＜Beginner＞ Lesson No.5
Emergency Report to Customer Regarding Product Quality Issues / 製品品質問題に対する顧客への緊急報告
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
A sales representative provides comprehensive explanations about quality issues discovered in delivered heavy industrial products to overseas clients.
納入済み重工業製品に発見された品質問題について、営業担当が海外顧客に原因と対応策を包括的に説明する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．I sincerely apologize for...（...について心よりお詫び申し上げます）
２．The root cause is...（根本原因は...です）
３．We confirmed that...（...を確認しました）
４．We will replace all...（すべての...を交換いたします）
５．Our technical team will support...（当社技術チームが...をサポートします）
６．We also improved...（また...を改善しました）
７．Based on our stress test results...（応力試験の結果に基づくと...）
1-2 Essential words
１．apologize（お詫びする）
２．defect（欠陥）
３．confirm（確認する）
４．affect（影響する）
５．replace（交換する）
６．support（サポートする）
７．improve（改善する）
８．operate（稼働する）
９．provide（提供する）
１０．review（検討する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A sales representative provides comprehensive explanations about quality issues discovered in delivered heavy industrial products to overseas clients.
納入済み重工業製品に発見された品質問題について、営業担当が海外顧客に原因と対応策を包括的に説明する場面です。
👨💼【Teacher / Quality Manager】:
We received your report about the defect in the delivered turbine components. Could you explain the root cause and how it affects our operations?
（納入されたタービン部品の不具合に関する報告を受け取りました。根本原因と、それが当社の操業にどう影響するか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I sincerely apologize for this issue. The root cause is a material defect that occurred during heat treatment at our supplier's facility. We confirmed that 120 units out of 500 delivered units may have reduced strength. This could affect your planned maintenance schedule in 2 months.
（この問題について心よりお詫び申し上げます。根本原因は、当社サプライヤーの施設での熱処理中に発生した材料欠陥です。納入した500ユニットのうち120ユニットで強度低下の可能性があることを確認しました。これは2か月後に予定されているメンテナンススケジュールに影響する可能性があります。）
👨💼【Teacher / Quality Manager】:
That's a serious concern. We need to know the full scope. How will you handle the affected units and prevent further risks?
（それは深刻な懸念事項です。全体像を把握する必要があります。影響を受けたユニットをどう対処し、さらなるリスクをどう防ぐのですか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We will replace all 120 affected units at no charge within 3 weeks. Our technical team will support the replacement work on site to avoid any delay in your operations. We also improved our supplier's quality control process to prevent the same defect from happening again.
（影響を受けた120ユニットすべてを3週間以内に無償で交換いたします。当社技術チームが現地で交換作業をサポートし、貴社の操業に遅延が生じないようにします。また、同じ欠陥が再発しないよう、サプライヤーの品質管理プロセスを改善しました。）
👨💼【Teacher / Quality Manager】:
What about the safety risk during this period? We cannot operate with potentially weak components.
（この期間中の安全リスクはどうなりますか？強度が低下している可能性のある部品では操業できません。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We understand your concern completely. Based on our stress test results, the affected units can operate safely at 80 percent load until replacement. We will provide daily monitoring support and immediate response if any issue occurs. Your safety is our top priority.
（ご懸念は完全に理解しております。応力試験の結果に基づくと、影響を受けたユニットは交換まで80パーセント負荷で安全に稼働できます。毎日のモニタリングサポートを提供し、問題が発生した場合は即座に対応いたします。貴社の安全が最優先事項です。）
👨💼【Teacher / Quality Manager】:
I appreciate your quick response and clear plan. Please send us the detailed replacement schedule and monitoring procedure by tomorrow. We will review and decide on the load reduction.
（迅速な対応と明確な計画に感謝します。詳細な交換スケジュールとモニタリング手順を明日までに送ってください。負荷削減について検討し決定します。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A sales representative provides comprehensive explanations about quality issues discovered in delivered heavy industrial products to overseas clients.
