＜Upper-Intermediate＞ Lesson No.4
Resolving Shipment Delays Due to Trade Document Discrepancies / 貿易書類の不備による船積み遅延の解決
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Trade document discrepancies discovered just before shipment require urgent coordination with overseas buyers, shipping companies, and banks to correct invoices, packing lists, and certificates of origin.
船積み直前に貿易書類の不備が発見され、海外買主・船会社・銀行との間でインボイスやパッキングリスト、原産地証明書の修正調整が緊急で必要な場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me doublecheck the documents...（書類を再確認させてください...）
２．I'll calculate the correct weight based on...（...に基づいて正確な重量を計算します）
３．I'll consult with the chamber of commerce...（商工会議所に相談します...）
４．I'll expedite the certificate reissue by...（...によって証明書の再発行を迅速化します）
５．I'll coordinate with our factory to...（...するために工場と調整します）
６．This will allow enough time for...（これにより...のための十分な時間が確保できます）
７．I'll make the most of the remaining time to...（残り時間を最大限活用して...します）
1-2 Essential words
１．discrepancy（不一致）
２．submit（提出する）
３．calculate（計算する）
４．consult（相談する）
５．postpone（延期する）
６．impose（課す）
７．expedite（迅速化する）
８．coordinate（調整する）
９．assess（審査する）
１０．eliminate（取り除く）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Trade document discrepancies discovered just before shipment require urgent coordination with overseas buyers, shipping companies, and banks to correct invoices, packing lists, and certificates of origin.
船積み直前に貿易書類の不備が発見され、海外買主・船会社・銀行との間でインボイスやパッキングリスト、原産地証明書の修正調整が緊急で必要な場面です。
👨💼【Teacher / Freight Forwarder】:
Good morning. I just received a call from the shipping line. They detected a discrepancy in the packing list you submitted yesterday. The total weight doesn't match the cargo manifest.
（おはようございます。船会社から連絡がありました。昨日提出されたパッキングリストに不一致が見つかりました。総重量が貨物マニフェストと合っていません。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I apologize for the inconvenience. Let me doublecheck the documents immediately. I'll calculate the correct weight based on each carton and submit the revised packing list within 2 hours.
（ご迷惑をおかけして申し訳ございません。直ちに書類を再確認いたします。各カートンに基づいて正確な重量を計算し、2時間以内に修正したパッキングリストを提出いたします。）
👨💼【Teacher / Freight Forwarder】:
That's good, but there's another issue. The certificate of origin shows the wrong HS code. The buyer's bank will reject the documents if this isn't corrected before we lodge them.
（それは良いですが、もう一つ問題があります。原産地証明書に誤ったHSコードが記載されています。書類を提出する前に修正しないと、買主の銀行が書類を拒否します。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Understood. I'll consult with the chamber of commerce right away to get a new certificate issued. However, the chamber is located in another city, so it may take until tomorrow morning. Can we postpone the document submission by 1 day?
（承知しました。直ちに商工会議所に相談して新しい証明書を発行してもらいます。ただし、商工会議所は別の市にあるため、明朝までかかる可能性があります。書類提出を1日延期できますか？）
👨💼【Teacher / Freight Forwarder】:
One day is acceptable, but the vessel departs in 3 days. If we miss this sailing, your buyer will impose a penalty for late delivery. Are you confident you can coordinate everything in time?
（1日なら問題ありませんが、船は3日後に出港します。この船を逃すと、買主が遅延ペナルティを課します。すべてを間に合わせる自信はありますか？）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Yes, I'm confident. First, I'll expedite the certificate reissue by sending all supporting documents to the chamber today. Second, I'll coordinate with our factory to confirm the accurate HS code and weight data. Third, I'll submit all corrected documents to you by tomorrow at 10 AM. This will allow enough time for the bank to assess the documents before the departure.
（はい、自信があります。第一に、本日中にすべての裏付け書類を商工会議所に送付して証明書の再発行を迅速化します。第二に、工場と調整して正確なHSコードと重量データを確認します。第三に、明日午前10時までにすべての修正済み書類を提出いたします。これにより、出港前に銀行が書類を審査する十分な時間が確保できます。）
👨💼【Teacher / Freight Forwarder】:
That sounds like a solid plan. Please keep me updated on your progress. I'll inform the shipping line and the bank about the revised timeline. Let's make sure we don't miss this sailing.
（しっかりした計画のようですね。進捗状況を随時お知らせください。船会社と銀行に修正されたスケジュールを伝えます。この船を逃さないようにしましょう。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Thank you for your understanding. I'll send you an update by this evening. I'll make the most of the remaining time to eliminate all errors and ensure smooth processing.
（ご理解いただきありがとうございます。今夕までに進捗をお知らせいたします。残り時間を最大限活用してすべての誤りを取り除き、円滑な処理を確保いたします。）
👨💼【Teacher / Freight Forwarder】:
Perfect. I'm counting on you. If any unexpected issues appear, contact me immediately. We need to accomplish this together.
