＜Elementary＞ Lesson No.9
Emergency Trade Contract Terms Negotiation / 輸出入契約条件の緊急交渉
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Sudden Incoterms change request from overseas supplier requires cost recalculation and contract renegotiation while minimizing customer impact.
海外サプライヤーからの突然のインコタームズ変更要求で、顧客影響を最小限に抑えた費用再計算と契約再交渉が必要な場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．I need to discuss...（...について話し合う必要がある）
２．May I confirm the reason for...（...の理由を確認してもよろしいでしょうか）
３．Let me explain our situation...（当社の状況を説明させてください）
４．We need to calculate...（...を計算する必要がある）
５．We must check alternative...（代替の...を確認しなければならない）
６．If you share...（...を共有していただければ）
７．We will handle the cost calculation...（費用計算を対応します）
1-2 Essential words
１．increase（増加させる）
２．confirm（確認する）
３．explain（説明する）
４．calculate（計算する）
５．reduce（減らす）
６．arrange（手配する）
７．compare（比較する）
８．prepare（準備する）
９．provide（提供する）
１０．handle（対応する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Sudden Incoterms change request from overseas supplier requires cost recalculation and contract renegotiation while minimizing customer impact.
海外サプライヤーからの突然のインコタームズ変更要求で、顧客影響を最小限に抑えた費用再計算と契約再交渉が必要な場面です。
👨💼【Teacher / Overseas Supplier】:
Thank you for taking my call today. I need to discuss an urgent change to our shipping terms. We must switch from FOB to EXW for all future orders starting next month.
（本日はお電話ありがとうございます。配送条件の緊急変更について話し合う必要があります。来月から今後のすべての注文についてFOBからEXWに切り替えなければなりません。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand your situation. However, this change will increase our logistics cost significantly. May I confirm the reason for this change? We need to explain it to our management and customers.
（状況は理解しました。しかしながら、この変更は当社の物流費用を大幅に増加させます。この変更の理由を確認してもよろしいでしょうか。経営陣と顧客に説明する必要があります。）
👨💼【Teacher / Overseas Supplier】:
Our shipping partner increased their rates by 30 percent. We cannot absorb this cost anymore. I apologize for the short notice, but we have no choice.
（当社の配送パートナーが料金を30パーセント引き上げました。もはやこの費用を吸収できません。急なお知らせで申し訳ありませんが、選択肢がありません。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I see. Let me explain our situation as well. First, we need to calculate the new total cost including freight and insurance. Second, we must check alternative shipping options to reduce the impact. Third, we need at least 2 months to arrange everything and get approval from our customers.
（分かりました。当社の状況も説明させてください。第一に、運賃と保険を含む新しい総費用を計算する必要があります。第二に、影響を減らすために代替配送手段を確認しなければなりません。第三に、すべてを手配し顧客から承認を得るために少なくとも2か月必要です。）
👨💼【Teacher / Overseas Supplier】:
Two months is too long. Our new terms start in 4 weeks. Can you work faster? What if we help you find a logistics provider with better rates?
（2か月は長すぎます。当社の新条件は4週間後に始まります。もっと早く対応できませんか。より良い料金の物流業者を見つけるお手伝いをしたらどうでしょうか。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
That would help. If you share your recommended provider's contact and rates, we can compare them with our current options. We will also prepare a cost breakdown for each shipping method to show our customers. This way, we can reduce the preparation time to 6 weeks.
（それは助かります。推奨業者の連絡先と料金を共有していただければ、現在の選択肢と比較できます。また、各配送方法の費用内訳を準備して顧客に提示します。このようにすれば、準備期間を6週間に短縮できます。）
👨💼【Teacher / Overseas Supplier】:
Six weeks is still tight, but I understand your position. Will you need any support from us during this period? We want to keep our partnership strong.
（6週間はまだ厳しいですが、あなたの立場は理解します。この期間中、当社からの支援は必要ですか。パートナーシップを強固に保ちたいと考えています。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Yes, please provide the logistics provider information by the end of this week. Also, we may need you to explain the situation directly to our key customers if they have concerns. We will handle the cost calculation and contract updates on our side.
（はい、今週末までに物流業者の情報を提供してください。また、主要顧客が懸念を持つ場合、状況を直接説明していただく必要があるかもしれません。費用計算と契約更新は当社側で対応します。）
👨💼【Teacher / Overseas Supplier】:
Agreed. I will send you the provider details by Friday. Please keep me updated on your progress. I appreciate your cooperation on this difficult matter.
（了解しました。金曜日までに業者の詳細を送ります。進捗状況を随時お知らせください。この難しい件についてご協力いただき感謝します。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Sudden Incoterms change request from overseas supplier requires cost recalculation and contract renegotiation while minimizing customer impact.
