＜Beginner＞ Lesson No.30
Disaster Recovery and Business Continuity Plan Explanation for Chemical Products / 化学製品の災害時事業継続計画説明
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Explaining supply continuity systems and business continuity plans for chemical products during natural disasters and emergencies to risk-conscious overseas customers.
リスク管理重視の海外顧客に自然災害や緊急事態時の化学製品供給継続体制と事業継続計画を説明する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．We operate manufacturing sites in...（...で製造拠点を運営している）
２．We follow a clear emergency...（明確な緊急時...に従っている）
３．We check the situation at...（...の状況を確認する）
４．We contact all customers by...（...ですべてのお客様に連絡する）
５．We arrange alternative shipments from...（...から代替出荷を手配する）
６．We keep safety stock equal to...（...に相当する安全在庫を保持している）
７．We review and update our inventory levels...（在庫レベルを見直し、更新する...）
1-2 Essential words
１．reduce（減らす）
２．continue（続ける）
３．manage（管理する）
４．require（必要とする）
５．explain（説明する）
６．resolve（解決する）
７．handle（対応する）
８．provide（提供する）
９．avoid（避ける）
１０．share（共有する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Explaining supply continuity systems and business continuity plans for chemical products during natural disasters and emergencies to risk-conscious overseas customers.
リスク管理重視の海外顧客に自然災害や緊急事態時の化学製品供給継続体制と事業継続計画を説明する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for meeting with me today. We need to discuss your business continuity plan for chemical supply during natural disasters. Could you explain how your company ensures stable delivery when emergencies happen?
（本日はお時間をいただきありがとうございます。自然災害時の化学製品供給に関する事業継続計画について話し合う必要があります。緊急事態が発生した際に、貴社はどのように安定した納品を確保しているか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We operate manufacturing sites in 3 different regions to reduce supply interruptions. If one site stops production due to a disaster, the other 2 sites can continue to ship products to you within 5 business days. This approach helps us manage unexpected situations and keep delivery stable.
（供給中断を減らすため、3つの異なる地域で製造拠点を運営しています。1つの拠点が災害により生産を停止しても、他の2拠点が5営業日以内に製品を出荷し続けることができます。このアプローチにより、予期しない状況を管理し、納品を安定させることができます。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That sounds reasonable. However, we require more details about your emergency response procedures. What specific steps do you take when a disaster occurs at one of your sites?
（それは妥当に聞こえます。しかし、緊急対応手順についてより詳細な情報が必要です。拠点の1つで災害が発生した場合、具体的にどのような手順を取りますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We follow a clear emergency protocol. First, we check the situation at the affected site within 2 hours. Then we contact all customers by email to explain the current status and expected recovery time. We also arrange alternative shipments from our backup sites immediately. Our team works together to resolve the issue and keep you updated every day until normal operations return.
（明確な緊急時プロトコルに従っています。まず、影響を受けた拠点の状況を2時間以内に確認します。次に、すべてのお客様にメールで連絡し、現在の状況と予想される復旧時間を説明します。また、バックアップ拠点からの代替出荷を直ちに手配します。通常業務に戻るまで、チームが協力して問題を解決し、毎日最新情報をお知らせします。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I appreciate the detailed explanation. One more question — do you have enough inventory at each site to handle sudden increases in demand from other regions? We need to be sure your backup plan actually works in real situations.
（詳細な説明をありがとうございます。もう1つ質問があります。他地域からの需要の急増に対応するため、各拠点に十分な在庫がありますか？バックアップ計画が実際の状況で本当に機能するか確認する必要があります。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes, we keep safety stock equal to 30 days of your regular order volume at each manufacturing site. We also review and update our inventory levels every month based on your forecast. This ensures we can respond quickly even if demand suddenly increases. Our goal is to provide reliable supply and avoid any delays for your operations.
（はい、各製造拠点で貴社の通常注文量の30日分に相当する安全在庫を保持しています。また、貴社の予測に基づいて毎月在庫レベルを見直し、更新しています。これにより、需要が急増した場合でも迅速に対応できます。私たちの目標は、信頼できる供給を提供し、貴社の業務に遅延が生じないようにすることです。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That gives me confidence in your continuity plan. Let me share this information with our management team. I will get back to you next week with our final decision on the long-term supply agreement.
