＜Upper-Intermediate＞ Lesson No.6
Technical Specification Compliance Verification / 技術仕様の適合性確認交渉
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Resolving inconsistencies between technical specifications provided by the overseas client and local environmental regulations.
海外クライアントから提供された技術仕様書と現地環境規制との不整合が発見され、仕様修正について解決する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．We take this matter very seriously（この件を非常に重く受け止める）
２．We will investigate the root cause immediately（直ちに根本原因を調査する）
３．We will prepare the replacement components from...（...から代替部品を準備する）
４．We can ship ... units within...（...日以内に...個を出荷できる）
５．We will send you our quality test report before...（...前に品質試験報告書をお送りする）
６．We will prepare a complete action plan including...（...を含む完全な行動計画を準備する）
７．We will keep you updated on our progress...（進捗状況を...お知らせする）
1-2 Essential words
１．apologize（お詫びする）
２．confirm（確認する）
３．explain（説明する）
４．improve（改善する）
５．prevent（防ぐ）
６．arrange（手配する）
７．appreciate（感謝する）
８．immediately（直ちに）
９．detailed（詳細な）
１０．qualified（合格した）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Resolving inconsistencies between technical specifications provided by the overseas client and local environmental regulations.
海外クライアントから提供された技術仕様書と現地環境規制との不整合が発見され、仕様修正について解決する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
Thank you for taking the time to meet with us today. We need to discuss the quality issue we found during the inspection of the components you delivered last week.
（本日はお時間をいただきありがとうございます。先週納品いただいた部品の検査で発見された品質問題について話し合う必要があります。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your concern. We take this matter very seriously. Could you explain the details of the defect you found?
（ご懸念は理解しております。この件は非常に重く受け止めております。発見された不良の詳細を説明していただけますか？）
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
The components failed the pressure test. 15 out of 100 units showed cracks under the required pressure level. This does not meet the specification we agreed on.
（部品が耐圧試験に不合格でした。100個中15個が規定圧力下でひび割れを示しました。これは合意した仕様を満たしていません。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I apologize for this situation. We will investigate the root cause immediately. First, we will check the manufacturing process. Second, we will review the material quality records. Third, we will confirm if the test conditions were correct at our facility.
（この状況についてお詫び申し上げます。直ちに根本原因を調査いたします。第一に、製造工程を確認します。第二に、材料品質記録を見直します。第三に、当社施設での試験条件が正しかったか確認します。）
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
We appreciate your quick response. However, we need replacement components within 2 weeks. Can you arrange an emergency shipment? Our plant construction schedule depends on this delivery.
（迅速な対応に感謝します。しかし、2週間以内に代替部品が必要です。緊急出荷を手配できますか？当社のプラント建設スケジュールはこの納品に依存しています。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Understood. We will prepare the replacement components from our backup inventory. We can ship 100 qualified units within 10 days. We will also send you our quality test report before shipment to confirm all units meet the specification.
（承知しました。バックアップ在庫から代替部品を準備いたします。10日以内に合格品100個を出荷できます。また、すべての部品が仕様を満たすことを確認するため、出荷前に品質試験報告書をお送りします。）
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
That timeline works for us. One more thing — we require you to improve your quality control system. Please provide us with a detailed action plan to prevent this from happening again.
（その日程で問題ありません。もう一点、品質管理体制の改善を求めます。この問題の再発を防ぐための詳細な行動計画を提出してください。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Absolutely. We will prepare a complete action plan including the root cause analysis, corrective actions, and preventive measures. We will send it to you by the end of this week. We will also arrange a follow-up meeting to explain our improvement plan in detail.
（もちろんです。根本原因分析、是正措置、予防措置を含む完全な行動計画を準備いたします。今週末までにお送りします。また、改善計画を詳しく説明するためのフォローアップ会議も手配いたします。）
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
Thank you for your commitment. We expect the replacement components on time and look forward to receiving your action plan. Let us work together to resolve this issue and maintain our partnership.
（お約束いただきありがとうございます。代替部品の期日通りの納品と行動計画の受領を期待しています。この問題を解決し、パートナーシップを維持するために協力しましょう。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Thank you for your understanding. We will keep you updated on our progress every step of the way. We value this partnership and will do everything to prevent similar issues in the future.
（ご理解いただきありがとうございます。進捗状況を逐一お知らせいたします。このパートナーシップを大切にしており、今後同様の問題を防ぐためにあらゆる手を尽くします。）
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
I appreciate your professional approach. We will wait for your action plan and the replacement shipment. Please contact us immediately if any issue comes up during the preparation.