海外サプライヤーからの突然のインコタームズ変更要求で、顧客影響を最小限に抑えた費用再計算と契約再交渉が必要な場面です。
👨💼【Teacher / Overseas Supplier】:
Thank you for taking my call today. I need to discuss an urgent change to our shipping terms. We must switch from FOB to EXW for all future orders starting next month.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand your situation. However, this change will ［増加させる］ our logistics cost significantly. May I ［確認する］ the reason for this change? We need to ［説明する］ it to our management and customers.
👨💼【Teacher / Overseas Supplier】:
Our shipping partner increased their rates by 30 percent. We cannot absorb this cost anymore. I apologize for the short notice, but we have no choice.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I see. Let me ［説明する］ our situation as well. First, we need to ［計算する］ the new total cost including freight and insurance. Second, we must check alternative shipping options to ［減らす］ the impact. Third, we need at least 2 months to ［手配する］ everything and get approval from our customers.
👨💼【Teacher / Overseas Supplier】:
Two months is too long. Our new terms start in 4 weeks. Can you work faster? What if we help you find a logistics provider with better rates?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
That would help. If you share your recommended provider's contact and rates, we can ［比較する］ them with our current options. We will also ［準備する］ a cost breakdown for each shipping method to show our customers. This way, we can ［減らす］ the preparation time to 6 weeks.
👨💼【Teacher / Overseas Supplier】:
Six weeks is still tight, but I understand your position. Will you need any support from us during this period? We want to keep our partnership strong.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Yes, please ［提供する］ the logistics provider information by the end of this week. Also, we may need you to ［説明する］ the situation directly to our key customers if they have concerns. We will ［対応する］ the cost calculation and contract updates on our side.
👨💼【Teacher / Overseas Supplier】:
Agreed. I will send you the provider details by Friday. Please keep me updated on your progress. I appreciate your cooperation on this difficult matter.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Sudden Incoterms change request from overseas supplier requires cost recalculation and contract renegotiation while minimizing customer impact.
海外サプライヤーからの突然のインコタームズ変更要求で、顧客影響を最小限に抑えた費用再計算と契約再交渉が必要な場面です。
👨💼【Teacher / Overseas Supplier】:
Thank you for taking my call today. I need to discuss an urgent change to our shipping terms. We must switch from FOB to EXW for all future orders starting next month.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand your situation. However, this change will increase our logistics cost significantly. ［この変更の理由を確認してもよろしいでしょうか。］ We need to explain it to our management and customers.
👨💼【Teacher / Overseas Supplier】:
Our shipping partner increased their rates by 30 percent. We cannot absorb this cost anymore. I apologize for the short notice, but we have no choice.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I see. ［当社の状況も説明させてください。］ ［第一に、運賃と保険を含む新しい総費用を計算する必要があります。］ Second, we must check alternative shipping options to reduce the impact. Third, we need at least 2 months to arrange everything and get approval from our customers.
👨💼【Teacher / Overseas Supplier】:
Two months is too long. Our new terms start in 4 weeks. Can you work faster? What if we help you find a logistics provider with better rates?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
That would help. ［推奨業者の連絡先と料金を共有していただければ、現在の選択肢と比較できます。］ We will also prepare a cost breakdown for each shipping method to show our customers. This way, we can reduce the preparation time to 6 weeks.
👨💼【Teacher / Overseas Supplier】:
Six weeks is still tight, but I understand your position. Will you need any support from us during this period? We want to keep our partnership strong.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Yes, please provide the logistics provider information by the end of this week. Also, we may need you to explain the situation directly to our key customers if they have concerns. We will handle the cost calculation and contract updates on our side.
👨💼【Teacher / Overseas Supplier】:
Agreed. I will send you the provider details by Friday. Please keep me updated on your progress. I appreciate your cooperation on this difficult matter.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
Your overseas supplier requests a sudden change from FOB to EXW terms starting next month.
You must calculate new logistics costs and arrange alternative shipping while minimizing impact on customers.
海外サプライヤーが来月からFOBからEXWへの突然の条件変更を要求しています。
顧客への影響を最小限に抑えながら新しい物流費用を計算し代替配送を手配しなければなりません。
👨💼【Teacher / Overseas Supplier】:
We need to change our shipping terms to EXW next month due to cost increases. Can you explain how you will handle this change and what support you need from us?
（費用増加のため来月から配送条件をEXWに変更する必要があります。この変更にどう対応するか、当社からどのような支援が必要か説明していただけますか。）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the cost impact（費用への影響を説明する）
２．Calculate new logistics expenses（新しい物流費用を計算する）
３．Compare alternative shipping methods（代替配送方法を比較する）
４．Arrange transition timeline（移行スケジュールを手配する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)