＜Upper-Intermediate＞ Lesson No.2
Work Visa Renewal Process for Foreign Employees / 外国人社員の就労ビザ更新手続き
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
A visa agency confirms document preparation and schedules with HR for foreign employee visa renewals approaching deadline.
外国人社員のビザ更新期限が迫り、代行業者が人事部と必要書類や手続きについて確認する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．We have prepared the employment certificate and...（雇用証明書と...を準備した）
２．I will coordinate with them and make sure...（彼らと調整し...を確実にする）
３．I will verify those documents...（それらの書類を確認する）
４．If there is any discrepancy, I will contact...（もし不一致があれば...に連絡する）
５．This will eliminate any risk of...（これにより...のリスクを排除できる）
６．I will assess the issue date...（発行日を確認する）
７．I will also prepare a checklist of...（...のチェックリストも作成する）
1-2 Essential words
１．coordinate（調整する）
２．doublecheck（再確認する）
３．discrepancy（不一致）
４．eliminate（排除する）
５．assess（確認する）
６．accomplish（完了させる）
７．submit（提出する）
８．proceed（進める）
９．reject（却下する）
１０．outdated（古い）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A visa agency confirms document preparation and schedules with HR for foreign employee visa renewals approaching deadline.
外国人社員のビザ更新期限が迫り、代行業者が人事部と必要書類や手続きについて確認する場面です。
👨💼【Teacher / Visa Agent】:
Thank you for meeting with me today. I need to confirm the current status of the required documents for the work visa renewal. The deadline is approaching in 3 weeks, and we must submit all materials to the immigration office by next Friday.
（本日はお時間をいただきありがとうございます。就労ビザ更新に必要な書類の現在の準備状況を確認させてください。期限まで3週間に迫っており、来週金曜日までに全ての資料を入国管理局に提出しなければなりません。）
🧑🎓【Student / HR Manager】:
Understood. We have prepared the employment certificate and the salary statement. However, we are still waiting for the tax payment certificate from our accounting department. I will coordinate with them and make sure we receive it by Wednesday.
（承知しました。雇用証明書と給与明細書は準備済みです。ただし、経理部門からの納税証明書をまだ待っている状況です。彼らと調整し、水曜日までに必ず受け取れるようにします。）
👨💼【Teacher / Visa Agent】:
I appreciate your prompt response. Could you also doublecheck whether the employee's passport copy and the residence card are the latest versions? We cannot proceed with outdated documents, as the immigration office will reject the entire application.
（迅速なご対応に感謝します。従業員のパスポートのコピーと在留カードが最新版であるかも再確認していただけますか？古い書類では手続きを進められず、入国管理局が申請全体を却下してしまいます。）
🧑🎓【Student / HR Manager】:
I will verify those documents immediately. The employee renewed their passport 2 months ago, so I need to confirm we have the new copy on file. If there is any discrepancy, I will contact the employee today and obtain the correct documents by tomorrow morning. This will eliminate any risk of rejection.
（それらの書類を直ちに確認します。従業員は2か月前にパスポートを更新しているため、新しいコピーがファイルにあるか確認する必要があります。もし不一致があれば、本日中に従業員に連絡し、明日の午前中までに正しい書類を入手します。これにより却下のリスクを排除できます。）
👨💼【Teacher / Visa Agent】:
That sounds good. One more thing I am concerned about is the company registration certificate. The immigration office now requires a version issued within the last 3 months. Can you confirm the issue date on your current certificate?
（それは良いですね。もう1つ懸念しているのが会社登記簿謄本です。入国管理局は現在、過去3か月以内に発行されたものを要求しています。現在お持ちの証明書の発行日を確認していただけますか？）
🧑🎓【Student / HR Manager】:
I will assess the issue date right away. If it is older than 3 months, I will request a new certificate from the legal affairs bureau today. We can typically receive it within 2 business days. I will also prepare a checklist of all required documents to avoid any missing items before submission.
（発行日を直ちに確認します。もし3か月より古い場合は、本日中に法務局に新しい証明書を請求します。通常2営業日以内に受け取れます。また、提出前に不足項目がないよう、必要書類のチェックリストも作成します。）
👨💼【Teacher / Visa Agent】:
Excellent. Please send me the complete document set by Thursday afternoon so I can review everything before the Friday deadline. If any additional procedures are required, I will contact you immediately. Let's make sure we accomplish this renewal without any delays.
（素晴らしいです。木曜日の午後までに完全な書類一式を私に送ってください。金曜日の期限前に全てを確認できるようにします。もし追加の手続きが必要な場合は、直ちにご連絡します。遅延なくこの更新を完了させましょう。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A visa agency confirms document preparation and schedules with HR for foreign employee visa renewals approaching deadline.
