＜Beginner＞ Lesson No.28
Special Arrangements for Product Transportation to Overseas Trade Shows / 海外展示会での商品輸送に関する特別手配
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Temporary export-import procedures are needed for overseas exhibition participation, requiring discussion of optimal procedures for reliable transport.
海外展示会出展で一時輸出入手続きが必要となり、確実な商品搬入・搬出のための最適手続きについて協議する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．I appreciate your...（...に感謝します）
２．Could you clarify the required documents...（必要書類を明確にしていただけますか...）
３．We want to avoid any delays...（遅延を避けたいと考えています...）
４．I need to confirm one important point...（重要な点を1つ確認する必要があります...）
５．What happens if we cannot...（...できない場合はどうなりますか）
６．I will discuss the timeline with...（...とスケジュールを話し合います）
７．I want to prepare everything in advance...（すべてを事前に準備したいと考えています...）
1-2 Essential words
１．explain（説明する）
２．clarify（明確にする）
３．avoid（避ける）
４．delay（遅延）
５．confirm（確認する）
６．important（重要な）
７．depending on（...次第で）
８．advance（事前に）
９．provide（提供する）
１０．arrange（手配する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Temporary export-import procedures are needed for overseas exhibition participation, requiring discussion of optimal procedures for reliable transport.
海外展示会出展で一時輸出入手続きが必要となり、確実な商品搬入・搬出のための最適手続きについて協議する場面です。
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
Thank you for meeting with me today. I need to explain the temporary export and import procedures for your exhibition in Germany. The process requires specific documentation and timing to ensure your products arrive on schedule.
（本日はお時間をいただきありがとうございます。ドイツでの展示会に向けた一時輸出入手続きについてご説明する必要があります。製品が予定通りに到着するよう、特定の書類とタイミングが必要です。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I appreciate your explanation. Could you clarify the required documents and the lead time we need to prepare them? We want to avoid any delays that might affect the exhibition schedule.
（ご説明ありがとうございます。必要書類と準備に必要なリードタイムを明確にしていただけますか？展示会スケジュールに影響する遅延を避けたいと考えています。）
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
You need a commercial invoice, packing list, and ATA Carnet for temporary admission. The Carnet application takes 10 business days minimum. I recommend starting the process 4 weeks before shipment to handle any issues.
（商業送り状、梱包明細書、そして一時輸入のためのATAカルネが必要です。カルネ申請には最低10営業日かかります。問題に対処できるよう、出荷の4週間前に手続きを開始することをお勧めします。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Understood. Our exhibition starts in 6 weeks, so we have enough time. However, I need to confirm one important point. What happens if we cannot bring the products back within the Carnet validity period? We might need to extend the display period depending on customer response.
（承知しました。展示会開始まで6週間ありますので、十分な時間があります。ただし、重要な点を1つ確認する必要があります。カルネの有効期間内に製品を持ち帰れない場合はどうなりますか？顧客の反応次第では展示期間を延長する必要があるかもしれません。）
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
That is a critical issue. The ATA Carnet is valid for 12 months, but you must report any extension to customs in advance. If you exceed the period without notice, you will pay import duties and taxes. I suggest we set the return date 2 weeks after the exhibition ends to provide flexibility.
（それは重要な問題です。ATAカルネは12か月間有効ですが、延長する場合は事前に税関に報告する必要があります。通知なしに期間を超過すると、輸入関税と税金を支払うことになります。柔軟性を持たせるため、展示会終了の2週間後に返送日を設定することをお勧めします。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
That makes sense. I will discuss the timeline with our sales team and confirm the return schedule. One more question: what documents do we need when we ship the products back to Japan? I want to prepare everything in advance to avoid issues at the destination.
（それは理にかなっています。スケジュールを営業チームと話し合い、返送予定を確認します。もう1つ質問があります。製品を日本に送り返す際にはどのような書類が必要ですか？到着地での問題を避けるため、すべてを事前に準備したいと考えています。）
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
You need to present the original ATA Carnet and a completed re-export declaration at German customs. I will provide you with a checklist and sample forms. Please contact me 3 days before the return shipment so I can arrange customs clearance support at both ends.
