＜Beginner＞ Lesson No.16
Resignation Procedures and Handover for Foreign Employees / 外国人社員の退職手続きと引き継ぎ
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
A foreign employee resigning to return to their home country is consulting about resignation procedures and work handover.
母国への帰国を理由に退職する外国人社員が退職手続きと業務引き継ぎについて相談する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me explain the main steps...（主な手順を説明させてください...）
２．You need to submit a resignation letter...（退職届を提出する必要があります...）
３．We will also handle your...（...も当方で対応します）
４．Please prepare a detailed handover document that includes...（...を含む詳細な引き継ぎ資料を準備してください）
５．We will arrange a handover meeting...（引き継ぎ会議を設定します...）
６．I need to confirm the final payment schedule...（最終給与の支払いスケジュールを確認する必要があります...）
７．We will include payment for all unused paid leave...（未使用の有給休暇すべての支払いを含めます...）
1-2 Essential words
１．explain（説明する）
２．submit（提出する）
３．complete（完了する）
４．handle（対応する）
５．prepare（準備する）
６．receive（受け取る）
７．confirm（確認する）
８．include（含める）
９．provide（提供する）
１０．contact（連絡する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A foreign employee resigning to return to their home country is consulting about resignation procedures and work handover.
母国への帰国を理由に退職する外国人社員が退職手続きと業務引き継ぎについて相談する場面です。
👨💼【Teacher / Departing Employee】:
Thank you for meeting with me today. I need to discuss my resignation and the handover process because I'm returning to my home country. Could you explain the steps I need to follow for the exit procedures?
（本日はお時間をいただきありがとうございます。母国に帰国するため、退職と引き継ぎについて相談させてください。退職手続きの流れを説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / HR Manager】:
Of course. Let me explain the main steps. You need to submit a resignation letter 1 month before your last working day, complete the handover to your replacement, and finish the exit interview. We will also handle your social insurance, tax documents, and visa cancellation. These procedures usually take 3 to 4 weeks to complete.
（もちろんです。主な手順を説明させてください。最終勤務日の1か月前に退職届を提出し、後任者への引き継ぎを完了し、退職面談を終える必要があります。社会保険、税務書類、ビザ取り消しの手続きも当方で対応します。これらの手続きは通常3週間から4週間かかります。）
👨💼【Teacher / Departing Employee】:
I understand the timeline. However, I'm concerned about the handover period because my replacement hasn't been decided yet. How should I prepare the handover documents, and who will receive them if there's no replacement by my last day?
（期間については理解しました。ただ、後任者がまだ決まっていないため、引き継ぎ期間について心配しています。引き継ぎ資料をどのように準備すべきでしょうか。また、最終日までに後任者がいない場合、誰が受け取るのでしょうか？）
🧑🎓【Student / HR Manager】:
That's a valid concern. Please prepare a detailed handover document that includes your current projects, client contacts, and ongoing tasks. If we don't find a replacement by your last day, your direct manager will receive the documents and share them with the new person later. We will arrange a handover meeting 2 weeks before your departure to review everything together.
（それは妥当な懸念です。現在のプロジェクト、顧客連絡先、進行中の業務を含む詳細な引き継ぎ資料を準備してください。最終日までに後任者が見つからない場合、直属の上司が資料を受け取り、後日新しい担当者と共有します。出発の2週間前に引き継ぎ会議を設定し、すべてを一緒に確認します。）
👨💼【Teacher / Departing Employee】:
That makes sense. One more thing — I need to confirm the final payment schedule. When will I receive my last salary, and will you include the unused paid leave in that payment?
（それは理にかなっています。もう1つ確認したいのですが、最終給与の支払いスケジュールについてです。最後の給与はいつ受け取れますか？また、未使用の有給休暇はその支払いに含まれますか？）
🧑🎓【Student / HR Manager】:
Your final salary will be paid on the regular payday following your last working day. Yes, we will include payment for all unused paid leave in that amount. We will also provide you with a certificate of employment and tax documents for your records. If you have any questions during the process, please feel free to contact me anytime.
（最終給与は、最終勤務日後の通常の給与支払日に支払われます。はい、未使用の有給休暇すべての支払いをその金額に含めます。また、在職証明書と税務書類も記録用にお渡しします。手続き中に質問があれば、いつでも遠慮なくご連絡ください。）
👨💼【Teacher / Departing Employee】:
Thank you for the clear explanation. I feel much better about the process now. I'll start preparing the handover documents right away and submit my resignation letter by the end of this week.
（明確な説明をありがとうございます。手続きについてとても安心しました。すぐに引き継ぎ資料の準備を始め、今週末までに退職届を提出します。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A foreign employee resigning to return to their home country is consulting about resignation procedures and work handover.
