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＜Elementary＞ Lesson No.28
Additional Cost Explanation Due to Contract Changes / 契約変更に伴う追加費用の説明
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
A sales representative explains additional costs and schedule impacts due to specification changes requested by overseas clients.
海外顧客からの仕様変更要求により、追加費用の算定根拠とスケジュールへの影響について説明する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me explain our cost structure（費用構造を説明いたします）
２．We analyzed the schedule impact carefully（スケジュールへの影響を慎重に分析しました）
３．We need to start the engineering work...（エンジニアリング作業を開始する必要があります）
４．We prepared 2 options for...（...のため2つの選択肢を用意しました）
５．This reduces the cost by...（これにより費用が...削減されます）
６．I will send the revised proposal with...（...を含む修正提案書をお送りします）
７．Please feel free to contact me if...（もし...ならお気軽にご連絡ください）
1-2 Essential words
１．explain（説明する）
２．increase（増加する）
３．require（必要とする）
４．approve（承認する）
５．reduce（削減する）
６．extend（延長する）
７．maintain（維持する）
８．send（送る）
９．include（含む）
１０．appreciate（感謝する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A sales representative explains additional costs and schedule impacts due to specification changes requested by overseas clients.
海外顧客からの仕様変更要求により、追加費用の算定根拠とスケジュールへの影響について説明する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for coming today. We received your proposal for the specification change, but we need a detailed explanation of the additional costs. Could you break down the cost increase for us?
（本日はお越しいただきありがとうございます。仕様変更のご提案を受け取りましたが、追加費用の詳細な説明が必要です。費用増加の内訳を説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Certainly. Let me explain our cost structure. The additional cost is 45000 USD, which includes 3 main components. First, material cost increases by 18000 USD due to the higher grade steel you requested. Second, engineering work adds 15000 USD for redesign and testing. Third, production schedule changes require 12000 USD for overtime and expedited delivery.
（承知しました。費用構造をご説明いたします。追加費用は45000米ドルで、3つの主要な要素が含まれます。第一に、ご要望の高品位鋼材により材料費が18000米ドル増加します。第二に、再設計と試験のためのエンジニアリング作業で15000米ドルが追加されます。第三に、生産スケジュール変更により残業と迅速な納品のため12000米ドルが必要です。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I understand the breakdown, but this is significantly higher than we expected. How does this impact our original delivery schedule? We need the equipment by the end of next month.
（内訳は理解しましたが、これは予想よりかなり高額です。これは当初の納期にどう影響しますか？来月末までに設備が必要なのです。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We analyzed the schedule impact carefully. If you approve the change by the end of this week, we can meet your deadline. However, we need to start the engineering work right away. The material procurement takes 2 weeks, redesign requires 1 week, and production needs 10 days. This leaves us 3 days as buffer time for any unexpected issues.
（スケジュールへの影響を慎重に分析いたしました。今週末までに変更をご承認いただければ、貴社の期限に間に合わせることができます。ただし、エンジニアリング作業を直ちに開始する必要があります。材料調達に2週間、再設計に1週間、生産に10日間かかります。これにより予期せぬ問題に対して3日間の余裕時間が残ります。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
The timeline is tight, but manageable. What concerns me most is the cost. Are there any alternatives to reduce the additional expense? We have budget constraints this quarter.
（スケジュールは厳しいですが、何とかなりそうです。最も懸念しているのは費用です。追加費用を削減する代替案はありますか？今四半期は予算の制約があります。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes, we prepared 2 options for cost reduction. Option 1 is to use a slightly lower grade material that still meets 90 percent of your performance requirements. This reduces the cost by 8000 USD. Option 2 is to extend the delivery by 2 weeks, which eliminates the overtime cost of 12000 USD. Both options maintain quality and safety standards. We recommend Option 2 if your schedule allows flexibility.
（はい、費用削減のため2つの選択肢をご用意しました。選択肢1は、貴社の性能要件の90パーセントを満たすやや低品位の材料を使用することです。これにより費用が8000米ドル削減されます。選択肢2は、納期を2週間延長することで、12000米ドルの残業費用がなくなります。両方の選択肢とも品質と安全基準を維持します。スケジュールに柔軟性があれば、選択肢2をお勧めします。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Option 2 sounds reasonable. Let me check with our production team about the 2-week extension. Can you send me a revised proposal with both options by tomorrow? I need to present this to management.
（選択肢2は妥当に思えます。2週間の延長について当社の生産チームに確認させてください。明日までに両方の選択肢を含む修正提案書を送っていただけますか？経営陣に提示する必要があります。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Absolutely. I will send the revised proposal with detailed cost breakdowns for both options by the end of today. The document will include timeline comparisons and risk analysis for each option. Please feel free to contact me if you have any questions. We appreciate your consideration and look forward to working together on this project.
（もちろんです。本日中に両方の選択肢の詳細な費用内訳を含む修正提案書をお送りします。書類には各選択肢のスケジュール比較とリスク分析が含まれます。ご質問があればお気軽にご連絡ください。ご検討に感謝し、このプロジェクトでご一緒できることを楽しみにしております。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for the quick response and the flexible options. I will review the proposal with my team and get back to you by the end of this week. Your cooperation on this matter is greatly appreciated.
