＜Beginner＞ Lesson No.9
Resolving Payment Issues Due to L/C Terms Discrepancy / L/C条件不一致による決済トラブル対応
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Discrepancies are found between letter of credit conditions and actual shipping documents, requiring discussion with the bank for swift settlement.
信用状条件と船積書類に不一致が発見され、迅速な決済実行のため銀行と書類修正について協議する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Could you explain which...（どの...かご説明いただけますか）
２．We need to identify...（...を特定する必要がある）
３．Thank you for pointing out...（...をご指摘いただきありがとうございます）
４．We will provide a revised...（修正された...を提出する）
５．We can request an amendment to...（...への条件変更を依頼できる）
６．We will prepare the revised...（修正された...を準備する）
７．We will also contact...（...にも連絡する）
1-2 Essential words
１．discrepancy（不一致）
２．resolve（解決する）
３．explain（説明する）
４．identify（特定する）
５．provide（提出する）
６．revised（修正された）
７．amendment（条件変更）
８．confirm（確認する）
９．proceed（進める）
１０．reasonable（妥当な）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Discrepancies are found between letter of credit conditions and actual shipping documents, requiring discussion with the bank for swift settlement.
信用状条件と船積書類に不一致が発見され、迅速な決済実行のため銀行と書類修正について協議する場面です。
👨💼【Teacher / Bank Officer】:
Good morning. We received your L/C documents, but we found several discrepancies between the credit terms and the shipping documents. We need to hold the payment until these issues are resolved.
（おはようございます。信用状の書類を受け取りましたが、信用状条件と船積書類の間にいくつかの不一致が見つかりました。これらの問題が解決されるまで決済を保留する必要があります。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand your concern. Could you explain which documents have discrepancies? We need to identify the root cause and prepare a correction plan as soon as possible.
（ご懸念は理解しました。どの書類に不一致があるかご説明いただけますか？根本原因を特定し、できるだけ早く修正計画を準備する必要があります。）
👨💼【Teacher / Bank Officer】:
The invoice shows 500 units, but the packing list mentions 480 units. Also, the description of goods on the bill of lading does not match the L/C terms exactly.
（インボイスには500個と記載されていますが、パッキングリストには480個と記載されています。また、船荷証券の貨物明細が信用状条件と正確に一致していません。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Thank you for pointing out the details. The quantity discrepancy happened because we recorded the net quantity instead of the gross quantity. We will provide a revised packing list and a letter of explanation to resolve this issue. For the description problem, we can request an amendment to the L/C or provide supporting documents to clarify the goods.
（詳細をご指摘いただきありがとうございます。数量の不一致は、総数量ではなく正味数量を記録したために発生しました。この問題を解決するため、修正されたパッキングリストと説明書を提出いたします。明細の問題については、信用状の条件変更を依頼するか、貨物を明確にする補足書類を提出できます。）
👨💼【Teacher / Bank Officer】:
I see. How quickly can you provide the revised documents? Our client is waiting for the payment, and we need to complete this process within 3 business days.
（なるほど。修正書類をどのくらい早く提出できますか？当行の顧客が決済を待っており、3営業日以内にこのプロセスを完了する必要があります。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
We will prepare the revised packing list and explanation letter by tomorrow morning. We will also contact the shipper to confirm the bill of lading correction. If the amendment takes longer, we can offer a letter of indemnity to speed up the payment process.
（明日の午前中までに修正されたパッキングリストと説明書を準備いたします。また、船荷証券の修正を確認するため船会社に連絡いたします。条件変更に時間がかかる場合は、決済プロセスを迅速化するため補償状を提出できます。）
👨💼【Teacher / Bank Officer】:
That sounds reasonable. Please send the revised documents and the indemnity letter by email tomorrow. Once we review them, we will proceed with the payment if everything is in order.
（それは妥当ですね。明日、修正書類と補償状をメールで送ってください。それらを確認し、すべてが整っていれば決済を進めます。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Discrepancies are found between letter of credit conditions and actual shipping documents, requiring discussion with the bank for swift settlement.