母国への帰国を理由に退職する外国人社員が退職手続きと業務引き継ぎについて相談する場面です。
👨💼【Teacher / Departing Employee】:
Thank you for meeting with me today. I need to discuss my resignation and the handover process because I'm returning to my home country. Could you explain the steps I need to follow for the exit procedures?
🧑🎓【Student / HR Manager】:
Of course. Let me ［説明する］ the main steps. You need to ［提出する］ a resignation letter 1 month before your last working day, ［完了する］ the handover to your replacement, and finish the exit interview. We will also ［対応する］ your social insurance, tax documents, and visa cancellation. These procedures usually take 3 to 4 weeks to ［完了する］.
👨💼【Teacher / Departing Employee】:
I understand the timeline. However, I'm concerned about the handover period because my replacement hasn't been decided yet. How should I prepare the handover documents, and who will receive them if there's no replacement by my last day?
🧑🎓【Student / HR Manager】:
That's a valid concern. Please ［準備する］ a detailed handover document that ［含める］ your current projects, client contacts, and ongoing tasks. If we don't find a replacement by your last day, your direct manager will ［受け取る］ the documents and share them with the new person later. We will arrange a handover meeting 2 weeks before your departure to review everything together.
👨💼【Teacher / Departing Employee】:
That makes sense. One more thing — I need to confirm the final payment schedule. When will I receive my last salary, and will you include the unused paid leave in that payment?
🧑🎓【Student / HR Manager】:
Your final salary will be paid on the regular payday following your last working day. Yes, we will ［含める］ payment for all unused paid leave in that amount. We will also ［提供する］ you with a certificate of employment and tax documents for your records. If you have any questions during the process, please feel free to ［連絡する］ me anytime.
👨💼【Teacher / Departing Employee】:
Thank you for the clear explanation. I feel much better about the process now. I'll start preparing the handover documents right away and submit my resignation letter by the end of this week.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
A foreign employee resigning to return to their home country is consulting about resignation procedures and work handover.
母国への帰国を理由に退職する外国人社員が退職手続きと業務引き継ぎについて相談する場面です。
👨💼【Teacher / Departing Employee】:
Thank you for meeting with me today. I need to discuss my resignation and the handover process because I'm returning to my home country. Could you explain the steps I need to follow for the exit procedures?
🧑🎓【Student / HR Manager】:
Of course. ［主な手順を説明させてください。］ ［最終勤務日の1か月前に退職届を提出し、後任者への引き継ぎを完了し、退職面談を終える必要があります。］ ［社会保険、税務書類、ビザ取り消しの手続きも当方で対応します。］ These procedures usually take 3 to 4 weeks to complete.
👨💼【Teacher / Departing Employee】:
I understand the timeline. However, I'm concerned about the handover period because my replacement hasn't been decided yet. How should I prepare the handover documents, and who will receive them if there's no replacement by my last day?
🧑🎓【Student / HR Manager】:
That's a valid concern. ［現在のプロジェクト、顧客連絡先、進行中の業務を含む詳細な引き継ぎ資料を準備してください。］ If we don't find a replacement by your last day, your direct manager will receive the documents and share them with the new person later. We will arrange a handover meeting 2 weeks before your departure to review everything together.
👨💼【Teacher / Departing Employee】:
That makes sense. One more thing — I need to confirm the final payment schedule. When will I receive my last salary, and will you include the unused paid leave in that payment?
🧑🎓【Student / HR Manager】:
Your final salary will be paid on the regular payday following your last working day. Yes, we will include payment for all unused paid leave in that amount. We will also provide you with a certificate of employment and tax documents for your records. If you have any questions during the process, please feel free to contact me anytime.
👨💼【Teacher / Departing Employee】:
Thank you for the clear explanation. I feel much better about the process now. I'll start preparing the handover documents right away and submit my resignation letter by the end of this week.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
An employee is leaving the company to return to their home country and needs to discuss resignation procedures with HR.
The HR manager must explain the exit process, handover requirements, and final payment details clearly.
外国人社員が母国への帰国のため退職することになり、人事担当者と退職手続きについて相談している。
人事担当者は退職プロセス、引き継ぎ要件、最終給与の詳細を明確に説明する必要がある。
👨💼【Teacher / Departing Employee】:
I'm planning to resign next month because I'm returning home. Could you walk me through the entire exit process and what I need to prepare?
（来月退職する予定です。母国に帰るためです。退職プロセス全体と準備すべきことを教えていただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the main steps（主な手順を説明する）
２．Describe handover requirements（引き継ぎ要件を述べる）
３．Clarify payment and document details（支払いと書類の詳細を明確にする）
４．Offer support during the process（手続き中のサポートを提示する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)