＜Beginner＞ Lesson No.4
Emergency Response for Delivery Delays / 納期遅延に関する緊急対応
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Addressing potential delivery delays of critical components and proposing alternative solutions to minimize impact on customer's production schedule.
重要部品の納期遅延可能性に対処し、顧客の生産計画への影響を最小限に抑える代替案を提案する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．I sincerely apologize for...（...について心よりお詫び申し上げます）
２．The root cause is...（根本原因は...です）
３．We are working with...（...と協力しています）
４．We can ship...（...を出荷できます）
５．This will increase the cost by...（これによりコストが...増加します）
６．I will send you...（...をお送りします）
７．We will also assign...（...も配置いたします）
1-2 Essential words
１．apologize（お詫びする）
２．root cause（根本原因）
３．reduce（軽減する）
４．shipment（出荷）
５．arrive（到着する）
６．increase（増加する）
７．cover（負担する）
８．support（支援する）
９．confirm（確認する）
１０．monitor（監視する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Addressing potential delivery delays of critical components and proposing alternative solutions to minimize impact on customer's production schedule.
重要部品の納期遅延可能性に対処し、顧客の生産計画への影響を最小限に抑える代替案を提案する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
We received your notice about the potential delay on the critical components. Our production line depends on those parts, and any delay will stop our entire operation. Could you explain the root cause and provide a concrete recovery plan?
（重要部品の遅延可能性についての通知を受け取りました。当社の生産ラインはその部品に依存しており、遅延があれば全体の操業が停止します。根本原因を説明し、具体的な回復計画を提示していただけますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I sincerely apologize for this situation. The root cause is a quality issue at our supplier's factory, which delayed their shipment by 2 weeks. We are working with an alternative supplier to reduce the impact on your schedule.
（この状況について心よりお詫び申し上げます。根本原因は当社サプライヤーの工場での品質問題であり、それにより出荷が2週間遅延しました。貴社のスケジュールへの影響を軽減するため、代替サプライヤーと協力しています。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
2 weeks is a serious problem for us. We need those components in 10 days to avoid a production stop. What alternative options can you offer to meet our deadline?
（2週間は当社にとって深刻な問題です。生産停止を避けるため、10日以内にその部品が必要です。納期を守るためにどのような代替案を提示できますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We can ship 60 percent of the order from our backup inventory within 5 business days. The remaining 40 percent will arrive in 12 days through air shipment instead of sea freight. This will increase the cost by 3000 USD, but we will cover that expense to support your operation.
（バックアップ在庫から注文の60パーセントを5営業日以内に出荷できます。残りの40パーセントは海上輸送ではなく航空便で12日後に到着します。これによりコストが3000米ドル増加しますが、貴社の操業を支援するため当社がその費用を負担いたします。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That sounds reasonable, but I need written confirmation today. Can you send me the revised delivery schedule with tracking details and a formal apology letter by the end of the day?
（それは妥当に思えますが、本日中に書面での確認が必要です。本日中に追跡詳細を含む改訂納期スケジュールと正式な謝罪文を送付していただけますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Absolutely. I will send you the complete documentation including the shipment plan, tracking numbers, and our formal apology within 3 hours. We will also assign a dedicated support team to monitor this delivery closely and provide daily updates until all components arrive. Thank you for your understanding during this difficult situation.
（承知いたしました。出荷計画、追跡番号、正式な謝罪を含む完全な書類を3時間以内にお送りします。また、すべての部品が到着するまで、この配送を綿密に監視し毎日更新情報を提供する専任サポートチームを配置いたします。この困難な状況でのご理解に感謝いたします。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Good. I appreciate your quick response and the cost coverage. Please make sure the first shipment arrives on time, as we cannot afford any further delays. I will wait for your documentation.
（結構です。迅速な対応とコスト負担に感謝します。これ以上の遅延は許容できませんので、最初の出荷が確実に時間通りに到着するようにしてください。書類をお待ちしています。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Addressing potential delivery delays of critical components and proposing alternative solutions to minimize impact on customer's production schedule.