信用状条件と船積書類に不一致が発見され、迅速な決済実行のため銀行と書類修正について協議する場面です。
👨💼【Teacher / Bank Officer】:
Good morning. We received your L/C documents, but we found several discrepancies between the credit terms and the shipping documents. We need to hold the payment until these issues are resolved.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand your concern. Could you ［説明する］ which documents have discrepancies? We need to ［特定する］ the root cause and prepare a correction plan as soon as possible.
👨💼【Teacher / Bank Officer】:
The invoice shows 500 units, but the packing list mentions 480 units. Also, the description of goods on the bill of lading does not match the L/C terms exactly.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Thank you for pointing out the details. The quantity ［不一致］ happened because we recorded the net quantity instead of the gross quantity. We will ［提出する］ a ［修正された］ packing list and a letter of explanation to ［解決する］ this issue. For the description problem, we can request an ［条件変更］ to the L/C or ［提出する］ supporting documents to clarify the goods.
👨💼【Teacher / Bank Officer】:
I see. How quickly can you provide the revised documents? Our client is waiting for the payment, and we need to complete this process within 3 business days.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
We will prepare the ［修正された］ packing list and explanation letter by tomorrow morning. We will also contact the shipper to ［確認する］ the bill of lading correction. If the ［条件変更］ takes longer, we can offer a letter of indemnity to speed up the payment process.
👨💼【Teacher / Bank Officer】:
That sounds reasonable. Please send the revised documents and the indemnity letter by email tomorrow. Once we review them, we will proceed with the payment if everything is in order.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Discrepancies are found between letter of credit conditions and actual shipping documents, requiring discussion with the bank for swift settlement.
信用状条件と船積書類に不一致が発見され、迅速な決済実行のため銀行と書類修正について協議する場面です。
👨💼【Teacher / Bank Officer】:
Good morning. We received your L/C documents, but we found several discrepancies between the credit terms and the shipping documents. We need to hold the payment until these issues are resolved.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand your concern. ［どの書類に不一致があるかご説明いただけますか？］ ［根本原因を特定し、できるだけ早く修正計画を準備する必要があります。］
👨💼【Teacher / Bank Officer】:
The invoice shows 500 units, but the packing list mentions 480 units. Also, the description of goods on the bill of lading does not match the L/C terms exactly.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
［詳細をご指摘いただきありがとうございます。］ The quantity discrepancy happened because we recorded the net quantity instead of the gross quantity. ［この問題を解決するため、修正されたパッキングリストと説明書を提出いたします。］ For the description problem, we can request an amendment to the L/C or provide supporting documents to clarify the goods.
👨💼【Teacher / Bank Officer】:
I see. How quickly can you provide the revised documents? Our client is waiting for the payment, and we need to complete this process within 3 business days.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
［明日の午前中までに修正されたパッキングリストと説明書を準備いたします。］ We will also contact the shipper to confirm the bill of lading correction. If the amendment takes longer, we can offer a letter of indemnity to speed up the payment process.
👨💼【Teacher / Bank Officer】:
That sounds reasonable. Please send the revised documents and the indemnity letter by email tomorrow. Once we review them, we will proceed with the payment if everything is in order.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
The bank found discrepancies between the L/C terms and your shipping documents and is holding the payment.
You need to explain the cause of the discrepancies and provide a plan to resolve them quickly.
銀行が信用状条件と船積書類の間に不一致を発見し、決済を保留しています。
あなたは不一致の原因を説明し、迅速に解決する計画を提示する必要があります。
👨💼【Teacher / Bank Officer】:
We need to understand why these discrepancies occurred. Can you walk me through your correction plan?
（なぜこれらの不一致が発生したのか理解する必要があります。修正計画について説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the root cause of the discrepancy（不一致の根本原因を説明する）
２．Provide a plan to submit revised documents（修正書類を提出する計画を示す）
３．Offer alternative solutions to speed up payment（決済を迅速化する代替案を提示する）
４．Confirm the timeline for document preparation（書類準備の期限を確認する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)