＜Beginner＞ Lesson No.5
Supporting Visa Renewal Procedures for Foreign Employees / 外国人社員のビザ更新手続きサポート
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
A foreign employee with an approaching work visa renewal deadline is requesting support from HR for the procedures.
就労ビザの更新期限が迫っている外国人社員が手続きサポートを人事部に求める場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me explain the renewal process...（更新手続きを説明させてください...）
２．We need to prepare the company documents...（会社書類を準備する必要があります...）
３．The immigration office requires these materials...（入管はこれらの資料を求めています...）
４．You need to provide your passport...（パスポートをご用意ください...）
５．The process usually takes 2 to 3 months...（手続きには通常2か月から3か月かかります...）
６．If you apply before expiration...（期限前に申請すれば...）
７．Please make sure your address registered with...（...に登録されている住所を確認してください...）
1-2 Essential words
１．explain（説明する）
２．prepare（準備する）
３．require（求める）
４．provide（用意する）
５．delay（遅延）
６．receive（受ける）
７．complete（完了させる）
８．update（更新する）
９．support（サポートする）
１０．confident（安心した）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A foreign employee with an approaching work visa renewal deadline is requesting support from HR for the procedures.
就労ビザの更新期限が迫っている外国人社員が手続きサポートを人事部に求める場面です。
👨💼【Teacher / Foreign Employee】:
Hello, I need to talk about my work visa renewal. The expiration date is coming soon, and I'm worried about the process.
（こんにちは、就労ビザの更新について相談したいのですが。期限が迫っていて、手続きが心配です。）
🧑🎓【Student / HR Specialist】:
I understand your concern. Let me explain the renewal process step by step. First, we need to prepare the company documents, including your employment contract and salary certificate. The immigration office requires these materials at least 3 months before expiration. We will handle most of the paperwork, so please don't worry.
（ご心配はよく分かります。更新手続きを順を追って説明させてください。まず、雇用契約書や給与証明書を含む会社書類を準備する必要があります。入管は期限の3か月前までにこれらの資料を求めています。書類作成の大部分は当方で対応しますので、ご安心ください。）
👨💼【Teacher / Foreign Employee】:
That's helpful. What documents do I need to provide from my side? Also, how long does the whole process usually take?
（それは助かります。私の側で用意すべき書類は何ですか？また、全体の手続きには通常どのくらいかかりますか？）
🧑🎓【Student / HR Specialist】:
You need to provide your passport, residence card, and recent photo. We also need your tax payment certificate from the city office. The process usually takes 2 to 3 months from application to approval. To avoid any delay, please submit your documents to us by the end of this week.
（パスポート、在留カード、そして最近の写真をご用意ください。また、市役所からの納税証明書も必要です。申請から承認までは通常2か月から3か月かかります。遅延を避けるため、今週末までに書類を当方に提出してください。）
👨💼【Teacher / Foreign Employee】:
I see. What happens if my current visa expires before the new one is approved? Can I continue working during that period?
（分かりました。もし現在のビザが新しいものの承認前に切れたらどうなりますか？その期間も働き続けられますか？）
🧑🎓【Student / HR Specialist】:
Good question. If you apply before expiration, you receive a special permission that allows you to stay and work for up to 2 months after your visa expires. This is called the special extension period. However, we must complete the application at least 1 month before your current visa ends to be safe.
（良い質問です。期限前に申請すれば、ビザ失効後も最大2か月間滞在・就労できる特別許可を受けられます。これは特例期間と呼ばれます。ただし、安全のため現在のビザが切れる1か月前までには申請を完了させる必要があります。）
👨💼【Teacher / Foreign Employee】:
Thank you for the clear explanation. I will prepare the documents right away. Is there anything else I should be aware of?
（明確な説明をありがとうございます。すぐに書類を準備します。他に注意すべきことはありますか？）
🧑🎓【Student / HR Specialist】:
Please make sure your address registered with the immigration office matches your current residence. If you moved recently, you need to update it first. Also, keep your phone available because the immigration office may contact you directly for additional questions. We will support you throughout the entire process.
（入管に登録されている住所が現住所と一致しているか確認してください。最近引っ越した場合は、先に更新が必要です。また、入管が追加質問のため直接連絡する可能性があるので、電話は常に取れるようにしておいてください。手続き全体を通じてサポートいたします。）
👨💼【Teacher / Foreign Employee】:
Perfect. I feel much more confident now. I'll get everything ready and send it to you by Friday. Thank you for your help.
（完璧です。とても安心しました。すべて準備して金曜日までにお送りします。ご協力ありがとうございます。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A foreign employee with an approaching work visa renewal deadline is requesting support from HR for the procedures.
