＜Elementary＞ Lesson No.10
Explanation and Countermeasures for Project Delivery Delay to Overseas Customer / 海外プロジェクトの納期遅延に関する顧客への説明と対策提示
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
Addressing potential delivery delays due to parts procurement issues in a major overseas project.
海外大型プロジェクトで部品調達遅れによる納期への影響について対応する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．I apologize for...（...についてお詫び申し上げます）
２．This affects...（これは...に影響します）
３．We expect to confirm...（...を確認できる見込みです）
４．We will contact you immediately once...（...次第、直ちにご連絡いたします）
５．We have prepared 3 options（3つの選択肢をご用意しました）
６．We propose to share...（...を分担することを提案いたします）
７．We take responsibility for...（...の責任を負います）
1-2 Essential words
１．delay（遅延）
２．affect（影響する）
３．root cause（根本原因）
４．confirm（確認する）
５．reduce（短縮する）
６．provide（提供する）
７．arrange（手配する）
８．prepare（準備する）
９．detailed（詳細な）
１０．responsibility（責任）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Addressing potential delivery delays due to parts procurement issues in a major overseas project.
海外大型プロジェクトで部品調達遅れによる納期への影響について対応する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for coming on such short notice. We received a report that component delivery may be delayed. Could you explain the current situation and how it affects our project timeline?
（急なお呼び出しにお越しいただきありがとうございます。部品納入が遅れる可能性があるとの報告を受けました。現在の状況とプロジェクトのタイムラインへの影響について説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I apologize for the concern. Our supplier in Southeast Asia is experiencing production delays due to equipment failure. This affects 3 key components for your project, and delivery may be pushed back by 2 weeks from the original schedule.
（ご心配をおかけして申し訳ございません。東南アジアのサプライヤーが設備故障により生産遅延を起こしております。貴社プロジェクト向けの主要部品3点に影響があり、当初スケジュールから2週間納期が遅れる可能性があります。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
2 weeks is a serious problem. Our production line is scheduled to start in 4 weeks. What is the root cause of the equipment failure, and when can you confirm the exact recovery date?
（2週間は深刻な問題です。当社の生産ラインは4週間後に開始予定です。設備故障の根本原因は何ですか？また、正確な復旧日はいつ確認できますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
The root cause is a motor breakdown in the molding machine. Our supplier is working with the equipment manufacturer to replace the part. We expect to confirm the exact recovery date by the end of this week. We will contact you immediately once we receive the update.
（根本原因は成形機のモーター故障です。サプライヤーは設備メーカーと協力して部品交換を進めております。今週末までに正確な復旧日を確認できる見込みです。最新情報を受け取り次第、直ちにご連絡いたします。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I understand the cause, but we need concrete solutions. Can you provide any options to reduce the delay? We require that the impact on our production schedule be minimized.
（原因は理解しました。しかし具体的な解決策が必要です。遅延を短縮するための選択肢を提示していただけますか？当社の生産スケジュールへの影響を最小限に抑えることを求めます。）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We have prepared 3 options. First, we can ship partial quantities from our backup supplier to cover urgent needs. Second, we can arrange air shipment instead of sea shipment to speed up delivery by 5 days. Third, we can provide temporary alternative components that meet the same specifications. Each option has different cost and lead time implications.
（3つの選択肢をご用意しました。第一に、緊急のニーズに対応するため予備サプライヤーから部分数量を出荷できます。第二に、海上輸送ではなく航空輸送を手配し、納期を5日間短縮できます。第三に、同じ仕様を満たす代替部品を一時的に提供できます。各選択肢にはコストとリードタイムの異なる影響があります。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Those are helpful options. Please send me a detailed comparison of cost and delivery time for each option by tomorrow morning. Also, who will be responsible for the additional cost if we choose air shipment?
（それらは有益な選択肢ですね。明日の朝までに各選択肢のコストと納期の詳細比較を送ってください。また、航空輸送を選択した場合、追加コストは誰が負担しますか？）
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Understood. I will prepare the detailed comparison and send it by 9 AM tomorrow. Regarding the additional cost, we propose to share the air shipment cost equally, as this situation was caused by an unexpected equipment failure. We take responsibility for half of the extra expense.
（承知しました。詳細比較を作成し、明日午前9時までにお送りします。追加コストに関しては、予期せぬ設備故障が原因でしたので、航空輸送費用を折半することを提案いたします。追加費用の半分は当社が責任を負います。）
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I appreciate your quick response and willingness to share the cost. Let me review your proposal tomorrow and discuss it with our production team. Please keep me updated on any changes in the recovery schedule.
（迅速な対応とコスト分担の意思に感謝します。明日、提案を確認して生産チームと協議させてください。復旧スケジュールに変更があれば随時お知らせください。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
Addressing potential delivery delays due to parts procurement issues in a major overseas project.
