＜Beginner＞ Lesson No.12
Handling Supply Delay Issues with Overseas Supplier / 海外サプライヤーの供給遅延問題への対処
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Addressing supply delays from overseas suppliers and developing alternative procurement strategies.
海外サプライヤーの供給遅延に対する代替調達戦略について対応を検討する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．I need to inform you that...（...をお知らせする必要があります）
２．Could you explain the root cause...（根本原因を説明していただけますか）
３．I appreciate the detailed explanation（詳細な説明に感謝します）
４．Can you provide a partial shipment...（部分出荷を提供していただけますか）
５．We need to reduce the impact on...（...への影響を減らす必要があります）
６．Let me check with our customers...（お客様に確認させてください）
７．I'll also need you to provide...（...もご提供いただく必要があります）
1-2 Essential words
１．delay（遅れる）
２．explain（説明する）
３．failure（故障）
４．resume（再開する）
５．reduce（減らす）
６．receive（受け取る）
７．confirm（確認する）
８．provide（提供する）
９．manage（管理する）
１０．apologize（謝罪する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Addressing supply delays from overseas suppliers and developing alternative procurement strategies.
海外サプライヤーの供給遅延に対する代替調達戦略について対応を検討する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Production Manager】:
Thank you for taking my call on short notice. I need to inform you that we're facing a production equipment failure at our main facility. This will delay your order by approximately 3 weeks from the original schedule.
（急なお電話にご対応いただきありがとうございます。主要施設で生産設備の故障が発生しており、お客様のご注文が当初の予定から約3週間遅れる見込みです。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand the situation. Could you explain the root cause of the equipment failure and your recovery plan? Our customers are waiting for these products, so we need to find a solution quickly.
（状況は理解しました。設備故障の根本原因と復旧計画についてご説明いただけますか？お客様が製品を待っておられますので、迅速に解決策を見つける必要があります。）
👨💼【Teacher / Supplier Production Manager】:
The failure occurred in our main assembly line due to a critical component breakdown. We've already ordered replacement parts and expect to resume production in 2 weeks. However, the 3-week delay includes time to catch up on your order volume.
（主要組立ラインで重要部品の故障が発生しました。すでに交換部品を発注しており、2週間で生産再開の見込みです。ただし、3週間の遅延にはご注文数量に追いつくための時間も含まれています。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I appreciate the detailed explanation. Can you provide a partial shipment from your backup facility or arrange alternative suppliers? We need to reduce the impact on our customers as much as possible. If we can receive even 50 percent of the order on time, it would help significantly.
（詳細なご説明ありがとうございます。バックアップ施設からの部分出荷、または代替サプライヤーの手配は可能でしょうか？お客様への影響を可能な限り減らす必要があります。もし注文の50パーセントでも予定通り受け取れれば、大きな助けになります。）
👨💼【Teacher / Supplier Production Manager】:
We can ship 40 percent of your order from our secondary facility by the original deadline. For the remaining 60 percent, we'll need the additional 3 weeks. Would this partial delivery option work for you?
（二次施設から当初の納期までにご注文の40パーセントを出荷できます。残りの60パーセントについては、追加で3週間必要です。この部分納品案はいかがでしょうか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
That helps, but 40 percent may not be enough. Let me check with our customers right away to confirm their priorities. I'll also need you to provide a formal document with the revised schedule and the reason for the delay. Can you send that by tomorrow? This will allow us to explain the situation properly and manage expectations.
（それは助かりますが、40パーセントでは不十分かもしれません。お客様の優先事項を確認するため、すぐに連絡いたします。また、改訂スケジュールと遅延理由を記載した正式な書類もご提供いただく必要があります。明日までに送付いただけますか？これにより状況を適切に説明し、期待値を管理できます。）
👨💼【Teacher / Supplier Production Manager】:
Understood. I'll prepare the formal notice and send it to you by end of business tomorrow. Please let me know your customers' feedback as soon as possible so we can adjust our production plan accordingly. We apologize for this inconvenience and appreciate your understanding.
（承知しました。正式な通知書を準備し、明日の営業終了までにお送りします。生産計画を適切に調整できるよう、お客様からのフィードバックをできるだけ早くお知らせください。このたびはご迷惑をおかけし申し訳ございません。ご理解に感謝いたします。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Addressing supply delays from overseas suppliers and developing alternative procurement strategies.
