＜Beginner＞ Lesson No.2
Parts Delivery Delay Notice from Overseas Supplier and Response Discussion / 海外サプライヤーからの部品納期遅延連絡と対応協議
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Negotiating alternative solutions and shortened schedules with overseas suppliers due to delays in critical component delivery that could impact customer deadlines.
海外の重要部品サプライヤーから核心部品の納期遅延連絡を受け、代替案や短縮スケジュールを強く要求する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Can you explain the root cause in detail...（根本原因を詳しく説明できますか...）
２．We need to understand what actions...（どのような対策を取っているのか理解する必要があります...）
３．I understand the situation, but we need you to...（状況は理解しましたが、...していただく必要があります）
４．This would help us avoid...（これにより...を回避できます）
５．We also require daily progress updates from...（また...から毎日進捗報告をしていただく必要があります）
６．Please include the exact shipment dates...（正確な出荷日を含めてください...）
７．We'll need to share this information with...（この情報を...と共有する必要があります）
1-2 Essential words
１．serious（深刻な）
２．explain（説明する）
３．reduce（短縮する）
４．avoid（回避する）
５．require（必要とする）
６．confirm（確認する）
７．appreciate（感謝する）
８．prepare（作成する）
９．resolve（解決する）
１０．immediately（直ちに）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Negotiating alternative solutions and shortened schedules with overseas suppliers due to delays in critical component delivery that could impact customer deadlines.
海外の重要部品サプライヤーから核心部品の納期遅延連絡を受け、代替案や短縮スケジュールを強く要求する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Procurement Manager】:
Thank you for taking my call on short notice. I need to inform you that we're facing a 3-week delay on the servo motor controllers you ordered. Our sub-supplier had a production line failure last week.
（急なお電話に対応いただきありがとうございます。ご注文いただいたサーボモーターコントローラーに3週間の遅延が発生することをお伝えしなければなりません。当社の下請けサプライヤーで先週、生産ラインの故障が発生しました。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
This is a serious issue for us. We have a delivery commitment to our customer in 4 weeks. Can you explain the root cause in detail and provide a concrete recovery plan? We need to understand what actions you're taking to reduce this delay.
（これは当社にとって深刻な問題です。4週間後に顧客への納品確約があります。根本原因を詳しく説明し、具体的な回復計画を提示していただけますか。この遅延を短縮するためにどのような対策を取っているのか理解する必要があります。）
👨💼【Teacher / Supplier Procurement Manager】:
The failure happened in the circuit board assembly process. We're working with an alternative supplier in Germany, but they require 2 weeks for setup and quality approval. We can't speed up that timeline without risking defects.
（故障は回路基板の組立工程で発生しました。ドイツの代替サプライヤーと協力していますが、セットアップと品質承認に2週間必要です。不良品のリスクを冒さずにその期間を短縮することはできません。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand the situation, but we need you to consider partial shipment options. Can you ship 60 percent of the order on the original date and the remaining 40 percent 2 weeks later? This would help us avoid a complete production stop at our customer's factory. We also require daily progress updates from your side.
（状況は理解しましたが、部分出荷の選択肢を検討していただく必要があります。元の納期に注文の60パーセントを出荷し、残りの40パーセントを2週間後に出荷することは可能ですか。これにより顧客工場での生産完全停止を回避できます。また、貴社側から毎日進捗報告をしていただく必要があります。）
👨💼【Teacher / Supplier Procurement Manager】:
Let me check with our production team right away. The partial shipment idea makes sense. I'll confirm the feasibility within 2 hours and get back to you by email. Is there anything else you need from us at this point?
（すぐに当社の生産チームに確認させてください。部分出荷の案は理にかなっています。2時間以内に実現可能性を確認し、メールでご連絡いたします。現時点で他に当社に必要なことはありますか。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes. Please include the exact shipment dates, quantities for each delivery, and the name of the person in charge of this recovery plan in your email. We'll need to share this information with our customer immediately. I appreciate your quick response on this matter.
（はい。メールには正確な出荷日、各配送の数量、この回復計画の担当者名を含めてください。この情報を直ちに顧客と共有する必要があります。この件に関する迅速な対応に感謝いたします。）
👨💼【Teacher / Supplier Procurement Manager】:
Understood. I'll prepare a detailed recovery document with all those details and send it within 2 hours. Thank you for working with us to find a solution. I'll make sure we keep you updated every day until this issue is fully resolved.
（承知しました。それらの詳細をすべて含めた詳細な回復文書を作成し、2時間以内に送付いたします。解決策を見つけるためにご協力いただきありがとうございます。この問題が完全に解決するまで、毎日必ず最新情報をお伝えいたします。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Negotiating alternative solutions and shortened schedules with overseas suppliers due to delays in critical component delivery that could impact customer deadlines.
