＜Elementary＞ Lesson No.4
Apology for Delivery Delay and Presenting Solutions / 納期遅延の謝罪と対応策提示
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
A supplier's production trouble causes delivery delays to overseas customers, necessitating urgent communication with sincere apologies and concrete solutions.
サプライヤーの生産トラブルにより海外顧客への納期遅延が発生し、誠実な謝罪と具体的解決策を緊急提示する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．I sincerely apologize for...（...について心よりお詫び申し上げます）
２．Let me explain the details...（詳細を説明させてください...）
３．We prepared two options...（2つの選択肢を用意しました...）
４．We can ship ... percent of your order...（ご注文の...パーセントを出荷できます）
５．We will cover the additional...（追加の...を当社が負担いたします）
６．We also confirmed with our supplier that...（また、サプライヤーに確認し...ということを約束してもらいました）
７．Please send me the updated...（更新された...を送ってください）
1-2 Essential words
１．delay（遅延）
２．explain（説明する）
３．require（必要とする）
４．reduce（減らす）
５．prepare（用意する）
６．ship（出荷する）
７．cover（負担する）
８．confirm（確認する）
９．improve（改善する）
１０．appreciate（感謝する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A supplier's production trouble causes delivery delays to overseas customers, necessitating urgent communication with sincere apologies and concrete solutions.
サプライヤーの生産トラブルにより海外顧客への納期遅延が発生し、誠実な謝罪と具体的解決策を緊急提示する場面です。
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
Thank you for reaching out. I heard there's a delay with our order. Can you explain what happened?
（ご連絡ありがとうございます。注文品に遅延が発生したと聞きました。何が起きたのか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I sincerely apologize for this situation. Our supplier had a production issue last week, and it will delay your shipment by 2 weeks.
（この状況について心よりお詫び申し上げます。先週、サプライヤーで生産トラブルが発生し、出荷が2週間遅れることになります。）
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
Two weeks is a serious problem. This will affect our production schedule. What exactly caused the delay?
（2週間は深刻な問題です。これは当社の生産スケジュールに影響します。遅延の正確な原因は何ですか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Let me explain the details. First, their equipment broke down unexpectedly. Second, they need 5 business days to repair it. Third, they require another 9 business days to complete your order after the repair.
（詳細を説明させてください。第一に、彼らの設備が予期せず故障しました。第二に、修理に5営業日必要です。第三に、修理後、ご注文を完了するのにさらに9営業日必要です。）
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
I understand the cause, but we need solutions. Can you offer any alternatives to reduce the impact on our production?
（原因は理解しましたが、解決策が必要です。当社の生産への影響を減らすための代替案を提示できますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes, we prepared two options. Option one is partial shipment — we can ship 60 percent of your order on the original date from our warehouse stock. Option two is air freight for the remaining 40 percent to arrive just 3 business days after the original deadline.
（はい、2つの選択肢を用意しました。選択肢1は分割出荷です。当初の日付に、倉庫在庫からご注文の60パーセントを出荷できます。選択肢2は、残りの40パーセントを航空便で輸送し、当初の期限からわずか3営業日後に到着させることです。）
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
The partial shipment sounds helpful. But who will pay for the air freight cost? That wasn't in our original agreement.
（分割出荷は助かりそうです。しかし、航空便の費用は誰が負担しますか？それは当初の合意にはありませんでした。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We will cover the additional air freight cost. This is our responsibility, and we want to reduce the inconvenience for you. We also confirmed with our supplier that they will improve their equipment maintenance to avoid similar issues in the future.
（追加の航空便費用は当社が負担いたします。これは当社の責任であり、お客様のご不便を軽減したいと考えています。また、サプライヤーに確認し、今後同様の問題を避けるため設備メンテナンスを改善することを約束してもらいました。）
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
I appreciate your quick response and the cost coverage. Please send me the updated delivery schedule and tracking details by tomorrow.