海外大型プロジェクトで部品調達遅れによる納期への影響について対応する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for coming on such short notice. We received a report that component delivery may be delayed. Could you explain the current situation and how it affects our project timeline?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
I apologize for the concern. Our supplier in Southeast Asia is experiencing production ［遅延］ due to equipment failure. This ［影響する］ 3 key components for your project, and delivery may be pushed back by 2 weeks from the original schedule.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
2 weeks is a serious problem. Our production line is scheduled to start in 4 weeks. What is the root cause of the equipment failure, and when can you confirm the exact recovery date?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
The ［根本原因］ is a motor breakdown in the molding machine. Our supplier is working with the equipment manufacturer to replace the part. We expect to ［確認する］ the exact recovery date by the end of this week. We will contact you immediately once we receive the update.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I understand the cause, but we need concrete solutions. Can you provide any options to reduce the delay? We require that the impact on our production schedule be minimized.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
We have ［準備する］ 3 options. First, we can ship partial quantities from our backup supplier to cover urgent needs. Second, we can ［手配する］ air shipment instead of sea shipment to speed up delivery by 5 days. Third, we can ［提供する］ temporary alternative components that meet the same specifications. Each option has different cost and lead time implications.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Those are helpful options. Please send me a detailed comparison of cost and delivery time for each option by tomorrow morning. Also, who will be responsible for the additional cost if we choose air shipment?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Understood. I will ［準備する］ the ［詳細な］ comparison and send it by 9 AM tomorrow. Regarding the additional cost, we propose to share the air shipment cost equally, as this situation was caused by an unexpected equipment failure. We take ［責任］ for half of the extra expense.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I appreciate your quick response and willingness to share the cost. Let me review your proposal tomorrow and discuss it with our production team. Please keep me updated on any changes in the recovery schedule.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
Addressing potential delivery delays due to parts procurement issues in a major overseas project.
海外大型プロジェクトで部品調達遅れによる納期への影響について対応する場面です。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Thank you for coming on such short notice. We received a report that component delivery may be delayed. Could you explain the current situation and how it affects our project timeline?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
［ご心配をおかけして申し訳ございません。］ Our supplier in Southeast Asia is experiencing production delays due to equipment failure. This affects 3 key components for your project, and delivery may be pushed back by 2 weeks from the original schedule.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
2 weeks is a serious problem. Our production line is scheduled to start in 4 weeks. What is the root cause of the equipment failure, and when can you confirm the exact recovery date?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
The root cause is a motor breakdown in the molding machine. Our supplier is working with the equipment manufacturer to replace the part. ［今週末までに正確な復旧日を確認できる見込みです。］ ［最新情報を受け取り次第、直ちにご連絡いたします。］
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I understand the cause, but we need concrete solutions. Can you provide any options to reduce the delay? We require that the impact on our production schedule be minimized.
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
［3つの選択肢をご用意しました。］ First, we can ship partial quantities from our backup supplier to cover urgent needs. Second, we can arrange air shipment instead of sea shipment to speed up delivery by 5 days. Third, we can provide temporary alternative components that meet the same specifications. Each option has different cost and lead time implications.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
Those are helpful options. Please send me a detailed comparison of cost and delivery time for each option by tomorrow morning. Also, who will be responsible for the additional cost if we choose air shipment?
🧑🎓【Student / Sales Representative】:
Understood. I will prepare the detailed comparison and send it by 9 AM tomorrow. Regarding the additional cost, we propose to share the air shipment cost equally, as this situation was caused by an unexpected equipment failure. We take responsibility for half of the extra expense.
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I appreciate your quick response and willingness to share the cost. Let me review your proposal tomorrow and discuss it with our production team. Please keep me updated on any changes in the recovery schedule.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A component supplier has informed you of a production delay that may affect your customer's project timeline.
Your customer requires an immediate explanation of the delay and concrete recovery options.
部品サプライヤーから生産遅延の連絡があり、顧客のプロジェクトタイムラインに影響する可能性がある。
顧客は遅延の説明と具体的な回復策を直ちに求めている。
👨💼【Teacher / Procurement Manager】:
I need to understand the delay situation clearly. Please explain the cause and what options you can offer to minimize the impact on our schedule.
（遅延状況を明確に理解する必要があります。原因と当社スケジュールへの影響を最小限にするための選択肢を説明してください。）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the root cause of the delay（遅延の根本原因を説明する）
２．Describe the impact on the timeline（タイムラインへの影響を述べる）
３．Present multiple recovery options（複数の回復策を提示する）
４．Clarify cost responsibility（コスト負担を明確にする）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)