＜Elementary＞ Lesson No.1
Emergency Export License Application / 輸出許可申請の緊急対応
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
A major client requested urgent export of products that turned out to be subject to export restrictions, requiring immediate permit application and customer communication.
大口顧客からの急ぎ輸出依頼品が規制対象と判明し、輸出許可申請と顧客対応を同時進行で進める場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me explain our plan（計画を説明させてください）
２．We will prepare the export license application...（輸出許可申請を準備します...）
３．We will contact the regulatory authority to...（規制当局に連絡して...します）
４．We will arrange alternative shipping options to...（代替輸送手段を手配して...します）
５．We have experience with...（...の実績があります）
６．We will submit complete documentation with...（...を含む完全な書類を提出します）
７．We can offer two options（2つの選択肢を提示できます）
1-2 Essential words
１．explain（説明する）
２．prepare（準備する）
３．contact（連絡する）
４．request（要請する）
５．arrange（手配する）
６．reduce（短縮する）
７．follow up（フォローアップする）
８．offer（提示する）
９．send（送る）
１０．update（報告する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A major client requested urgent export of products that turned out to be subject to export restrictions, requiring immediate permit application and customer communication.
大口顧客からの急ぎ輸出依頼品が規制対象と判明し、輸出許可申請と顧客対応を同時進行で進める場面です。
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
Thank you for your quick response. I understand the product falls under export control regulations. However, we cannot change our delivery deadline. Can you explain how you will handle this situation?
（迅速なご対応ありがとうございます。製品が輸出規制の対象であることは理解しました。しかし、納期は変更できません。この状況をどう対処されるか説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand your concern. Let me explain our plan. First, we will prepare the export license application immediately. Second, we will contact the regulatory authority to request expedited review. Third, we will arrange alternative shipping options to reduce lead time after approval.
（ご懸念は理解しております。計画を説明させてください。第一に、輸出許可申請を直ちに準備します。第二に、規制当局に連絡して審査の迅速化を要請します。第三に、承認後のリードタイムを短縮するため代替輸送手段を手配します。）
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
How long does the license application process usually take? Our production schedule depends on receiving the goods within 3 weeks.
（許可申請手続きは通常どのくらいかかりますか？当社の生産スケジュールは3週間以内に商品を受け取ることに依存しています。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
The standard process takes 4 weeks, but we have experience with expedited cases. We will submit complete documentation with technical specifications today. We will also follow up with the authority every 2 business days to check the progress.
（標準的な手続きは4週間かかりますが、迅速化の実績があります。本日、技術仕様書を含む完全な書類を提出します。また、進捗を確認するため2営業日ごとに当局にフォローアップします。）
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
What if the approval takes longer than expected? We need a backup plan. Can you offer any alternative solutions?
（承認が予想より長引いた場合はどうなりますか？バックアッププランが必要です。代替案を提示していただけますか？）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand your concern. We can offer two options. First option is to ship a similar product that does not require export control, with a 5 percent cost increase. Second option is to arrange partial shipment of non-regulated components first, then ship the controlled parts after approval.
（ご懸念は理解しております。2つの選択肢を提示できます。第一の選択肢は、輸出規制が不要な類似製品を5パーセントのコスト増で出荷することです。第二の選択肢は、規制対象外の部品を先に部分出荷し、承認後に規制部品を出荷することです。）
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
The partial shipment option sounds reasonable. Please send me the detailed schedule and cost breakdown by tomorrow. Also, keep me updated on the license application status.
（部分出荷の選択肢は妥当に思えます。明日までに詳細なスケジュールとコスト内訳を送ってください。また、許可申請の状況を随時報告してください。）
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Understood. I will send the detailed proposal with the schedule and cost breakdown by the end of tomorrow. I will also contact you every 3 business days to update you on the application progress. Thank you for your understanding.
（承知しました。明日の終わりまでにスケジュールとコスト内訳を含む詳細提案書を送ります。また、申請の進捗状況を報告するため3営業日ごとにご連絡します。ご理解いただきありがとうございます。）
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
Thank you for the clear explanation and flexible options. I appreciate your quick action on this urgent matter. I look forward to receiving your proposal.
（明確な説明と柔軟な選択肢をありがとうございます。この緊急案件への迅速な対応に感謝します。提案書を楽しみにしています。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
A major client requested urgent export of products that turned out to be subject to export restrictions, requiring immediate permit application and customer communication.