外国人社員のビザ更新期限が迫り、代行業者が人事部と必要書類や手続きについて確認する場面です。
👨💼【Teacher / Visa Agent】:
Thank you for meeting with me today. I need to confirm the current status of the required documents for the work visa renewal. The deadline is approaching in 3 weeks, and we must submit all materials to the immigration office by next Friday.
🧑🎓【Student / HR Manager】:
Understood. We have prepared the employment certificate and the salary statement. However, we are still waiting for the tax payment certificate from our accounting department. I will ［調整する］ with them and make sure we receive it by Wednesday.
👨💼【Teacher / Visa Agent】:
I appreciate your prompt response. Could you also doublecheck whether the employee's passport copy and the residence card are the latest versions? We cannot proceed with outdated documents, as the immigration office will reject the entire application.
🧑🎓【Student / HR Manager】:
I will verify those documents immediately. The employee renewed their passport 2 months ago, so I need to confirm we have the new copy on file. If there is any ［不一致］, I will contact the employee today and obtain the correct documents by tomorrow morning. This will ［排除する］ any risk of rejection.
👨💼【Teacher / Visa Agent】:
That sounds good. One more thing I am concerned about is the company registration certificate. The immigration office now requires a version issued within the last 3 months. Can you confirm the issue date on your current certificate?
🧑🎓【Student / HR Manager】:
I will ［確認する］ the issue date right away. If it is older than 3 months, I will request a new certificate from the legal affairs bureau today. We can typically receive it within 2 business days. I will also prepare a checklist of all required documents to avoid any missing items before submission.
👨💼【Teacher / Visa Agent】:
Excellent. Please send me the complete document set by Thursday afternoon so I can review everything before the Friday deadline. If any additional procedures are required, I will contact you immediately. Let's make sure we accomplish this renewal without any delays.
🧑🎓【Student / HR Manager】:
Understood. I will ［再確認する］ all documents and ［提出する］ the complete set to you by Thursday afternoon. I will also ［排除する］ any risk of delays by confirming everything with our accounting and legal departments today.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
A visa agency confirms document preparation and schedules with HR for foreign employee visa renewals approaching deadline.
外国人社員のビザ更新期限が迫り、代行業者が人事部と必要書類や手続きについて確認する場面です。
👨💼【Teacher / Visa Agent】:
Thank you for meeting with me today. I need to confirm the current status of the required documents for the work visa renewal. The deadline is approaching in 3 weeks, and we must submit all materials to the immigration office by next Friday.
🧑🎓【Student / HR Manager】:
Understood. We have prepared the employment certificate and the salary statement. However, we are still waiting for the tax payment certificate from our accounting department. ［彼らと調整し、水曜日までに必ず受け取れるようにします。］
👨💼【Teacher / Visa Agent】:
I appreciate your prompt response. Could you also doublecheck whether the employee's passport copy and the residence card are the latest versions? We cannot proceed with outdated documents, as the immigration office will reject the entire application.
🧑🎓【Student / HR Manager】:
［それらの書類を直ちに確認します。］ The employee renewed their passport 2 months ago, so I need to confirm we have the new copy on file. ［もし不一致があれば、本日中に従業員に連絡し、明日の午前中までに正しい書類を入手します。］ ［これにより却下のリスクを排除できます。］
👨💼【Teacher / Visa Agent】:
That sounds good. One more thing I am concerned about is the company registration certificate. The immigration office now requires a version issued within the last 3 months. Can you confirm the issue date on your current certificate?
🧑🎓【Student / HR Manager】:
I will assess the issue date right away. If it is older than 3 months, I will request a new certificate from the legal affairs bureau today. We can typically receive it within 2 business days. I will also prepare a checklist of all required documents to avoid any missing items before submission.
👨💼【Teacher / Visa Agent】:
Excellent. Please send me the complete document set by Thursday afternoon so I can review everything before the Friday deadline. If any additional procedures are required, I will contact you immediately. Let's make sure we accomplish this renewal without any delays.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A foreign employee's work visa renewal deadline is approaching in 3 weeks, and the visa agent needs to confirm document preparation status with the HR department.
The HR manager must ensure all required documents are submitted on time and coordinate with internal departments to avoid any delays or rejections.
外国人社員の就労ビザ更新期限が3週間後に迫っており、ビザ申請代行業者が人事部に書類準備状況の確認を求めている。
人事マネージャーは、必要書類を期限内に提出し、遅延や却下を避けるため社内部門と調整しなければならない。
👨💼【Teacher / Visa Agent】:
I need you to explain the current document preparation status and your plan to meet the submission deadline. Please describe how you will coordinate with other departments.
（現在の書類準備状況と提出期限を守るための計画を説明してください。他部門とどのように調整するかも述べてください。）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１． Confirm document preparation status
２． Coordinate with internal departments
３． Eliminate risks of rejection
４． Assess document validity
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)