＜Elementary＞ Lesson No.15
Maintenance Contract Renewal Negotiation for Overseas Subsidiary System / 海外子会社システムの運用保守契約更新交渉
０．Greetings & Ice-break (2min.)｜挨拶と導入
0-1 Greetings
Let’s practice a short small talk that you can use to greet a business partner and start building a good relationship.
講師との挨拶を兼ねて、ビジネスパートナーと信頼関係を築くための短いスモールトークを練習してみましょう。
[Tips / 会話のヒント]
・Can you hear me clearly?
私の声はクリアに聞こえますか？
・How's your day going so far?
今日はどんな一日でしたか？
・Talk about one small topic (Work, Weather, News, Hometown, Sports event, etc.)
軽い話題について話しましょう（仕事、天気、ニュース、地元、スポーツイベントなど）
0-2 Introduction
In today’s lesson, we’ll learn about the following situation. Have you ever experienced something similar?
本日のレッスンでは以下のようなシチュエーションについて学びます。同様のシチュエーションを経験したことがありますか？
- If you have experience, please tell us what it was like, what was difficult, or what you learned.
経験があれば、どんな内容だったか、難しかったことや学んだことなどを教えて下さい。
- If you don’t have experience, try to imagine yourself handling that situation in English.
What do you think would be challenging?
経験がなければ、英語でその状況に対応しているところを想像してみましょう。どんなことが難しそうですか？
Situation / シチュエーション
This is a scenario where you negotiate contract renewal for system operation and maintenance at an overseas subsidiary from a technical perspective, discussing system evaluation, maintenance scope review, and SLA adjustments.
海外子会社のシステム運用保守契約更新交渉において、技術的観点からシステム現状評価や保守範囲見直し、SLA調整について協議する場面です。
1. Read (2 min)｜型を学ぶ
Let's read the following key sentences aloud!
下記の文章や単語を順番に音読しましょう！
1-1 Basic phrases
１．Let me explain the current situation（現状についてご説明させてください）
２．Let me explain our cost structure（費用構造についてご説明いたします）
３．We need to update our monitoring tools to...（...するため監視ツールを更新する必要があります）
４．We can offer a cost reduction if...（...すればコスト削減を提案できます）
５．We will set up a local support team...（...現地サポートチームを設置いたします）
６．We will also provide monthly progress reports to...（...するため月次進捗報告書を提供いたします）
７．I'll review it with our management team and...（経営チームと検討し...）
1-2 Essential words
１．concern（懸念）
２．explain（説明する）
３．improve（改善する）
４．reduce（削減する）
５．agree（同意する）
６．reasonable（妥当な）
７．confirm（確認する）
８．provide（提供する）
９．review（検討する）
１０．approve（承認する）
2. Try (3 min)｜ロールプレイ練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a scenario where you negotiate contract renewal for system operation and maintenance at an overseas subsidiary from a technical perspective, discussing system evaluation, maintenance scope review, and SLA adjustments.
海外子会社のシステム運用保守契約更新交渉において、技術的観点からシステム現状評価や保守範囲見直し、SLA調整について協議する場面です。
👨💼【Teacher / Subsidiary IT Manager】:
Thank you for meeting with me today. I'd like to discuss our system maintenance contract renewal. Our current SLA response time is 4 hours, but we've experienced several delays recently.
（本日はお時間をいただきありがとうございます。システム保守契約の更新について協議したいと思います。現在のSLA応答時間は4時間ですが、最近いくつか遅延が発生しています。）
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
I understand your concern. Let me explain the current situation. First, our team has been handling 30 percent more incidents than last year. Second, some delays happened because of time zone differences. Third, we need to update our monitoring tools to improve response time.
（ご懸念は理解しております。現状についてご説明させてください。第一に、当チームは昨年より30パーセント多くのインシデントに対応しています。第二に、一部の遅延はタイムゾーンの違いにより発生しました。第三に、応答時間を改善するため監視ツールを更新する必要があります。）
👨💼【Teacher / Subsidiary IT Manager】:
I see. What about the maintenance cost? The current contract is 50000 USD per year. Can you reduce the cost while keeping the same service level?
（なるほど。保守費用についてはどうでしょうか？現在の契約は年間50000米ドルです。同じサービスレベルを維持しながらコストを削減できますか？）
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
Let me explain our cost structure. The price includes 24-hour monitoring, monthly system updates, and emergency support. We can offer a 10 percent cost reduction if you agree to a 3-year contract instead of renewing annually.
（費用構造についてご説明いたします。価格には24時間監視、月次システム更新、緊急サポートが含まれています。年次更新ではなく3年契約にご同意いただければ、10パーセントのコスト削減を提案できます。）
👨💼【Teacher / Subsidiary IT Manager】:
That sounds reasonable, but I'm still concerned about the response time issue. How will you improve it? We need a clear plan before we can approve a long-term contract.
（それは妥当に思えますが、応答時間の問題についてはまだ懸念があります。どのように改善されますか？長期契約を承認する前に明確な計画が必要です。）
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
Understood. We will set up a local support team in your time zone starting next month. This will reduce our response time to 2 hours for critical issues. We will also provide monthly progress reports to confirm the improvement.
（承知いたしました。来月から貴社のタイムゾーンに現地サポートチームを設置いたします。これにより重大な問題への応答時間を2時間に短縮します。また、改善を確認するため月次進捗報告書を提供いたします。）
👨💼【Teacher / Subsidiary IT Manager】:
Excellent. That addresses my main concerns. Please send me the updated contract proposal with these changes. I'll review it with our management team and get back to you by the end of this week.