（それにより貴社の継続計画に信頼が持てます。この情報を当社の経営陣と共有させてください。長期供給契約に関する最終決定について、来週ご連絡いたします。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Explaining supply continuity systems and business continuity plans for chemical products during natural disasters and emergencies to risk-conscious overseas customers.
リスク管理重視の海外顧客に自然災害や緊急事態時の化学製品供給継続体制と事業継続計画を説明する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for meeting with me today. We need to discuss your business continuity plan for chemical supply during natural disasters. Could you explain how your company ensures stable delivery when emergencies happen?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We operate manufacturing sites in 3 different regions to ［減らす］ supply interruptions. If one site stops production due to a disaster, the other 2 sites can ［続ける］ to ship products to you within 5 business days. This approach helps us ［管理する］ unexpected situations and keep delivery stable.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That sounds reasonable. However, we require more details about your emergency response procedures. What specific steps do you take when a disaster occurs at one of your sites?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We follow a clear emergency protocol. First, we check the situation at the affected site within 2 hours. Then we contact all customers by email to ［説明する］ the current status and expected recovery time. We also arrange alternative shipments from our backup sites immediately. Our team works together to ［解決する］ the issue and keep you updated every day until normal operations return.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I appreciate the detailed explanation. One more question — do you have enough inventory at each site to handle sudden increases in demand from other regions? We need to be sure your backup plan actually works in real situations.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes, we keep safety stock equal to 30 days of your regular order volume at each manufacturing site. We also review and update our inventory levels every month based on your forecast. This ensures we can respond quickly even if demand suddenly increases. Our goal is to ［提供する］ reliable supply and ［避ける］ any delays for your operations.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That gives me confidence in your continuity plan. Let me share this information with our management team. I will get back to you next week with our final decision on the long-term supply agreement.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Explaining supply continuity systems and business continuity plans for chemical products during natural disasters and emergencies to risk-conscious overseas customers.
リスク管理重視の海外顧客に自然災害や緊急事態時の化学製品供給継続体制と事業継続計画を説明する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for meeting with me today. We need to discuss your business continuity plan for chemical supply during natural disasters. Could you explain how your company ensures stable delivery when emergencies happen?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
［供給中断を減らすため、3つの異なる地域で製造拠点を運営しています。］ If one site stops production due to a disaster, the other 2 sites can continue to ship products to you within 5 business days. This approach helps us manage unexpected situations and keep delivery stable.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That sounds reasonable. However, we require more details about your emergency response procedures. What specific steps do you take when a disaster occurs at one of your sites?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
［明確な緊急時プロトコルに従っています。］ ［まず、影響を受けた拠点の状況を2時間以内に確認します。］ Then we contact all customers by email to explain the current status and expected recovery time. ［また、バックアップ拠点からの代替出荷を直ちに手配します。］ Our team works together to resolve the issue and keep you updated every day until normal operations return.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I appreciate the detailed explanation. One more question — do you have enough inventory at each site to handle sudden increases in demand from other regions? We need to be sure your backup plan actually works in real situations.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes, we keep safety stock equal to 30 days of your regular order volume at each manufacturing site. We also review and update our inventory levels every month based on your forecast. This ensures we can respond quickly even if demand suddenly increases. Our goal is to provide reliable supply and avoid any delays for your operations.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
That gives me confidence in your continuity plan. Let me share this information with our management team. I will get back to you next week with our final decision on the long-term supply agreement.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A customer asks you to explain your company's business continuity plan for chemical product supply during natural disasters.
You need to describe your multi-site manufacturing system and emergency response procedures to ensure stable delivery.
リスク管理を重視する顧客が、自然災害時の化学製品供給継続体制について説明を求めています。
複数拠点での製造体制と緊急対応手順を説明し、安定供給を保証する必要があります。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
We are concerned about supply stability during emergencies. Could you walk me through your business continuity plan and how it protects our operations?
（緊急時の供給安定性について懸念しています。事業継続計画と、それが当社の業務をどのように保護するか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the multi-site manufacturing system（複数拠点の製造体制を説明する）
２．Describe the emergency response protocol（緊急対応プロトコルを述べる）
３．Clarify inventory management for backup supply（バックアップ供給のための在庫管理を明確にする）
４．Confirm regular communication during disruptions（中断時の定期的な連絡を確認する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)