＜Upper-Intermediate＞ Lesson No.12
Budget Adjustment Negotiation with International Client / 海外クライアントとの予算調整交渉
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
This is a budget increase negotiation with overseas clients due to unexpected technical complexity discovered mid-project, requiring detailed justification and ROI explanation.
プロジェクト中間地点で想定外の技術的複雑さが判明し追加予算が必要になった状況で、海外クライアントに追加費用の根拠を詳細説明し予算増額承認を得る重要な財務交渉の場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me elaborate on...（...について詳しく説明させてください）
２．We detected unexpected technical complexity in...（...で予期しない技術的複雑さを検出しました）
３．We calculated the cost breakdown...（費用の内訳を計算しました）
４．Without this investment, we anticipate...（この投資がなければ、...を予想しています）
５．We can pursue a phased approach...（段階的なアプローチを追求できます）
６．We could proceed with the mandatory modifications...（必須の修正を進めることができます）
７．You can count on receiving...（...を受け取っていただけます）
1-2 Essential words
１．elaborate（詳しく説明する）
２．detect（検出する）
３．modify（修正する）
４．accommodate（対応する）
５．considerable（かなりの）
６．demonstrate（実証する）
７．enhance（高める）
８．eliminate（排除する）
９．pursue（追求する）
１０．coordinate（調整する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a budget increase negotiation with overseas clients due to unexpected technical complexity discovered mid-project, requiring detailed justification and ROI explanation.
プロジェクト中間地点で想定外の技術的複雑さが判明し追加予算が必要になった状況で、海外クライアントに追加費用の根拠を詳細説明し予算増額承認を得る重要な財務交渉の場面です。
👨💼【Teacher / Client Representative】:
Thank you for meeting with me today. I need to discuss the budget situation for our project. We've reviewed the latest progress report, and I'm concerned about the additional costs you mentioned.
（本日はお時間をいただきありがとうございます。プロジェクトの予算状況について話し合う必要があります。最新の進捗報告を確認しましたが、あなたが言及された追加費用について懸念しています。）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I appreciate your concern. Let me elaborate on the situation. First, we detected unexpected technical complexity in the integration phase. Second, this requires additional specialist resources. Third, we need to modify the architecture to accommodate these requirements.
（ご懸念をいただきありがとうございます。状況について詳しく説明させてください。第一に、統合フェーズで予期しない技術的複雑さを検出しました。第二に、これには追加の専門家リソースが必要です。第三に、これらの要件に対応するためにアーキテクチャを修正する必要があります。）
👨💼【Teacher / Client Representative】:
I understand there are technical challenges, but the additional cost of 45000 USD seems considerable. Can you demonstrate how this investment will enhance the project value?
（技術的な課題があることは理解していますが、45000米ドルの追加費用はかなりのものに思えます。この投資がプロジェクトの価値をどのように高めるか実証していただけますか？）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Absolutely. We calculated the cost breakdown carefully. The additional budget will accelerate development by 3 weeks and eliminate critical defects that could trigger long-term issues. Without this investment, we anticipate system instability that would cost approximately 80000 USD to fix after launch.
（もちろんです。費用の内訳を慎重に計算しました。追加予算により開発が3週間加速し、長期的な問題を引き起こす可能性のある重大な欠陥を排除できます。この投資がなければ、システムの不安定性が発生し、立ち上げ後に修正するには約80000米ドルかかると予想しています。）
👨💼【Teacher / Client Representative】:
That's a valid point about preventing future costs. However, our current budget constraints are quite strict. Is there any way to reduce this additional amount?
（将来のコストを防ぐという点は妥当です。しかし、現在の予算制約は非常に厳しいです。この追加金額を減らす方法はありますか？）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your constraints completely. We can pursue a phased approach. We could proceed with the mandatory modifications now for 30000 USD, and postpone the enhancement features to phase 2. This would reduce immediate costs while maintaining core functionality and quality standards.
（制約については完全に理解しています。段階的なアプローチを追求できます。今すぐ必須の修正を30000米ドルで進め、機能強化はフェーズ2に延期できます。これにより、コア機能と品質基準を維持しながら、即座のコストを削減できます。）
👨💼【Teacher / Client Representative】:
The phased approach sounds more manageable. Can you submit a revised proposal with this breakdown by the end of this week?
（段階的なアプローチの方が管理しやすそうです。今週末までにこの内訳を含む修正提案を提出していただけますか？）
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Yes, I will prepare the detailed proposal with clear timelines and deliverables for each phase. I'll also include the assessment of risks if we postpone certain elements. You can count on receiving it by Friday afternoon.
（はい、各フェーズの明確なタイムラインと成果物を含む詳細な提案を準備します。特定の要素を延期した場合のリスク評価も含めます。金曜日の午後までに受け取っていただけます。）
👨💼【Teacher / Client Representative】:
Perfect. I appreciate your flexibility and transparent communication. This approach will help me coordinate with our finance team more effectively. Let's proceed with this plan.