海外サプライヤーの供給遅延に対する代替調達戦略について対応を検討する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Production Manager】:
Thank you for taking my call on short notice. I need to inform you that we're facing a production equipment failure at our main facility. This will delay your order by approximately 3 weeks from the original schedule.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand the situation. Could you ［説明する］ the root cause of the equipment ［故障］ and your recovery plan? Our customers are waiting for these products, so we need to find a solution quickly.
👨💼【Teacher / Supplier Production Manager】:
The failure occurred in our main assembly line due to a critical component breakdown. We've already ordered replacement parts and expect to resume production in 2 weeks. However, the 3-week delay includes time to catch up on your order volume.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I appreciate the detailed explanation. Can you ［提供する］ a partial shipment from your backup facility or arrange alternative suppliers? We need to ［減らす］ the impact on our customers as much as possible. If we can ［受け取る］ even 50 percent of the order on time, it would help significantly.
👨💼【Teacher / Supplier Production Manager】:
We can ship 40 percent of your order from our secondary facility by the original deadline. For the remaining 60 percent, we'll need the additional 3 weeks. Would this partial delivery option work for you?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
That helps, but 40 percent may not be enough. Let me check with our customers right away to ［確認する］ their priorities. I'll also need you to ［提供する］ a formal document with the revised schedule and the reason for the ［遅れる］. Can you send that by tomorrow? This will allow us to ［説明する］ the situation properly and ［管理する］ expectations.
👨💼【Teacher / Supplier Production Manager】:
Understood. I'll prepare the formal notice and send it to you by end of business tomorrow. Please let me know your customers' feedback as soon as possible so we can adjust our production plan accordingly. We apologize for this inconvenience and appreciate your understanding.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Addressing supply delays from overseas suppliers and developing alternative procurement strategies.
海外サプライヤーの供給遅延に対する代替調達戦略について対応を検討する場面です。
👨💼【Teacher / Supplier Production Manager】:
Thank you for taking my call on short notice. I need to inform you that we're facing a production equipment failure at our main facility. This will delay your order by approximately 3 weeks from the original schedule.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I understand the situation. ［設備故障の根本原因と復旧計画についてご説明いただけますか？］ Our customers are waiting for these products, so we need to find a solution quickly.
👨💼【Teacher / Supplier Production Manager】:
The failure occurred in our main assembly line due to a critical component breakdown. We've already ordered replacement parts and expect to resume production in 2 weeks. However, the 3-week delay includes time to catch up on your order volume.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
［詳細なご説明ありがとうございます。］ ［バックアップ施設からの部分出荷、または代替サプライヤーの手配は可能でしょうか？］ ［お客様への影響を可能な限り減らす必要があります。］ If we can receive even 50 percent of the order on time, it would help significantly.
👨💼【Teacher / Supplier Production Manager】:
We can ship 40 percent of your order from our secondary facility by the original deadline. For the remaining 60 percent, we'll need the additional 3 weeks. Would this partial delivery option work for you?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
That helps, but 40 percent may not be enough. ［お客様の優先事項を確認するため、すぐに連絡いたします。］ I'll also need you to provide a formal document with the revised schedule and the reason for the delay. Can you send that by tomorrow? This will allow us to explain the situation properly and manage expectations.
👨💼【Teacher / Supplier Production Manager】:
Understood. I'll prepare the formal notice and send it to you by end of business tomorrow. Please let me know your customers' feedback as soon as possible so we can adjust our production plan accordingly. We apologize for this inconvenience and appreciate your understanding.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A key overseas supplier reports a production delay due to equipment trouble.
The supplier explains the delay period and offers a partial shipment option.
重要な海外サプライヤーが設備トラブルによる生産遅延を報告してきた。
サプライヤーは遅延期間を説明し、部分出荷の選択肢を提示している。
👨💼【Teacher / Supplier Production Manager】:
I need to update you on our production status. How would you like to handle this delay with your customers?
（生産状況についてお知らせする必要があります。お客様に対してこの遅延をどのように対応されますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the impact on customers（顧客への影響を説明する）
２．Request formal documentation（正式な書類を要求する）
３．Confirm alternative solutions（代替案を確認する）
４．Manage customer expectations（顧客の期待値を管理する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)