＜Beginner＞ Lesson No.10
Emergency Response to Inventory Management Issues at Overseas Warehouse / 海外倉庫での在庫管理問題への緊急対応
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Inventory discrepancies and product damage are discovered at overseas warehouses, requiring urgent response strategies for inventory replenishment.
海外倉庫で在庫不一致や商品破損が発覚し、在庫補充や代替商品手配について緊急対応策を協議する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．I appreciate you reaching out...（すぐに連絡していただき感謝します）
２．Could you explain the root cause of...（...の根本原因を説明していただけますか）
３．We need to understand the situation before...（...する前に状況を把握する必要があります）
４．We need to arrange replacement stock for...（...の代替在庫を手配する必要があります）
５．Can you confirm the lead time for...（...のリードタイムを確認していただけますか）
６．I will also prepare a report for...（...のためにレポートを準備します）
７．This will help us keep...（これにより...を維持できます）
1-2 Essential words
１．appreciate（感謝する）
２．explain（説明する）
３．root cause（根本原因）
４．arrange（手配する）
５．replacement（代替）
６．confirm（確認する）
７．receive（受け取る）
８．deliver（配達する）
９．prepare（準備する）
１０．keep（維持する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Inventory discrepancies and product damage are discovered at overseas warehouses, requiring urgent response strategies for inventory replenishment.
海外倉庫で在庫不一致や商品破損が発覚し、在庫補充や代替商品手配について緊急対応策を協議する場面です。
👨💼【Teacher / Warehouse Manager】:
Thank you for taking my call. We found a discrepancy in the inventory count and some damaged items in our warehouse. I need to explain the details and discuss how we can resolve this quickly.
（お電話ありがとうございます。倉庫で在庫数量の不一致といくつかの破損商品を発見しました。詳細を説明し、迅速に解決する方法を協議する必要があります。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I appreciate you reaching out immediately. Could you explain the root cause of the discrepancy and the extent of the damage? We need to understand the situation before we contact our customer.
（すぐにご連絡いただきありがとうございます。不一致の根本原因と破損の程度を説明していただけますか？顧客に連絡する前に状況を把握する必要があります。）
👨💼【Teacher / Warehouse Manager】:
The root cause is a system error during our last stock update. We recorded 500 units, but the actual count is 470 units. Additionally, 15 units have visible damage from improper handling during unloading.
（根本原因は前回の在庫更新時のシステムエラーです。500個を記録しましたが、実際の数は470個です。さらに、荷降ろし時の不適切な取り扱いにより15個に目に見える破損があります。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand the situation. We need to arrange replacement stock for the 30 missing units and the 15 damaged units as soon as possible. Can you confirm the lead time for receiving new inventory if we ship today? Our customer expects delivery by the end of next week.
（状況を理解しました。不足している30個と破損した15個の代替在庫をできるだけ早く手配する必要があります。本日出荷した場合、新しい在庫を受け取るまでのリードタイムを確認していただけますか？顧客は来週末までの配達を期待しています。）
👨💼【Teacher / Warehouse Manager】:
If you ship today, we can receive the replacement stock in 5 business days. That means we can deliver to your customer on time. What about the damaged units? Should we dispose of them or return them to you?
（本日出荷していただければ、5営業日で代替在庫を受け取れます。つまり、顧客に予定通り配達できます。破損品についてはどうしましょうか？廃棄すべきか、返送すべきでしょうか？）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Please keep the damaged units for now. We will arrange a pickup within 10 business days for inspection and record purposes. I will also prepare a report for our customer to explain the delay risk and our recovery plan. This will help us keep their trust.
（破損品は今のところ保管しておいてください。検査と記録のため、10営業日以内に引き取りを手配します。また、遅延リスクと回復計画を説明するため、顧客向けのレポートを準備します。これにより顧客の信頼を維持できます。）
👨💼【Teacher / Warehouse Manager】:
Understood. I will keep the damaged units in a separate area and wait for your pickup arrangement. Thank you for handling this so quickly and professionally.
（承知しました。破損品は別のエリアに保管し、引き取り手配をお待ちします。迅速かつプロフェッショナルに対応していただきありがとうございます。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Inventory discrepancies and product damage are discovered at overseas warehouses, requiring urgent response strategies for inventory replenishment.