（迅速な対応と柔軟な選択肢をありがとうございます。チームと提案書を検討し、今週末までにご連絡いたします。この件でのご協力に大変感謝しております。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A sales representative explains additional costs and schedule impacts due to specification changes requested by overseas clients.
海外顧客からの仕様変更要求により、追加費用の算定根拠とスケジュールへの影響について説明する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for coming today. We received your proposal for the specification change, but we need a detailed explanation of the additional costs. Could you break down the cost increase for us?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Certainly. Let me ［説明する］ our cost structure. The additional cost is 45000 USD, which ［含む］ 3 main components. First, material cost ［増加する］ by 18000 USD due to the higher grade steel you requested. Second, engineering work adds 15000 USD for redesign and testing. Third, production schedule changes ［必要とする］ 12000 USD for overtime and expedited delivery.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I understand the breakdown, but this is significantly higher than we expected. How does this impact our original delivery schedule? We need the equipment by the end of next month.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We analyzed the schedule impact carefully. If you ［承認する］ the change by the end of this week, we can meet your deadline. However, we need to start the engineering work right away. The material procurement takes 2 weeks, redesign ［必要とする］ 1 week, and production needs 10 days. This leaves us 3 days as buffer time for any unexpected issues.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
The timeline is tight, but manageable. What concerns me most is the cost. Are there any alternatives to reduce the additional expense? We have budget constraints this quarter.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes, we prepared 2 options for cost reduction. Option 1 is to use a slightly lower grade material that still meets 90 percent of your performance requirements. This ［削減する］ the cost by 8000 USD. Option 2 is to ［延長する］ the delivery by 2 weeks, which eliminates the overtime cost of 12000 USD. Both options ［維持する］ quality and safety standards. We recommend Option 2 if your schedule allows flexibility.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Option 2 sounds reasonable. Let me check with our production team about the 2-week extension. Can you send me a revised proposal with both options by tomorrow? I need to present this to management.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Absolutely. I will ［送る］ the revised proposal with detailed cost breakdowns for both options by the end of today. The document will ［含む］ timeline comparisons and risk analysis for each option. Please feel free to contact me if you have any questions. We ［感謝する］ your consideration and look forward to working together on this project.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for the quick response and the flexible options. I will review the proposal with my team and get back to you by the end of this week. Your cooperation on this matter is greatly appreciated.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
A sales representative explains additional costs and schedule impacts due to specification changes requested by overseas clients.
海外顧客からの仕様変更要求により、追加費用の算定根拠とスケジュールへの影響について説明する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for coming today. We received your proposal for the specification change, but we need a detailed explanation of the additional costs. Could you break down the cost increase for us?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Certainly. ［費用構造をご説明いたします。］ The additional cost is 45000 USD, which includes 3 main components. First, material cost increases by 18000 USD due to the higher grade steel you requested. Second, engineering work adds 15000 USD for redesign and testing. Third, production schedule changes require 12000 USD for overtime and expedited delivery.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I understand the breakdown, but this is significantly higher than we expected. How does this impact our original delivery schedule? We need the equipment by the end of next month.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
［スケジュールへの影響を慎重に分析いたしました。］ If you approve the change by the end of this week, we can meet your deadline. However, ［エンジニアリング作業を直ちに開始する必要があります。］ The material procurement takes 2 weeks, redesign requires 1 week, and production needs 10 days. This leaves us 3 days as buffer time for any unexpected issues.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
The timeline is tight, but manageable. What concerns me most is the cost. Are there any alternatives to reduce the additional expense? We have budget constraints this quarter.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Yes, ［費用削減のため2つの選択肢をご用意しました。］ Option 1 is to use a slightly lower grade material that still meets 90 percent of your performance requirements. This reduces the cost by 8000 USD. Option 2 is to extend the delivery by 2 weeks, which eliminates the overtime cost of 12000 USD. Both options maintain quality and safety standards. We recommend Option 2 if your schedule allows flexibility.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Option 2 sounds reasonable. Let me check with our production team about the 2-week extension. Can you send me a revised proposal with both options by tomorrow? I need to present this to management.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Absolutely. I will send the revised proposal with detailed cost breakdowns for both options by the end of today. The document will include timeline comparisons and risk analysis for each option. Please feel free to contact me if you have any questions. We appreciate your consideration and look forward to working together on this project.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for the quick response and the flexible options. I will review the proposal with my team and get back to you by the end of this week. Your cooperation on this matter is greatly appreciated.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A customer requests specification changes to heavy industrial equipment and asks for detailed cost justification.
The sales representative must explain the cost breakdown, schedule impact, and present alternative options.
海外顧客が重工業設備の仕様変更を要求し、詳細な費用説明を求めている。
営業担当者は費用内訳、スケジュールへの影響を説明し、代替案を提示する必要がある。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
We received your cost estimate for the specification change, but we need more clarity. Can you walk us through the details and any options to manage the cost?
（仕様変更の費用見積を受け取りましたが、もっと明確にする必要があります。詳細と費用を管理する選択肢について説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the cost breakdown（費用内訳を説明する）
２．Describe schedule requirements（スケジュール要件を述べる）
３．Present cost reduction options（費用削減の選択肢を提示する）
４．Confirm next steps（次のステップを確認する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)
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