持する）
１０．proactive（積極的な）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
New trade regulations are implemented in the export destination country, requiring discussion of response strategies with local partners.
輸出先国で新しい貿易規制が施行され、現地パートナーと対応策について協議する場面です。
👨💼【Teacher / Local Partner】:
Thank you for taking the time to discuss this urgent matter. Our government just announced new trade regulations that will affect all imports starting next month. We need to understand how this will impact our ongoing shipments and what steps we must take to continue receiving your products.
（この緊急の件についてお時間をいただきありがとうございます。当国政府が来月から全輸入品に影響する新しい貿易規制を発表しました。現在進行中の出荷にどう影響するか、また貴社製品を継続して受け取るためにどのような手順が必要かを理解する必要があります。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand your concern. Let me explain the situation from our side. We received the notice about the new regulations 2 weeks ago and have been working with our customs broker to review the requirements. The main changes include additional certification documents and updated product labeling standards. We need to confirm 3 key points with you today to prepare the necessary paperwork.
（ご懸念は理解しております。当方の状況をご説明させてください。新規制に関する通知を2週間前に受け取り、要件を確認するため通関業者と作業を進めてまいりました。主な変更点は追加の認証書類と更新された製品ラベル基準です。必要な書類を準備するため、本日3つの重要な点を確認させていただく必要があります。）
👨💼【Teacher / Local Partner】:
That sounds reasonable. What are the 3 points you need to confirm? We want to avoid any delays or issues at customs. Our warehouse is already running low on inventory, so we cannot afford to have shipments held up.
（それは妥当ですね。確認が必要な3点とは何でしょうか？通関での遅延や問題は避けたいのです。当社の倉庫はすでに在庫が少なくなっており、出荷が止まる余裕はありません。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
First, we need to confirm whether your company can provide a local import license number for the new system. Second, we must verify the product classification codes under the updated regulations. Third, we need your approval to work directly with your designated customs agent to share the required technical specifications. If we can confirm these 3 points by the end of this week, we can prepare all documents and avoid any shipment delays.
（まず、新システム用の現地輸入ライセンス番号を貴社が提供できるかを確認する必要があります。次に、更新された規制下での製品分類コードを検証しなければなりません。第三に、必要な技術仕様を共有するため、貴社指定の通関業者と直接作業することへのご承認が必要です。今週末までにこれら3点を確認できれば、全書類を準備し出荷遅延を回避できます。）
👨💼【Teacher / Local Partner】:
I can provide the import license number right away. For the classification codes, I will need to check with our regulatory team and get back to you by Wednesday. Regarding the customs agent, you have my approval to contact them directly. Is there anything else we should prepare on our side?
（輸入ライセンス番号はすぐに提供できます。分類コードについては、当社の規制チームに確認し水曜日までにご連絡いたします。通関業者については、直接連絡していただいて構いません。当方で準備すべき他の事項はありますか？）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Thank you for the quick response. One more important point: the new regulations require a country-of-origin certificate with a digital signature. We will arrange this document from our side, but we need you to confirm the delivery address for your customs agent so we can send all documents to the correct location. Please also keep in mind that the first shipment under the new regulations may take 3 to 5 business days longer than usual for customs clearance.
（迅速なご回答ありがとうございます。もう1点重要なことがあります。新規制ではデジタル署名付きの原産地証明書が必要です。この書類は当方で手配いたしますが、全書類を正しい場所に送付できるよう、貴社通関業者の配送先住所を確認していただく必要があります。また、新規制下での最初の出荷は通関に通常より3～5営業日長くかかる可能性があることをご留意ください。）
👨💼【Teacher / Local Partner】:
Understood. I will send you the customs agent's address by email today. The extra clearance time is acceptable as long as we can maintain a steady supply after the first shipment. I appreciate your proactive approach to handling this situation. Let's stay in close contact over the next 2 weeks to make sure everything goes smoothly.
（承知しました。本日中に通関業者の住所をメールでお送りします。最初の出荷後に安定供給を維持できるのであれば、追加の通関時間は許容範囲です。この状況に積極的に対応していただき感謝いたします。すべてが円滑に進むよう、今後2週間は密に連絡を取り合いましょう。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
New trade regulations are implemented in the export destination country, requiring discussion of response strategies with local partners.
輸出先国で新しい貿易規制が施行され、現地パートナーと対応策について協議する場面です。
👨💼【Teacher / Local Partner】:
Thank you for taking the time to discuss this urgent matter. Our government just announced new trade regulations that will affect all imports starting next month. We need to understand how this will impact our ongoing shipments and what steps we must take to continue receiving your products.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand your concern. Let me ［説明する］ the situation from our side. We received the notice about the new regulations 2 weeks ago and have been working with our customs broker to review the requirements. The main changes include additional certification documents and updated product labeling standards. We need to ［確認する］ 3 key points with you today to ［準備する］ the necessary paperwork.