（プロフェッショナルな対応に感謝します。行動計画と代替品の出荷をお待ちしています。準備中に何か問題が発生した場合は直ちにご連絡ください。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Resolving inconsistencies between technical specifications provided by the overseas client and local environmental regulations.
海外クライアントから提供された技術仕様書と現地環境規制との不整合が発見され、仕様修正について解決する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
Thank you for taking the time to meet with us today. We need to discuss the quality issue we found during the inspection of the components you delivered last week.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your concern. We take this matter very seriously. Could you ［説明する］ the details of the defect you found?
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
The components failed the pressure test. 15 out of 100 units showed cracks under the required pressure level. This does not meet the specification we agreed on.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I ［お詫びする］ for this situation. We will investigate the root cause ［直ちに］. First, we will check the manufacturing process. Second, we will review the material quality records. Third, we will ［確認する］ if the test conditions were correct at our facility.
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
We appreciate your quick response. However, we need replacement components within 2 weeks. Can you arrange an emergency shipment? Our plant construction schedule depends on this delivery.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Understood. We will prepare the replacement components from our backup inventory. We can ship 100 ［合格した］ units within 10 days. We will also send you our quality test report before shipment to ［確認する］ all units meet the specification.
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
That timeline works for us. One more thing — we require you to improve your quality control system. Please provide us with a detailed action plan to prevent this from happening again.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Absolutely. We will prepare a complete action plan including the root cause analysis, corrective actions, and preventive measures. We will send it to you by the end of this week. We will also ［手配する］ a follow-up meeting to ［説明する］ our improvement plan in detail.
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
Thank you for your commitment. We expect the replacement components on time and look forward to receiving your action plan. Let us work together to resolve this issue and maintain our partnership.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Thank you for your understanding. We will keep you updated on our progress every step of the way. We value this partnership and will do everything to ［防ぐ］ similar issues in the future.
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
I appreciate your professional approach. We will wait for your action plan and the replacement shipment. Please contact us immediately if any issue comes up during the preparation.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Resolving inconsistencies between technical specifications provided by the overseas client and local environmental regulations.
海外クライアントから提供された技術仕様書と現地環境規制との不整合が発見され、仕様修正について解決する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
Thank you for taking the time to meet with us today. We need to discuss the quality issue we found during the inspection of the components you delivered last week.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your concern. ［この件は非常に重く受け止めております。］ Could you explain the details of the defect you found?
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
The components failed the pressure test. 15 out of 100 units showed cracks under the required pressure level. This does not meet the specification we agreed on.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I apologize for this situation. ［直ちに根本原因を調査いたします。］ First, we will check the manufacturing process. Second, we will review the material quality records. Third, we will confirm if the test conditions were correct at our facility.
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
We appreciate your quick response. However, we need replacement components within 2 weeks. Can you arrange an emergency shipment? Our plant construction schedule depends on this delivery.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Understood. ［バックアップ在庫から代替部品を準備いたします。］ ［10日以内に合格品100個を出荷できます。］ We will also send you our quality test report before shipment to confirm all units meet the specification.
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
That timeline works for us. One more thing — we require you to improve your quality control system. Please provide us with a detailed action plan to prevent this from happening again.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Absolutely. We will prepare a complete action plan including the root cause analysis, corrective actions, and preventive measures. We will send it to you by the end of this week. We will also arrange a follow-up meeting to explain our improvement plan in detail.
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
Thank you for your commitment. We expect the replacement components on time and look forward to receiving your action plan. Let us work together to resolve this issue and maintain our partnership.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Thank you for your understanding. We will keep you updated on our progress every step of the way. We value this partnership and will do everything to prevent similar issues in the future.
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
I appreciate your professional approach. We will wait for your action plan and the replacement shipment. Please contact us immediately if any issue comes up during the preparation.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A quality defect was found during the inspection of critical components for plant construction.
The project manager must request detailed investigation, emergency replacement, and quality system improvement from the supplier.
プラント建設用の重要部品の検査で品質不良が発見された。
プロジェクトマネージャーはサプライヤーに詳細調査、緊急代替品、品質体制改善を要求しなければならない。
👨💼【Teacher / Supplier Quality Manager】:
We found defects in the components you delivered. Can you explain how you will handle this quality issue and provide replacement units?
（納品された部品に不良が見つかりました。この品質問題にどう対処し、代替品を提供するか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１． Apologize and take responsibility
２． Explain the investigation plan
３． Provide the replacement schedule
４． Describe quality improvement actions
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)