＜Elementary＞ Lesson No.36
Emergency Response Plan Explanation / 緊急事態対応計画の説明
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Explaining business continuity plans for emergencies such as natural disasters and pandemics, providing assurance for supply continuation.
自然災害やパンデミックなどの緊急事態に備えた事業継続計画を説明し、供給継続への安心感を提供する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me explain our business continuity plan（弊社の事業継続計画についてご説明させてください）
２．We maintain backup production sites in...（...にバックアップ生産拠点を維持しています）
３．We keep safety stock for...（...の安全在庫を保持しています）
４．We designed our backup sites to avoid...（...を避けるようバックアップ拠点を設計しています）
５．We share real-time inventory data with...（...とリアルタイムの在庫データを共有しています）
６．We require all key suppliers to have...（すべての主要サプライヤーに...を持つよう求めています）
７．We have a 24-hour emergency contact system（24時間対応の緊急連絡体制を整えています）
1-2 Essential words
１．explain（説明する）
２．maintain（維持する）
３．agreement（契約）
４．deliver（納品する）
５．increase（増やす）
６．review（見直す）
７．ensure（確実にする）
８．contact（連絡する）
９．resolve（解決する）
１０．informed（情報を提供された）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Explaining business continuity plans for emergencies such as natural disasters and pandemics, providing assurance for supply continuation.
自然災害やパンデミックなどの緊急事態に備えた事業継続計画を説明し、供給継続への安心感を提供する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for meeting with me today. We're reviewing suppliers' business continuity plans, and I'd like to understand your emergency response system in detail.
（本日はお時間をいただきありがとうございます。サプライヤーの事業継続計画を見直しており、貴社の緊急時対応体制について詳しく理解したいと思います。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I appreciate your concern. Let me explain our business continuity plan. First, we maintain backup production sites in 3 different regions. Second, we keep safety stock for 2 months at each warehouse. Third, we have agreements with alternative suppliers for critical materials.
（ご懸念いただきありがとうございます。弊社の事業継続計画についてご説明させてください。第一に、3つの異なる地域にバックアップ生産拠点を維持しています。第二に、各倉庫で2か月分の安全在庫を保持しています。第三に、重要な材料については代替サプライヤーと契約を結んでいます。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That sounds comprehensive. However, what happens if a natural disaster affects multiple regions at the same time? Can you still deliver our orders?
（包括的に聞こえますね。しかし、自然災害が複数の地域に同時に影響を与えた場合はどうなりますか？それでも当社の注文を納品できますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Good question. We designed our backup sites to avoid the same risk zones. For example, if an earthquake hits our main factory in the east, our western and southern sites can increase production within 5 business days. We also share real-time inventory data with you through our online system.
（良いご質問です。バックアップ拠点は同じリスク地域を避けるよう設計しています。例えば、東部の主力工場が地震の被害を受けた場合、西部と南部の拠点が5営業日以内に増産できます。また、オンラインシステムを通じてリアルタイムの在庫データを共有しています。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I see. But what about your suppliers? If they face disruptions, won't that affect your production as well?
（なるほど。しかし、貴社のサプライヤーについてはどうですか？彼らが混乱に直面した場合、それは貴社の生産にも影響しませんか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
You're absolutely right. That's why we require all key suppliers to have their own continuity plans. We review their plans every year and conduct joint emergency drills. If a supplier cannot deliver, we can switch to our alternative suppliers within 3 days. This ensures we meet your delivery schedule even during emergencies.
（まったくおっしゃる通りです。そのため、すべての主要サプライヤーに独自の継続計画を持つよう求めています。毎年彼らの計画を見直し、合同の緊急訓練を実施しています。サプライヤーが納品できない場合、3日以内に代替サプライヤーに切り替えることができます。これにより、緊急時でも貴社の納期を守ることができます。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
What about communication during a crisis? How will you keep us informed if something goes wrong?
（危機時のコミュニケーションについてはどうですか？何か問題が起きた場合、どのように情報を提供してくれますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We have a 24-hour emergency contact system. If any disruption occurs, we will contact you within 2 hours by email and phone. We'll provide daily updates on recovery progress and revised delivery schedules. Our goal is to resolve issues quickly and keep you informed at every step.
（24時間対応の緊急連絡体制を整えています。混乱が発生した場合、2時間以内にメールと電話でご連絡します。復旧の進捗状況と修正された納期について毎日更新情報を提供します。私たちの目標は、問題を迅速に解決し、すべての段階でお客様に情報を提供し続けることです。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Excellent. Your plan gives me confidence that you can handle emergencies effectively. I'm satisfied with your business continuity measures. Let's proceed with finalizing our contract.