（ドイツ税関でオリジナルのATAカルネと記入済みの再輸出申告書を提示する必要があります。チェックリストと見本書式をお渡しします。両国での通関支援を手配できるよう、返送出荷の3日前にご連絡ください。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Temporary export-import procedures are needed for overseas exhibition participation, requiring discussion of optimal procedures for reliable transport.
海外展示会出展で一時輸出入手続きが必要となり、確実な商品搬入・搬出のための最適手続きについて協議する場面です。
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
Thank you for meeting with me today. I need to explain the temporary export and import procedures for your exhibition in Germany. The process requires specific documentation and timing to ensure your products arrive on schedule.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I appreciate your ［説明する］. Could you ［明確にする］ the required documents and the lead time we need to prepare them? We want to ［避ける］ any ［遅延］ that might affect the exhibition schedule.
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
You need a commercial invoice, packing list, and ATA Carnet for temporary admission. The Carnet application takes 10 business days minimum. I recommend starting the process 4 weeks before shipment to handle any issues.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Understood. Our exhibition starts in 6 weeks, so we have enough time. However, I need to ［確認する］ one ［重要な］ point. What happens if we cannot bring the products back within the Carnet validity period? We might need to extend the display period ［...次第で］ customer response.
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
That is a critical issue. The ATA Carnet is valid for 12 months, but you must report any extension to customs in advance. If you exceed the period without notice, you will pay import duties and taxes. I suggest we set the return date 2 weeks after the exhibition ends to provide flexibility.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
That makes sense. I will discuss the timeline with our sales team and ［確認する］ the return schedule. One more question: what documents do we need when we ship the products back to Japan? I want to prepare everything in ［事前に］ to ［避ける］ issues at the destination.
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
You need to present the original ATA Carnet and a completed re-export declaration at German customs. I will provide you with a checklist and sample forms. Please contact me 3 days before the return shipment so I can arrange customs clearance support at both ends.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Temporary export-import procedures are needed for overseas exhibition participation, requiring discussion of optimal procedures for reliable transport.
海外展示会出展で一時輸出入手続きが必要となり、確実な商品搬入・搬出のための最適手続きについて協議する場面です。
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
Thank you for meeting with me today. I need to explain the temporary export and import procedures for your exhibition in Germany. The process requires specific documentation and timing to ensure your products arrive on schedule.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I appreciate your explanation. ［必要書類と準備に必要なリードタイムを明確にしていただけますか？］ ［展示会スケジュールに影響する遅延を避けたいと考えています。］
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
You need a commercial invoice, packing list, and ATA Carnet for temporary admission. The Carnet application takes 10 business days minimum. I recommend starting the process 4 weeks before shipment to handle any issues.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Understood. Our exhibition starts in 6 weeks, so we have enough time. However, ［重要な点を1つ確認する必要があります。］ What happens if we cannot bring the products back within the Carnet validity period? We might need to extend the display period depending on customer response.
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
That is a critical issue. The ATA Carnet is valid for 12 months, but you must report any extension to customs in advance. If you exceed the period without notice, you will pay import duties and taxes. I suggest we set the return date 2 weeks after the exhibition ends to provide flexibility.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
That makes sense. I will discuss the timeline with our sales team and confirm the return schedule. One more question: what documents do we need when we ship the products back to Japan? ［到着地での問題を避けるため、すべてを事前に準備したいと考えています。］
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
You need to present the original ATA Carnet and a completed re-export declaration at German customs. I will provide you with a checklist and sample forms. Please contact me 3 days before the return shipment so I can arrange customs clearance support at both ends.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
Your company is preparing for an international exhibition and needs to complete temporary export and import procedures.
A customs broker explains the required documents, timeline, and important points to ensure smooth customs clearance.
あなたの会社は国際展示会の準備をしており、一時輸出入手続きを完了する必要があります。
通関業者が、スムーズな通関を確保するために必要な書類、スケジュール、重要事項を説明します。
👨💼【Teacher / Customs Broker】:
I need to explain the temporary import procedures for your exhibition. Could you tell me your current timeline and any concerns you have about the process?
（展示会の一時輸入手続きについてご説明する必要があります。現在のスケジュールと手続きに関する懸念事項を教えていただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the exhibition schedule（展示会スケジュールを説明する）
２．Clarify required documents（必要書類を明確にする）
３．Confirm the lead time for preparation（準備のリードタイムを確認する）
４．Arrange support for customs clearance（通関支援を手配する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)