海外の重要部品サプライヤーから核心部品の納期遅延連絡を受け、代替案や短縮スケジュールを強く要求する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Procurement Manager】:
Thank you for taking my call on short notice. I need to inform you that we're facing a 3-week delay on the servo motor controllers you ordered. Our sub-supplier had a production line failure last week.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
This is a ［深刻な］ issue for us. We have a delivery commitment to our customer in 4 weeks. Can you ［説明する］ the root cause in detail and provide a concrete recovery plan? We need to understand what actions you're taking to ［短縮する］ this delay.
👨💼【Teacher / Supplier Procurement Manager】:
The failure happened in the circuit board assembly process. We're working with an alternative supplier in Germany, but they require 2 weeks for setup and quality approval. We can't speed up that timeline without risking defects.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand the situation, but we need you to consider partial shipment options. Can you ship 60 percent of the order on the original date and the remaining 40 percent 2 weeks later? This would help us ［回避する］ a complete production stop at our customer's factory. We also ［必要とする］ daily progress updates from your side.
👨💼【Teacher / Supplier Procurement Manager】:
Let me check with our production team right away. The partial shipment idea makes sense. I'll confirm the feasibility within 2 hours and get back to you by email. Is there anything else you need from us at this point?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes. Please include the exact shipment dates, quantities for each delivery, and the name of the person in charge of this recovery plan in your email. We'll need to share this information with our customer ［直ちに］. I ［感謝する］ your quick response on this matter.
👨💼【Teacher / Supplier Procurement Manager】:
Understood. I'll prepare a detailed recovery document with all those details and send it within 2 hours. Thank you for working with us to find a solution. I'll make sure we keep you updated every day until this issue is fully resolved.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Negotiating alternative solutions and shortened schedules with overseas suppliers due to delays in critical component delivery that could impact customer deadlines.
海外の重要部品サプライヤーから核心部品の納期遅延連絡を受け、代替案や短縮スケジュールを強く要求する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Procurement Manager】:
Thank you for taking my call on short notice. I need to inform you that we're facing a 3-week delay on the servo motor controllers you ordered. Our sub-supplier had a production line failure last week.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
This is a serious issue for us. We have a delivery commitment to our customer in 4 weeks. ［根本原因を詳しく説明し、具体的な回復計画を提示していただけますか。］ ［この遅延を短縮するためにどのような対策を取っているのか理解する必要があります。］
👨💼【Teacher / Supplier Procurement Manager】:
The failure happened in the circuit board assembly process. We're working with an alternative supplier in Germany, but they require 2 weeks for setup and quality approval. We can't speed up that timeline without risking defects.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand the situation, but we need you to consider partial shipment options. Can you ship 60 percent of the order on the original date and the remaining 40 percent 2 weeks later? ［これにより顧客工場での生産完全停止を回避できます。］ ［また、貴社側から毎日進捗報告をしていただく必要があります。］
👨💼【Teacher / Supplier Procurement Manager】:
Let me check with our production team right away. The partial shipment idea makes sense. I'll confirm the feasibility within 2 hours and get back to you by email. Is there anything else you need from us at this point?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes. Please include the exact shipment dates, quantities for each delivery, and the name of the person in charge of this recovery plan in your email. We'll need to share this information with our customer immediately. I appreciate your quick response on this matter.
👨💼【Teacher / Supplier Procurement Manager】:
Understood. I'll prepare a detailed recovery document with all those details and send it within 2 hours. Thank you for working with us to find a solution. I'll make sure we keep you updated every day until this issue is fully resolved.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A key component supplier has notified you of a 3-week production delay due to equipment failure.
You are the sales representative who must negotiate with the supplier to reduce the impact on your customer's delivery schedule.
海外の重要部品サプライヤーから設備故障による3週間の生産遅延の連絡が入りました。
あなたは顧客の納期への影響を最小限に抑えるため、サプライヤーと交渉する営業担当者です。
👨💼【Teacher / Supplier Procurement Manager】:
I apologize for this delay. What specific actions do you need from our side to help your situation?
（この遅延について謝罪いたします。貴社の状況を支援するために当社側からどのような具体的な対策が必要ですか。）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the impact on customer delivery（顧客納期への影響を説明する）
２．Request a detailed recovery plan（詳細な回復計画を要求する）
３．Propose partial shipment options（部分出荷の選択肢を提案する）
４．Require regular progress updates（定期的な進捗報告を要求する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)