（素晴らしいですね。貴社の計画により、緊急事態を効果的に処理できると確信しました。貴社の事業継続対策に満足しています。契約の最終化を進めましょう。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Explaining business continuity plans for emergencies such as natural disasters and pandemics, providing assurance for supply continuation.
自然災害やパンデミックなどの緊急事態に備えた事業継続計画を説明し、供給継続への安心感を提供する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for meeting with me today. We're reviewing suppliers' business continuity plans, and I'd like to understand your emergency response system in detail.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I appreciate your concern. Let me ［説明する］ our business continuity plan. First, we ［維持する］ backup production sites in 3 different regions. Second, we keep safety stock for 2 months at each warehouse. Third, we have ［契約］s with alternative suppliers for critical materials.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That sounds comprehensive. However, what happens if a natural disaster affects multiple regions at the same time? Can you still deliver our orders?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Good question. We designed our backup sites to avoid the same risk zones. For example, if an earthquake hits our main factory in the east, our western and southern sites can ［増やす］ production within 5 business days. We also share real-time inventory data with you through our online system.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I see. But what about your suppliers? If they face disruptions, won't that affect your production as well?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
You're absolutely right. That's why we require all key suppliers to have their own continuity plans. We ［見直す］ their plans every year and conduct joint emergency drills. If a supplier cannot ［納品する］, we can switch to our alternative suppliers within 3 days. This ［確実にする］s we meet your delivery schedule even during emergencies.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
What about communication during a crisis? How will you keep us informed if something goes wrong?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We have a 24-hour emergency ［連絡する］ system. If any disruption occurs, we will ［連絡する］ you within 2 hours by email and phone. We'll provide daily updates on recovery progress and revised delivery schedules. Our goal is to ［解決する］ issues quickly and keep you ［情報を提供された］ at every step.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Excellent. Your plan gives me confidence that you can handle emergencies effectively. I'm satisfied with your business continuity measures. Let's proceed with finalizing our contract.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Explaining business continuity plans for emergencies such as natural disasters and pandemics, providing assurance for supply continuation.
自然災害やパンデミックなどの緊急事態に備えた事業継続計画を説明し、供給継続への安心感を提供する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for meeting with me today. We're reviewing suppliers' business continuity plans, and I'd like to understand your emergency response system in detail.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I appreciate your concern. ［弊社の事業継続計画についてご説明させてください。］ First, we maintain backup production sites in 3 different regions. Second, we keep safety stock for 2 months at each warehouse. Third, we have agreements with alternative suppliers for critical materials.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That sounds comprehensive. However, what happens if a natural disaster affects multiple regions at the same time? Can you still deliver our orders?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Good question. ［バックアップ拠点は同じリスク地域を避けるよう設計しています。］ For example, if an earthquake hits our main factory in the east, our western and southern sites can increase production within 5 business days. ［また、オンラインシステムを通じてリアルタイムの在庫データを共有しています。］
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I see. But what about your suppliers? If they face disruptions, won't that affect your production as well?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
You're absolutely right. ［そのため、すべての主要サプライヤーに独自の継続計画を持つよう求めています。］ We review their plans every year and conduct joint emergency drills. If a supplier cannot deliver, we can switch to our alternative suppliers within 3 days. This ensures we meet your delivery schedule even during emergencies.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
What about communication during a crisis? How will you keep us informed if something goes wrong?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We have a 24-hour emergency contact system. If any disruption occurs, we will contact you within 2 hours by email and phone. We'll provide daily updates on recovery progress and revised delivery schedules. Our goal is to resolve issues quickly and keep you informed at every step.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Excellent. Your plan gives me confidence that you can handle emergencies effectively. I'm satisfied with your business continuity measures. Let's proceed with finalizing our contract.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A procurement manager is reviewing your company's emergency response capabilities for electronic components supply.
You need to explain your business continuity plan to provide confidence in stable delivery during crises.
調達マネージャーが電子部品供給に関する貴社の緊急対応能力を確認しています。
危機時の安定供給への信頼を提供するため、事業継続計画を説明する必要があります。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I'd like to understand how your company handles supply disruptions during emergencies. Can you walk me through your continuity plan?
（緊急時の供給混乱に貴社がどう対処するか理解したいです。継続計画について説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain backup production arrangements（バックアップ生産体制を説明する）
２．Describe safety stock levels（安全在庫水準を述べる）
３．Clarify supplier management approach（サプライヤー管理方法を明確にする）
４．Present emergency communication system（緊急連絡体制を提示する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)