（迅速な対応と費用負担に感謝します。明日までに更新された配送スケジュールと追跡詳細を送ってください。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A supplier's production trouble causes delivery delays to overseas customers, necessitating urgent communication with sincere apologies and concrete solutions.
サプライヤーの生産トラブルにより海外顧客への納期遅延が発生し、誠実な謝罪と具体的解決策を緊急提示する場面です。
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
Thank you for reaching out. I heard there's a delay with our order. Can you explain what happened?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I sincerely apologize for this situation. Our supplier had a production issue last week, and it will ［遅延］ your shipment by 2 weeks.
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
Two weeks is a serious problem. This will affect our production schedule. What exactly caused the delay?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Let me ［説明する］ the details. First, their equipment broke down unexpectedly. Second, they need 5 business days to repair it. Third, they ［必要とする］ another 9 business days to complete your order after the repair.
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
I understand the cause, but we need solutions. Can you offer any alternatives to reduce the impact on our production?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes, we ［用意する］ two options. Option one is partial shipment — we can ［出荷する］ 60 percent of your order on the original date from our warehouse stock. Option two is air freight for the remaining 40 percent to arrive just 3 business days after the original deadline.
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
The partial shipment sounds helpful. But who will pay for the air freight cost? That wasn't in our original agreement.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We will ［負担する］ the additional air freight cost. This is our responsibility, and we want to ［減らす］ the inconvenience for you. We also ［確認する］ with our supplier that they will ［改善する］ their equipment maintenance to avoid similar issues in the future.
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
I appreciate your quick response and the cost coverage. Please send me the updated delivery schedule and tracking details by tomorrow.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
A supplier's production trouble causes delivery delays to overseas customers, necessitating urgent communication with sincere apologies and concrete solutions.
サプライヤーの生産トラブルにより海外顧客への納期遅延が発生し、誠実な謝罪と具体的解決策を緊急提示する場面です。
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
Thank you for reaching out. I heard there's a delay with our order. Can you explain what happened?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
［この状況について心よりお詫び申し上げます。］ Our supplier had a production issue last week, and it will delay your shipment by 2 weeks.
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
Two weeks is a serious problem. This will affect our production schedule. What exactly caused the delay?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
［詳細を説明させてください。］ First, their equipment broke down unexpectedly. Second, they need 5 business days to repair it. Third, they require another 9 business days to complete your order after the repair.
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
I understand the cause, but we need solutions. Can you offer any alternatives to reduce the impact on our production?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
［はい、2つの選択肢を用意しました。］ Option one is partial shipment — we can ship 60 percent of your order on the original date from our warehouse stock. Option two is air freight for the remaining 40 percent to arrive just 3 business days after the original deadline.
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
The partial shipment sounds helpful. But who will pay for the air freight cost? That wasn't in our original agreement.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
［追加の航空便費用は当社が負担いたします。］ This is our responsibility, and we want to reduce the inconvenience for you. We also confirmed with our supplier that they will improve their equipment maintenance to avoid similar issues in the future.
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
I appreciate your quick response and the cost coverage. Please send me the updated delivery schedule and tracking details by tomorrow.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
Your supplier has a production issue that will delay delivery to your overseas customer by 2 weeks.
You need to contact the customer immediately to apologize and offer solutions.
サプライヤーの生産トラブルにより、海外顧客への納品が2週間遅れることになりました。
直ちに顧客に連絡し、謝罪と解決策を提示する必要があります。
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
I just received your message about the delay. This is very concerning for our production plan. Can you walk me through what you can do to help us?
（遅延についてのメッセージを受け取りました。これは当社の生産計画にとって非常に懸念されます。どのように支援できるか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Apologize for the delay（遅延について謝罪する）
２．Explain the cause of the problem（問題の原因を説明する）
３．Offer alternative solutions（代替解決策を提示する）
４．Confirm cost responsibility（費用負担を確認する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)