＜Beginner＞ Lesson No.11
Urgent Additional Order from Overseas Client with Short Delivery Time Request / 海外顧客からの緊急追加発注と短納期対応要求
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Explaining short delivery possibilities, additional costs, and production schedule adjustments when important overseas customers urgently request additional industrial robots due to sudden order increases.
海外重要顧客が急激な受注増加により産業用ロボットを緊急発注し、短納期対応の可能性と追加コストを説明する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me explain our current situation...（現在の状況をご説明させてください...）
２．We need your approval on...（...についてご承認をいただく必要があります）
３．We confirmed with our production team that...（生産チームに確認したところ...）
４．We will assign our most experienced engineers to...（最も経験豊富なエンジニアを...に配置いたします）
５．All units will go through our complete testing process including...（全ての機体は...を含む完全な検査工程を経ます）
６．If any defect occurs within...（...以内に不良が発生した場合）
７．This is our standard warranty, and it applies to...（これは当社の標準保証であり、...に適用されます）
1-2 Essential words
１．urgent（緊急の）
２．deliver（納品する）
３．approve（承認する）
４．breakdown（内訳）
５．reduce（短縮する）
６．guarantee（保証する）
７．defect（不良品）
８．assign（配置する）
９．replace（交換する）
１０．review（検討する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Explaining short delivery possibilities, additional costs, and production schedule adjustments when important overseas customers urgently request additional industrial robots due to sudden order increases.
海外重要顧客が急激な受注増加により産業用ロボットを緊急発注し、短納期対応の可能性と追加コストを説明する場面です。
👨💼【Teacher / Purchasing Manager】:
Thank you for taking my call on short notice. We need to place an urgent order for 15 additional industrial robots due to a sudden increase in production demand. Can you handle expedited delivery?
（急なお電話に対応いただきありがとうございます。生産需要の急増により、産業用ロボット15台を緊急で発注する必要があります。短納期での対応は可能でしょうか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand your urgent need. Let me explain our current situation. We can deliver 10 units within 6 weeks and the remaining 5 units within 8 weeks. However, expedited production will require an additional cost of 12 percent due to overtime work and priority material procurement. We need your approval on this cost increase to proceed.
（緊急のご要望は承知いたしました。現在の状況をご説明させてください。10台は6週間以内に、残り5台は8週間以内に納品可能です。ただし、急ぎの生産には残業対応と優先的な材料調達が必要なため、12パーセントの追加費用が発生いたします。進めるにはこの費用増加についてご承認をいただく必要があります。）
👨💼【Teacher / Purchasing Manager】:
A 12 percent increase is significant. Can you provide a detailed breakdown of this additional cost? We need to justify this to our management before approval.
（12パーセントの増加はかなり大きいですね。この追加費用の詳細な内訳を提示していただけますか？承認前に経営陣へ説明する必要があります。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Certainly. The breakdown is as follows: 5 percent for overtime labor, 4 percent for priority material sourcing from our suppliers, and 3 percent for expedited logistics and quality testing. We confirmed with our production team that this is the minimum cost required to meet your 6 to 8 week timeline. Standard lead time is normally 12 weeks, so we are reducing the schedule by 4 to 6 weeks.
（承知いたしました。内訳は以下の通りです：残業労働費が5パーセント、サプライヤーからの優先材料調達が4パーセント、急送物流と品質検査が3パーセントです。生産チームに確認したところ、6週間から8週間という納期を満たすために必要な最小限の費用となります。通常のリードタイムは12週間ですので、4週間から6週間短縮することになります。）
👨💼【Teacher / Purchasing Manager】:
I see the breakdown now. One more question: if we accept this timeline and cost, can you guarantee the same quality standards as your regular production? We cannot accept any defects due to rushed work.
（内訳は理解しました。もう1つ質問があります：この納期と費用を受け入れた場合、通常生産と同じ品質基準を保証していただけますか？急ぎの作業による不良品は受け入れられません。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes, we guarantee the same quality standards. All units will go through our complete testing process including safety checks and performance validation. We will assign our most experienced engineers to this project to avoid any quality issues. If any defect occurs within the first year, we will replace the unit at no additional charge. This is our standard warranty, and it applies to expedited orders as well.
（はい、同じ品質基準を保証いたします。全ての機体は安全チェックと性能検証を含む完全な検査工程を経ます。品質問題を避けるため、最も経験豊富なエンジニアをこのプロジェクトに配置いたします。初年度に不良が発生した場合は、追加費用なしで機体を交換いたします。これは当社の標準保証であり、急ぎの注文にも適用されます。）
👨💼【Teacher / Purchasing Manager】:
That sounds reasonable. Please send me a formal quotation with the cost breakdown and delivery schedule by tomorrow. I will review it with our team and get back to you within 2 business days.