海外倉庫で在庫不一致や商品破損が発覚し、在庫補充や代替商品手配について緊急対応策を協議する場面です。
👨💼【Teacher / Warehouse Manager】:
Thank you for taking my call. We found a discrepancy in the inventory count and some damaged items in our warehouse. I need to explain the details and discuss how we can resolve this quickly.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I ［感謝する］ you reaching out immediately. Could you ［説明する］ the ［根本原因］ of the discrepancy and the extent of the damage? We need to understand the situation before we contact our customer.
👨💼【Teacher / Warehouse Manager】:
The root cause is a system error during our last stock update. We recorded 500 units, but the actual count is 470 units. Additionally, 15 units have visible damage from improper handling during unloading.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand the situation. We need to ［手配する］ ［代替］ stock for the 30 missing units and the 15 damaged units as soon as possible. Can you ［確認する］ the lead time for receiving new inventory if we ship today? Our customer expects delivery by the end of next week.
👨💼【Teacher / Warehouse Manager】:
If you ship today, we can receive the replacement stock in 5 business days. That means we can deliver to your customer on time. What about the damaged units? Should we dispose of them or return them to you?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Please ［維持する］ the damaged units for now. We will ［手配する］ a pickup within 10 business days for inspection and record purposes. I will also ［準備する］ a report for our customer to ［説明する］ the delay risk and our recovery plan. This will help us ［維持する］ their trust.
👨💼【Teacher / Warehouse Manager】:
Understood. I will keep the damaged units in a separate area and wait for your pickup arrangement. Thank you for handling this so quickly and professionally.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Inventory discrepancies and product damage are discovered at overseas warehouses, requiring urgent response strategies for inventory replenishment.
海外倉庫で在庫不一致や商品破損が発覚し、在庫補充や代替商品手配について緊急対応策を協議する場面です。
👨💼【Teacher / Warehouse Manager】:
Thank you for taking my call. We found a discrepancy in the inventory count and some damaged items in our warehouse. I need to explain the details and discuss how we can resolve this quickly.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I appreciate you reaching out immediately. ［不一致の根本原因と破損の程度を説明していただけますか？］ ［顧客に連絡する前に状況を把握する必要があります。］
👨💼【Teacher / Warehouse Manager】:
The root cause is a system error during our last stock update. We recorded 500 units, but the actual count is 470 units. Additionally, 15 units have visible damage from improper handling during unloading.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand the situation. ［不足している30個と破損した15個の代替在庫をできるだけ早く手配する必要があります。］ Can you confirm the lead time for receiving new inventory if we ship today? Our customer expects delivery by the end of next week.
👨💼【Teacher / Warehouse Manager】:
If you ship today, we can receive the replacement stock in 5 business days. That means we can deliver to your customer on time. What about the damaged units? Should we dispose of them or return them to you?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Please keep the damaged units for now. We will arrange a pickup within 10 business days for inspection and record purposes. ［また、遅延リスクと回復計画を説明するため、顧客向けのレポートを準備します。］ This will help us keep their trust.
👨💼【Teacher / Warehouse Manager】:
Understood. I will keep the damaged units in a separate area and wait for your pickup arrangement. Thank you for handling this so quickly and professionally.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A warehouse manager reports inventory discrepancies and damaged goods to the trade administration staff.
The trade administration staff must arrange replacement stock and prepare a customer report to minimize delivery impact.
海外倉庫の管理者が在庫不一致と破損商品を貿易事務担当者に報告します。
貿易事務担当者は代替在庫を手配し、配達への影響を最小限に抑えるため顧客向けレポートを準備する必要があります。
👨💼【Teacher / Warehouse Manager】:
We have a stock issue that affects your customer order. Can you explain how you will handle the replacement and communicate with the customer?
（顧客注文に影響する在庫問題が発生しています。代替品の手配と顧客への連絡をどのように行うか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the root cause of the issue（問題の根本原因を説明する）
２．Arrange replacement stock quickly（代替在庫を迅速に手配する）
３．Confirm the lead time for delivery（配達のリードタイムを確認する）
４．Prepare a report for the customer（顧客向けのレポートを準備する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)