（完璧です。柔軟性と透明性のあるコミュニケーションに感謝します。このアプローチにより、財務チームとより効果的に調整できます。この計画で進めましょう。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a budget increase negotiation with overseas clients due to unexpected technical complexity discovered mid-project, requiring detailed justification and ROI explanation.
プロジェクト中間地点で想定外の技術的複雑さが判明し追加予算が必要になった状況で、海外クライアントに追加費用の根拠を詳細説明し予算増額承認を得る重要な財務交渉の場面です。
👨💼【Teacher / Client Representative】:
Thank you for meeting with me today. I need to discuss the budget situation for our project. We've reviewed the latest progress report, and I'm concerned about the additional costs you mentioned.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I appreciate your concern. Let me ［詳しく説明する］ on the situation. First, we ［検出しました］ unexpected technical complexity in the integration phase. Second, this requires additional specialist resources. Third, we need to ［修正する］ the architecture to ［対応する］ these requirements.
👨💼【Teacher / Client Representative】:
I understand there are technical challenges, but the additional cost of 45000 USD seems considerable. Can you demonstrate how this investment will enhance the project value?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Absolutely. We calculated the cost breakdown carefully. The additional budget will accelerate development by 3 weeks and ［排除できます］ critical defects that could trigger long-term issues. Without this investment, we anticipate system instability that would cost approximately 80000 USD to fix after launch.
👨💼【Teacher / Client Representative】:
That's a valid point about preventing future costs. However, our current budget constraints are quite strict. Is there any way to reduce this additional amount?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your constraints completely. We can ［追求できます］ a phased approach. We could proceed with the mandatory modifications now for 30000 USD, and postpone the enhancement features to phase 2. This would reduce immediate costs while maintaining core functionality and quality standards.
👨💼【Teacher / Client Representative】:
The phased approach sounds more manageable. Can you submit a revised proposal with this breakdown by the end of this week?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Yes, I will prepare the detailed proposal with clear timelines and deliverables for each phase. I'll also include the assessment of risks if we postpone certain elements. You can count on receiving it by Friday afternoon.
👨💼【Teacher / Client Representative】:
Perfect. I appreciate your flexibility and transparent communication. This approach will help me coordinate with our finance team more effectively. Let's proceed with this plan.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a budget increase negotiation with overseas clients due to unexpected technical complexity discovered mid-project, requiring detailed justification and ROI explanation.
プロジェクト中間地点で想定外の技術的複雑さが判明し追加予算が必要になった状況で、海外クライアントに追加費用の根拠を詳細説明し予算増額承認を得る重要な財務交渉の場面です。
👨💼【Teacher / Client Representative】:
Thank you for meeting with me today. I need to discuss the budget situation for our project. We've reviewed the latest progress report, and I'm concerned about the additional costs you mentioned.
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I appreciate your concern. ［状況について詳しく説明させてください。］ First, we detected unexpected technical complexity in the integration phase. Second, this requires additional specialist resources. Third, we need to modify the architecture to accommodate these requirements.
👨💼【Teacher / Client Representative】:
I understand there are technical challenges, but the additional cost of 45000 USD seems considerable. Can you demonstrate how this investment will enhance the project value?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Absolutely. ［費用の内訳を慎重に計算しました。］ The additional budget will accelerate development by 3 weeks and eliminate critical defects that could trigger long-term issues. ［この投資がなければ、システムの不安定性が発生し、立ち上げ後に修正するには約80000米ドルかかると予想しています。］
👨💼【Teacher / Client Representative】:
That's a valid point about preventing future costs. However, our current budget constraints are quite strict. Is there any way to reduce this additional amount?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
I understand your constraints completely. ［段階的なアプローチを追求できます。］ We could proceed with the mandatory modifications now for 30000 USD, and postpone the enhancement features to phase 2. This would reduce immediate costs while maintaining core functionality and quality standards.
👨💼【Teacher / Client Representative】:
The phased approach sounds more manageable. Can you submit a revised proposal with this breakdown by the end of this week?
🧑🎓【Student / Project Manager】:
Yes, I will prepare the detailed proposal with clear timelines and deliverables for each phase. I'll also include the assessment of risks if we postpone certain elements. You can count on receiving it by Friday afternoon.
👨💼【Teacher / Client Representative】:
Perfect. I appreciate your flexibility and transparent communication. This approach will help me coordinate with our finance team more effectively. Let's proceed with this plan.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
Your project has encountered unexpected technical complexity at the midpoint, requiring additional budget.
You need to explain the cost increase to an overseas client and obtain approval for the budget expansion.
プロジェクトの中間地点で予期しない技術的複雑さが発生し、追加予算が必要になりました。
海外クライアントに費用増加を説明し、予算拡大の承認を得る必要があります。
👨💼【Teacher / Client Representative】:
I've reviewed your request for additional funding. Can you walk me through the reasons and how this investment benefits our project?
（追加資金のご要望を確認しました。理由とこの投資がプロジェクトにどのように利益をもたらすか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１． Elaborate on the technical complexity
２． Demonstrate the investment value
３． Eliminate future risks
４． Pursue flexible solutions
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)