（それは妥当に思えます。明日までに費用内訳と納品スケジュールを記載した正式な見積書を送ってください。チームで検討し、2営業日以内にご連絡いたします。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Explaining short delivery possibilities, additional costs, and production schedule adjustments when important overseas customers urgently request additional industrial robots due to sudden order increases.
海外重要顧客が急激な受注増加により産業用ロボットを緊急発注し、短納期対応の可能性と追加コストを説明する場面です。
👨💼【Teacher / Purchasing Manager】:
Thank you for taking my call on short notice. We need to place an urgent order for 15 additional industrial robots due to a sudden increase in production demand. Can you handle expedited delivery?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand your ［緊急の］ need. Let me explain our current situation. We can ［納品する］ 10 units within 6 weeks and the remaining 5 units within 8 weeks. However, expedited production will require an additional cost of 12 percent due to overtime work and priority material procurement. We need your approval on this cost increase to proceed.
👨💼【Teacher / Purchasing Manager】:
A 12 percent increase is significant. Can you provide a detailed breakdown of this additional cost? We need to justify this to our management before approval.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Certainly. The ［内訳］ is as follows: 5 percent for overtime labor, 4 percent for priority material sourcing from our suppliers, and 3 percent for expedited logistics and quality testing. We confirmed with our production team that this is the minimum cost required to meet your 6 to 8 week timeline. Standard lead time is normally 12 weeks, so we are ［短縮する］ing the schedule by 4 to 6 weeks.
👨💼【Teacher / Purchasing Manager】:
I see the breakdown now. One more question: if we accept this timeline and cost, can you guarantee the same quality standards as your regular production? We cannot accept any defects due to rushed work.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes, we ［保証する］ the same quality standards. All units will go through our complete testing process including safety checks and performance validation. We will ［配置する］ our most experienced engineers to this project to avoid any quality issues. If any ［不良品］ occurs within the first year, we will ［交換する］ the unit at no additional charge. This is our standard warranty, and it applies to expedited orders as well.
👨💼【Teacher / Purchasing Manager】:
That sounds reasonable. Please send me a formal quotation with the cost breakdown and delivery schedule by tomorrow. I will review it with our team and get back to you within 2 business days.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Explaining short delivery possibilities, additional costs, and production schedule adjustments when important overseas customers urgently request additional industrial robots due to sudden order increases.
海外重要顧客が急激な受注増加により産業用ロボットを緊急発注し、短納期対応の可能性と追加コストを説明する場面です。
👨💼【Teacher / Purchasing Manager】:
Thank you for taking my call on short notice. We need to place an urgent order for 15 additional industrial robots due to a sudden increase in production demand. Can you handle expedited delivery?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand your urgent need. ［現在の状況をご説明させてください。］ We can deliver 10 units within 6 weeks and the remaining 5 units within 8 weeks. However, expedited production will require an additional cost of 12 percent due to overtime work and priority material procurement. ［進めるにはこの費用増加についてご承認をいただく必要があります。］
👨💼【Teacher / Purchasing Manager】:
A 12 percent increase is significant. Can you provide a detailed breakdown of this additional cost? We need to justify this to our management before approval.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Certainly. The breakdown is as follows: 5 percent for overtime labor, 4 percent for priority material sourcing from our suppliers, and 3 percent for expedited logistics and quality testing. ［生産チームに確認したところ、6週間から8週間という納期を満たすために必要な最小限の費用となります。］ Standard lead time is normally 12 weeks, so we are reducing the schedule by 4 to 6 weeks.
👨💼【Teacher / Purchasing Manager】:
I see the breakdown now. One more question: if we accept this timeline and cost, can you guarantee the same quality standards as your regular production? We cannot accept any defects due to rushed work.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes, we guarantee the same quality standards. All units will go through our complete testing process including safety checks and performance validation. ［最も経験豊富なエンジニアをこのプロジェクトに配置いたします。］ If any defect occurs within the first year, we will replace the unit at no additional charge. This is our standard warranty, and it applies to expedited orders as well.
👨💼【Teacher / Purchasing Manager】:
That sounds reasonable. Please send me a formal quotation with the cost breakdown and delivery schedule by tomorrow. I will review it with our team and get back to you within 2 business days.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A key overseas customer requests an urgent order for additional industrial robots due to sudden production increase.
The sales representative must explain expedited delivery options, additional costs, and production schedule adjustments.
海外の重要顧客が生産急増により産業用ロボットの緊急追加発注を要請してきた。
営業担当者は短納期対応の可能性、追加費用、生産スケジュール調整について説明しなければならない。
👨💼【Teacher / Purchasing Manager】:
We need 15 additional robots urgently. Can you explain your expedited delivery options and any additional costs involved?
（15台のロボットを緊急で必要としています。短納期対応の選択肢と追加費用について説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the delivery timeline（納品スケジュールを説明する）
２．Provide the cost breakdown（費用内訳を提示する）
３．Guarantee quality standards（品質基準を保証する）
４．Confirm warranty coverage（保証範囲を確認する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)