👨💼【Teacher / Local Partner】:
That sounds reasonable. What are the 3 points you need to confirm? We want to avoid any delays or issues at customs. Our warehouse is already running low on inventory, so we cannot afford to have shipments held up.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
First, we need to ［確認する］ whether your company can ［提供する］ a local import license number for the new system. Second, we must ［検証する］ the product classification codes under the updated regulations. Third, we need your ［承認］ to work directly with your designated customs agent to share the required technical specifications. If we can ［確認する］ these 3 points by the end of this week, we can ［準備する］ all documents and ［回避する］ any shipment delays.
👨💼【Teacher / Local Partner】:
I can provide the import license number right away. For the classification codes, I will need to check with our regulatory team and get back to you by Wednesday. Regarding the customs agent, you have my approval to contact them directly. Is there anything else we should prepare on our side?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Thank you for the quick response. One more important point: the new regulations require a country-of-origin certificate with a digital signature. We will ［手配する］ this document from our side, but we need you to ［確認する］ the delivery address for your customs agent so we can send all documents to the correct location. Please also keep in mind that the first shipment under the new regulations may take 3 to 5 business days longer than usual for customs clearance.
👨💼【Teacher / Local Partner】:
Understood. I will send you the customs agent's address by email today. The extra clearance time is acceptable as long as we can maintain a steady supply after the first shipment. I appreciate your proactive approach to handling this situation. Let's stay in close contact over the next 2 weeks to make sure everything goes smoothly.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
New trade regulations are implemented in the export destination country, requiring discussion of response strategies with local partners.
輸出先国で新しい貿易規制が施行され、現地パートナーと対応策について協議する場面です。
👨💼【Teacher / Local Partner】:
Thank you for taking the time to discuss this urgent matter. Our government just announced new trade regulations that will affect all imports starting next month. We need to understand how this will impact our ongoing shipments and what steps we must take to continue receiving your products.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand your concern. ［当方の状況をご説明させてください。］ ［新規制に関する通知を2週間前に受け取り、要件を確認するため通関業者と作業を進めてまいりました。］ The main changes include additional certification documents and updated product labeling standards. ［必要な書類を準備するため、本日3つの重要な点を確認させていただく必要があります。］
👨💼【Teacher / Local Partner】:
That sounds reasonable. What are the 3 points you need to confirm? We want to avoid any delays or issues at customs. Our warehouse is already running low on inventory, so we cannot afford to have shipments held up.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
First, we need to confirm whether your company can provide a local import license number for the new system. Second, we must verify the product classification codes under the updated regulations. Third, we need your approval to work directly with your designated customs agent to share the required technical specifications. ［今週末までにこれら3点を確認できれば、全書類を準備し出荷遅延を回避できます。］
👨💼【Teacher / Local Partner】:
I can provide the import license number right away. For the classification codes, I will need to check with our regulatory team and get back to you by Wednesday. Regarding the customs agent, you have my approval to contact them directly. Is there anything else we should prepare on our side?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Thank you for the quick response. One more important point: the new regulations require a country-of-origin certificate with a digital signature. We will arrange this document from our side, but we need you to confirm the delivery address for your customs agent so we can send all documents to the correct location. Please also keep in mind that the first shipment under the new regulations may take 3 to 5 business days longer than usual for customs clearance.
👨💼【Teacher / Local Partner】:
Understood. I will send you the customs agent's address by email today. The extra clearance time is acceptable as long as we can maintain a steady supply after the first shipment. I appreciate your proactive approach to handling this situation. Let's stay in close contact over the next 2 weeks to make sure everything goes smoothly.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A local partner contacts you about new trade regulations that will affect imports starting next month.
You need to discuss the required documents and procedures to continue shipments without delays.
現地パートナーから来月開始の新しい貿易規制について連絡があります。
遅延なく出荷を継続するため、必要書類と手順について協議する必要があります。
👨💼【Teacher / Local Partner】:
I just received information about the new import regulations. Can you explain what documents we need to prepare and how this will affect our shipment schedule?
（新しい輸入規制に関する情報を受け取りました。どのような書類を準備する必要があるか、また出荷スケジュールにどう影響するかを説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the main changes in regulations（規制の主な変更点を説明する）
２．Confirm required information from the partner（パートナーから必要な情報を確認する）
３．Describe the document preparation process（書類準備のプロセスを述べる）
４．Clarify the timeline and potential delays（タイムラインと潜在的な遅延を明確にする）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)