納入済み重工業製品に発見された品質問題について、営業担当が海外顧客に原因と対応策を包括的に説明する場面です。
👨💼【Teacher / Quality Manager】:
We received your report about the defect in the delivered turbine components. Could you explain the root cause and how it affects our operations?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I sincerely ［お詫びする］ for this issue. The root cause is a material ［欠陥］ that occurred during heat treatment at our supplier's facility. We ［確認しました］ that 120 units out of 500 delivered units may have reduced strength. This could ［影響する］ your planned maintenance schedule in 2 months.
👨💼【Teacher / Quality Manager】:
That's a serious concern. We need to know the full scope. How will you handle the affected units and prevent further risks?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We will ［交換する］ all 120 affected units at no charge within 3 weeks. Our technical team will ［サポートする］ the replacement work on site to avoid any delay in your operations. We also ［改善しました］ our supplier's quality control process to prevent the same ［欠陥］ from happening again.
👨💼【Teacher / Quality Manager】:
What about the safety risk during this period? We cannot operate with potentially weak components.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We understand your concern completely. Based on our stress test results, the affected units can ［稼働する］ safely at 80 percent load until replacement. We will ［提供する］ daily monitoring ［サポートする］ and immediate response if any issue occurs. Your safety is our top priority.
👨💼【Teacher / Quality Manager】:
I appreciate your quick response and clear plan. Please send us the detailed replacement schedule and monitoring procedure by tomorrow. We will review and decide on the load reduction.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
A sales representative provides comprehensive explanations about quality issues discovered in delivered heavy industrial products to overseas clients.
納入済み重工業製品に発見された品質問題について、営業担当が海外顧客に原因と対応策を包括的に説明する場面です。
👨💼【Teacher / Quality Manager】:
We received your report about the defect in the delivered turbine components. Could you explain the root cause and how it affects our operations?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
［この問題について心よりお詫び申し上げます。］ ［根本原因は、当社サプライヤーの施設での熱処理中に発生した材料欠陥です。］ ［納入した500ユニットのうち120ユニットで強度低下の可能性があることを確認しました。］ This could affect your planned maintenance schedule in 2 months.
👨💼【Teacher / Quality Manager】:
That's a serious concern. We need to know the full scope. How will you handle the affected units and prevent further risks?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
［影響を受けた120ユニットすべてを3週間以内に無償で交換いたします。］ Our technical team will support the replacement work on site to avoid any delay in your operations. We also improved our supplier's quality control process to prevent the same defect from happening again.
👨💼【Teacher / Quality Manager】:
What about the safety risk during this period? We cannot operate with potentially weak components.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We understand your concern completely. Based on our stress test results, the affected units can operate safely at 80 percent load until replacement. We will provide daily monitoring support and immediate response if any issue occurs. Your safety is our top priority.
👨💼【Teacher / Quality Manager】:
I appreciate your quick response and clear plan. Please send us the detailed replacement schedule and monitoring procedure by tomorrow. We will review and decide on the load reduction.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A quality defect has been found in delivered heavy industrial equipment components.
The customer requires a comprehensive explanation of the cause, impact, corrective actions, and prevention measures.
納入済みの重工業機器部品に品質欠陥が発見されました。
顧客は原因、影響、是正措置、予防策について包括的な説明を求めています。
👨💼【Teacher / Quality Manager】:
We need to understand the full details of this quality issue. Please explain your action plan to resolve it and maintain our trust.
（この品質問題の全詳細を把握する必要があります。解決のための行動計画と信頼維持について説明してください。）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Apologize for the quality issue（品質問題についてお詫びする）
２．Explain the root cause clearly（根本原因を明確に説明する）
３．Describe the replacement plan（交換計画を述べる）
４．Provide safety assurance during transition（移行期間中の安全保証を提供する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)