重要部品の納期遅延可能性に対処し、顧客の生産計画への影響を最小限に抑える代替案を提案する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
We received your notice about the potential delay on the critical components. Our production line depends on those parts, and any delay will stop our entire operation. Could you explain the root cause and provide a concrete recovery plan?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I sincerely ［お詫びする］ for this situation. The ［根本原因］ is a quality issue at our supplier's factory, which delayed their ［出荷］ by 2 weeks. We are working with an alternative supplier to ［軽減する］ the impact on your schedule.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
2 weeks is a serious problem for us. We need those components in 10 days to avoid a production stop. What alternative options can you offer to meet our deadline?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We can ship 60 percent of the order from our backup inventory within 5 business days. The remaining 40 percent will ［到着する］ in 12 days through air ［出荷］ instead of sea freight. This will ［増加する］ the cost by 3000 USD, but we will ［負担する］ that expense to ［支援する］ your operation.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That sounds reasonable, but I need written confirmation today. Can you send me the revised delivery schedule with tracking details and a formal apology letter by the end of the day?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Absolutely. I will send you the complete documentation including the ［出荷］ plan, tracking numbers, and our formal apology within 3 hours. We will also assign a dedicated ［支援する］ team to ［監視する］ this delivery closely and provide daily updates until all components ［到着する］. Thank you for your understanding during this difficult situation.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Good. I appreciate your quick response and the cost coverage. Please make sure the first shipment arrives on time, as we cannot afford any further delays. I will wait for your documentation.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Addressing potential delivery delays of critical components and proposing alternative solutions to minimize impact on customer's production schedule.
重要部品の納期遅延可能性に対処し、顧客の生産計画への影響を最小限に抑える代替案を提案する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
We received your notice about the potential delay on the critical components. Our production line depends on those parts, and any delay will stop our entire operation. Could you explain the root cause and provide a concrete recovery plan?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
［この状況について心よりお詫び申し上げます。］ ［根本原因は当社サプライヤーの工場での品質問題であり、それにより出荷が2週間遅延しました。］ ［貴社のスケジュールへの影響を軽減するため、代替サプライヤーと協力しています。］
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
2 weeks is a serious problem for us. We need those components in 10 days to avoid a production stop. What alternative options can you offer to meet our deadline?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
［バックアップ在庫から注文の60パーセントを5営業日以内に出荷できます。］ The remaining 40 percent will arrive in 12 days through air shipment instead of sea freight. This will increase the cost by 3000 USD, but we will cover that expense to support your operation.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That sounds reasonable, but I need written confirmation today. Can you send me the revised delivery schedule with tracking details and a formal apology letter by the end of the day?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Absolutely. I will send you the complete documentation including the shipment plan, tracking numbers, and our formal apology within 3 hours. We will also assign a dedicated support team to monitor this delivery closely and provide daily updates until all components arrive. Thank you for your understanding during this difficult situation.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Good. I appreciate your quick response and the cost coverage. Please make sure the first shipment arrives on time, as we cannot afford any further delays. I will wait for your documentation.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A critical component delivery is delayed due to a supplier quality issue, and the customer's production line will stop without the parts.
The sales representative must explain the cause and offer alternative solutions to reduce the impact on the customer's schedule.
海外顧客の生産ラインで使用される重要部品の納期が遅延する可能性が発生し、顧客が緊急対応を求めている。
営業担当が顧客に対して遅延の原因と代替案を説明し、顧客の生産計画への影響を最小限に抑える解決策を提示する必要がある。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
We just heard about the delay on our critical parts. Can you explain what happened and how you plan to resolve this issue?
（重要部品の遅延について聞きました。何が起こったのか、そしてこの問題をどのように解決する予定か説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the root cause clearly（根本原因を明確に説明する）
２．Offer a concrete recovery plan（具体的な回復計画を提示する）
３．Show cost coverage commitment（コスト負担の約束を示す）
４．Provide ongoing support details（継続的なサポート詳細を提供する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)