就労ビザの更新期限が迫っている外国人社員が手続きサポートを人事部に求める場面です。
👨💼【Teacher / Foreign Employee】:
Hello, I need to talk about my work visa renewal. The expiration date is coming soon, and I'm worried about the process.
🧑🎓【Student / HR Specialist】:
I understand your concern. Let me ［説明する］ the renewal process step by step. First, we need to ［準備する］ the company documents, including your employment contract and salary certificate. The immigration office ［求める］ these materials at least 3 months before expiration. We will handle most of the paperwork, so please don't worry.
👨💼【Teacher / Foreign Employee】:
That's helpful. What documents do I need to provide from my side? Also, how long does the whole process usually take?
🧑🎓【Student / HR Specialist】:
You need to ［用意する］ your passport, residence card, and recent photo. We also need your tax payment certificate from the city office. The process usually takes 2 to 3 months from application to approval. To avoid any ［遅延］, please submit your documents to us by the end of this week.
👨💼【Teacher / Foreign Employee】:
I see. What happens if my current visa expires before the new one is approved? Can I continue working during that period?
🧑🎓【Student / HR Specialist】:
Good question. If you apply before expiration, you ［受ける］ a special permission that allows you to stay and work for up to 2 months after your visa expires. This is called the special extension period. However, we must ［完了させる］ the application at least 1 month before your current visa ends to be safe.
👨💼【Teacher / Foreign Employee】:
Thank you for the clear explanation. I will prepare the documents right away. Is there anything else I should be aware of?
🧑🎓【Student / HR Specialist】:
Please make sure your address registered with the immigration office matches your current residence. If you moved recently, you need to ［更新する］ it first. Also, keep your phone available because the immigration office may contact you directly for additional questions. We will ［サポートする］ you throughout the entire process.
👨💼【Teacher / Foreign Employee】:
Perfect. I feel much more confident now. I'll get everything ready and send it to you by Friday. Thank you for your help.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
A foreign employee with an approaching work visa renewal deadline is requesting support from HR for the procedures.
就労ビザの更新期限が迫っている外国人社員が手続きサポートを人事部に求める場面です。
👨💼【Teacher / Foreign Employee】:
Hello, I need to talk about my work visa renewal. The expiration date is coming soon, and I'm worried about the process.
🧑🎓【Student / HR Specialist】:
I understand your concern. ［更新手続きを順を追って説明させてください。］ ［まず、雇用契約書や給与証明書を含む会社書類を準備する必要があります。］ ［入管は期限の3か月前までにこれらの資料を求めています。］ We will handle most of the paperwork, so please don't worry.
👨💼【Teacher / Foreign Employee】:
That's helpful. What documents do I need to provide from my side? Also, how long does the whole process usually take?
🧑🎓【Student / HR Specialist】:
［パスポート、在留カード、そして最近の写真をご用意ください。］ We also need your tax payment certificate from the city office. The process usually takes 2 to 3 months from application to approval. To avoid any delay, please submit your documents to us by the end of this week.
👨💼【Teacher / Foreign Employee】:
I see. What happens if my current visa expires before the new one is approved? Can I continue working during that period?
🧑🎓【Student / HR Specialist】:
Good question. If you apply before expiration, you receive a special permission that allows you to stay and work for up to 2 months after your visa expires. This is called the special extension period. However, we must complete the application at least 1 month before your current visa ends to be safe.
👨💼【Teacher / Foreign Employee】:
Thank you for the clear explanation. I will prepare the documents right away. Is there anything else I should be aware of?
🧑🎓【Student / HR Specialist】:
Please make sure your address registered with the immigration office matches your current residence. If you moved recently, you need to update it first. Also, keep your phone available because the immigration office may contact you directly for additional questions. We will support you throughout the entire process.
👨💼【Teacher / Foreign Employee】:
Perfect. I feel much more confident now. I'll get everything ready and send it to you by Friday. Thank you for your help.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A foreign employee approaches HR with concerns about their work visa renewal deadline.
The HR specialist must explain the required documents, timeline, and immigration procedures clearly.
就労ビザの更新期限を心配する外国人社員が人事部に相談に来ている。
人事担当者は必要書類、スケジュール、入管手続きを明確に説明しなければならない。
👨💼【Teacher / Foreign Employee】:
I'm worried about my visa renewal. Can you explain what I need to do and when?
（ビザ更新が心配です。何をいつまでにすべきか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the renewal process（更新手続きを説明する）
２．Prepare the company documents（会社書類を準備する）
３．Provide required materials（必要な資料を用意する）
４．Support throughout the entire process（手続き全体をサポートする）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)