（完璧です。頼りにしています。予期しない問題が現れた場合は、直ちに連絡してください。これを一緒に成し遂げる必要があります。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Trade document discrepancies discovered just before shipment require urgent coordination with overseas buyers, shipping companies, and banks to correct invoices, packing lists, and certificates of origin.
船積み直前に貿易書類の不備が発見され、海外買主・船会社・銀行との間でインボイスやパッキングリスト、原産地証明書の修正調整が緊急で必要な場面です。
👨💼【Teacher / Freight Forwarder】:
Good morning. I just received a call from the shipping line. They detected a discrepancy in the packing list you submitted yesterday. The total weight doesn't match the cargo manifest.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I apologize for the inconvenience. Let me doublecheck the documents immediately. I'll ［計算する］ the correct weight based on each carton and ［提出する］ the revised packing list within 2 hours.
👨💼【Teacher / Freight Forwarder】:
That's good, but there's another issue. The certificate of origin shows the wrong HS code. The buyer's bank will reject the documents if this isn't corrected before we lodge them.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Understood. I'll ［相談する］ with the chamber of commerce right away to get a new certificate issued. However, the chamber is located in another city, so it may take until tomorrow morning. Can we ［延期する］ the document submission by 1 day?
👨💼【Teacher / Freight Forwarder】:
One day is acceptable, but the vessel departs in 3 days. If we miss this sailing, your buyer will impose a penalty for late delivery. Are you confident you can coordinate everything in time?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Yes, I'm confident. First, I'll ［迅速化する］ the certificate reissue by sending all supporting documents to the chamber today. Second, I'll ［調整する］ with our factory to confirm the accurate HS code and weight data. Third, I'll ［提出する］ all corrected documents to you by tomorrow at 10 AM. This will allow enough time for the bank to ［審査する］ the documents before the departure.
👨💼【Teacher / Freight Forwarder】:
That sounds like a solid plan. Please keep me updated on your progress. I'll inform the shipping line and the bank about the revised timeline. Let's make sure we don't miss this sailing.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Thank you for your understanding. I'll send you an update by this evening. I'll make the most of the remaining time to ［取り除く］ all errors and ensure smooth processing.
👨💼【Teacher / Freight Forwarder】:
Perfect. I'm counting on you. If any unexpected issues appear, contact me immediately. We need to accomplish this together.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Trade document discrepancies discovered just before shipment require urgent coordination with overseas buyers, shipping companies, and banks to correct invoices, packing lists, and certificates of origin.
船積み直前に貿易書類の不備が発見され、海外買主・船会社・銀行との間でインボイスやパッキングリスト、原産地証明書の修正調整が緊急で必要な場面です。
👨💼【Teacher / Freight Forwarder】:
Good morning. I just received a call from the shipping line. They detected a discrepancy in the packing list you submitted yesterday. The total weight doesn't match the cargo manifest.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I apologize for the inconvenience. ［直ちに書類を再確認いたします。］ ［各カートンに基づいて正確な重量を計算し、2時間以内に修正したパッキングリストを提出いたします。］
👨💼【Teacher / Freight Forwarder】:
That's good, but there's another issue. The certificate of origin shows the wrong HS code. The buyer's bank will reject the documents if this isn't corrected before we lodge them.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Understood. ［直ちに商工会議所に相談して新しい証明書を発行してもらいます。］ However, the chamber is located in another city, so it may take until tomorrow morning. Can we postpone the document submission by 1 day?
👨💼【Teacher / Freight Forwarder】:
One day is acceptable, but the vessel departs in 3 days. If we miss this sailing, your buyer will impose a penalty for late delivery. Are you confident you can coordinate everything in time?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Yes, I'm confident. First, ［本日中にすべての裏付け書類を商工会議所に送付して証明書の再発行を迅速化します。］ Second, ［工場と調整して正確なHSコードと重量データを確認します。］ Third, I'll submit all corrected documents to you by tomorrow at 10 AM. This will allow enough time for the bank to assess the documents before the departure.
👨💼【Teacher / Freight Forwarder】:
That sounds like a solid plan. Please keep me updated on your progress. I'll inform the shipping line and the bank about the revised timeline. Let's make sure we don't miss this sailing.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Thank you for your understanding. I'll send you an update by this evening. I'll make the most of the remaining time to eliminate all errors and ensure smooth processing.
👨💼【Teacher / Freight Forwarder】:
Perfect. I'm counting on you. If any unexpected issues appear, contact me immediately. We need to accomplish this together.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
You are a trade administration staff member who discovered errors in export documents just before shipment.
The freight forwarder has informed you that the packing list and certificate of origin contain discrepancies that must be corrected.
あなたは船積み直前に輸出書類の誤りを発見した貿易事務担当者です。
フォワーダーから、パッキングリストと原産地証明書に修正が必要な不一致があると通知されました。
👨💼【Teacher / Freight Forwarder】:
We need to resolve these document issues before the vessel departs. Can you explain your action plan to correct the packing list and certificate of origin?
（船が出港する前にこれらの書類の問題を解決する必要があります。パッキングリストと原産地証明書を修正するための行動計画を説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１． Explain the correction process
２． Describe the coordination steps
３． Clarify the timeline for reissue
４． Confirm the final submission plan
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)