大口顧客からの急ぎ輸出依頼品が規制対象と判明し、輸出許可申請と顧客対応を同時進行で進める場面です。
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
Thank you for your quick response. I understand the product falls under export control regulations. However, we cannot change our delivery deadline. Can you explain how you will handle this situation?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand your concern. Let me ［説明する］ our plan. First, we will ［準備する］ the export license application immediately. Second, we will ［連絡する］ the regulatory authority to ［要請する］ expedited review. Third, we will ［手配する］ alternative shipping options to ［短縮する］ lead time after approval.
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
How long does the license application process usually take? Our production schedule depends on receiving the goods within 3 weeks.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
The standard process takes 4 weeks, but we have experience with expedited cases. We will submit complete documentation with technical specifications today. We will also ［フォローアップする］ with the authority every 2 business days to check the progress.
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
What if the approval takes longer than expected? We need a backup plan. Can you offer any alternative solutions?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand your concern. We can ［提示する］ two options. First option is to ship a similar product that does not require export control, with a 5 percent cost increase. Second option is to ［手配する］ partial shipment of non-regulated components first, then ship the controlled parts after approval.
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
The partial shipment option sounds reasonable. Please send me the detailed schedule and cost breakdown by tomorrow. Also, keep me updated on the license application status.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Understood. I will ［送る］ the detailed proposal with the schedule and cost breakdown by the end of tomorrow. I will also ［連絡する］ you every 3 business days to ［報告する］ you on the application progress. Thank you for your understanding.
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
Thank you for the clear explanation and flexible options. I appreciate your quick action on this urgent matter. I look forward to receiving your proposal.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
A major client requested urgent export of products that turned out to be subject to export restrictions, requiring immediate permit application and customer communication.
大口顧客からの急ぎ輸出依頼品が規制対象と判明し、輸出許可申請と顧客対応を同時進行で進める場面です。
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
Thank you for your quick response. I understand the product falls under export control regulations. However, we cannot change our delivery deadline. Can you explain how you will handle this situation?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand your concern. ［計画を説明させてください。］ ［第一に、輸出許可申請を直ちに準備します。］ ［第二に、規制当局に連絡して審査の迅速化を要請します。］ ［第三に、承認後のリードタイムを短縮するため代替輸送手段を手配します。］
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
How long does the license application process usually take? Our production schedule depends on receiving the goods within 3 weeks.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
The standard process takes 4 weeks, but we have experience with expedited cases. We will submit complete documentation with technical specifications today. We will also follow up with the authority every 2 business days to check the progress.
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
What if the approval takes longer than expected? We need a backup plan. Can you offer any alternative solutions?
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
I understand your concern. We can offer two options. First option is to ship a similar product that does not require export control, with a 5 percent cost increase. Second option is to arrange partial shipment of non-regulated components first, then ship the controlled parts after approval.
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
The partial shipment option sounds reasonable. Please send me the detailed schedule and cost breakdown by tomorrow. Also, keep me updated on the license application status.
🧑🎓【Student / Trade Administration Staff】:
Understood. I will send the detailed proposal with the schedule and cost breakdown by the end of tomorrow. I will also contact you every 3 business days to update you on the application progress. Thank you for your understanding.
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
Thank you for the clear explanation and flexible options. I appreciate your quick action on this urgent matter. I look forward to receiving your proposal.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
A major customer requests urgent export shipment, but the product requires export control approval.
The customer cannot change the delivery deadline and needs a clear action plan.
大口顧客が緊急の輸出出荷を依頼したが、製品は輸出規制の承認が必要である。
顧客は納期を変更できず、明確な行動計画を必要としている。
👨💼【Teacher / Overseas Customer】:
We need this shipment urgently, but I heard there are export control issues. Can you explain your plan to meet our deadline?
（この出荷を緊急で必要としていますが、輸出規制の問題があると聞きました。納期に間に合わせる計画を説明していただけますか？）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the license application process（許可申請手続きを説明する）
２．Describe the timeline and follow-up actions（スケジュールとフォローアップ行動を述べる）
３．Offer alternative shipping solutions（代替輸送手段を提示する）
４．Confirm the detailed proposal delivery（詳細提案書の送付を確認する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)