（素晴らしい。それで主な懸念は解消されました。これらの変更を含めた更新契約提案書を送ってください。経営チームと検討し、今週末までにご連絡いたします。）
3. Use (4 min)｜ロールプレイ & 実践（空欄補完）
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a scenario where you negotiate contract renewal for system operation and maintenance at an overseas subsidiary from a technical perspective, discussing system evaluation, maintenance scope review, and SLA adjustments.
海外子会社のシステム運用保守契約更新交渉において、技術的観点からシステム現状評価や保守範囲見直し、SLA調整について協議する場面です。
👨💼【Teacher / Subsidiary IT Manager】:
Thank you for meeting with me today. I'd like to discuss our system maintenance contract renewal. Our current SLA response time is 4 hours, but we've experienced several delays recently.
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
I understand your ［懸念］. Let me ［説明する］ the current situation. First, our team has been handling 30 percent more incidents than last year. Second, some delays happened because of time zone differences. Third, we need to update our monitoring tools to ［改善する］ response time.
👨💼【Teacher / Subsidiary IT Manager】:
I see. What about the maintenance cost? The current contract is 50000 USD per year. Can you reduce the cost while keeping the same service level?
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
Let me ［説明する］ our cost structure. The price includes 24-hour monitoring, monthly system updates, and emergency support. We can offer a 10 percent cost reduction if you ［同意する］ to a 3-year contract instead of renewing annually.
👨💼【Teacher / Subsidiary IT Manager】:
That sounds reasonable, but I'm still concerned about the response time issue. How will you improve it? We need a clear plan before we can approve a long-term contract.
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
Understood. We will set up a local support team in your time zone starting next month. This will ［削減する］ our response time to 2 hours for critical issues. We will also ［提供する］ monthly progress reports to ［確認する］ the improvement.
👨💼【Teacher / Subsidiary IT Manager】:
Excellent. That addresses my main concerns. Please send me the updated contract proposal with these changes. I'll review it with our management team and get back to you by the end of this week.
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
Understood. We will set up a local support team in your time zone starting next month. This will reduce our response time to 2 hours for critical issues. We will also provide monthly progress reports to confirm the improvement.
4. Challenge (7 min)｜応用実践
Let's perform the role-play and fill in the blanks by translating the Japanese into English!
空欄の日本語を英語に訳しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
*Let's practice this part repeatedly until we can speak it smoothly.
このパートはスムーズにスピーキングできるようになるまで繰り返し練習しましょう。
Situation / シチュエーション（Reference again）
This is a scenario where you negotiate contract renewal for system operation and maintenance at an overseas subsidiary from a technical perspective, discussing system evaluation, maintenance scope review, and SLA adjustments.
海外子会社のシステム運用保守契約更新交渉において、技術的観点からシステム現状評価や保守範囲見直し、SLA調整について協議する場面です。
👨💼【Teacher / Subsidiary IT Manager】:
Thank you for meeting with me today. I'd like to discuss our system maintenance contract renewal. Our current SLA response time is 4 hours, but we've experienced several delays recently.
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
I understand your concern. ［現状についてご説明させてください。］ First, our team has been handling 30 percent more incidents than last year. Second, some delays happened because of time zone differences. Third, we need to update our monitoring tools to improve response time.
👨💼【Teacher / Subsidiary IT Manager】:
I see. What about the maintenance cost? The current contract is 50000 USD per year. Can you reduce the cost while keeping the same service level?
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
［費用構造についてご説明いたします。］ The price includes 24-hour monitoring, monthly system updates, and emergency support. ［年次更新ではなく3年契約にご同意いただければ、10パーセントのコスト削減を提案できます。］
👨💼【Teacher / Subsidiary IT Manager】:
That sounds reasonable, but I'm still concerned about the response time issue. How will you improve it? We need a clear plan before we can approve a long-term contract.
🧑🎓【Student / IT Engineer】:
Understood. ［来月から貴社のタイムゾーンに現地サポートチームを設置いたします。］ This will reduce our response time to 2 hours for critical issues. We will also provide monthly progress reports to confirm the improvement.
👨💼【Teacher / Subsidiary IT Manager】:
Excellent. That addresses my main concerns. Please send me the updated contract proposal with these changes. I'll review it with our management team and get back to you by the end of this week.
\ If you have some extra capacity, give it a try（余力があればやってみましょう）/
5. Real-world application (5 min)｜実務応用
Let's speak freely with the phrases and flow we learned today. If you can, imagine your real job—it makes practice more effective.
本日学習した単語やフレーズ、会話の流れを思い出しながら、自由に話してみましょう。可能であれば、自身の実務を想像しながら話すと効果的です。
Situation / シチュエーション
You are discussing a system maintenance contract renewal with your subsidiary's IT manager.
The manager is concerned about SLA response time delays and maintenance costs.
海外子会社のITマネージャーとシステム保守契約の更新について協議しています。
マネージャーはSLA応答時間の遅延と保守費用について懸念を持っています。
👨💼【Teacher / Subsidiary IT Manager】:
I'd like to hear your proposal for improving our maintenance contract. Please explain how you plan to address our current issues.
（保守契約改善のための提案を伺いたいと思います。現在の問題にどのように対処する計画かご説明ください。）
🧑🎓【Student / Your Role】:
(Free Speaking based on today's lesson)
Hints / ヒント
１．Explain the current situation（現状を説明する）
２．Describe the cost structure（費用構造を述べる）
３．Offer a cost reduction plan（コスト削減計画を提示する）
４．Propose a local support team（現地サポートチームを提案する）
※This is not a role-play. Please speak until you finish your thoughts.
このパートはロールプレイ形式ではありません。最後まで通して話してみましょう。
6. Wrap-up (2 min) ｜レッスンの振り返り
Let's review today's lesson with your teacher!
今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！
6-1 Comments from student
・Good points / 良かったところ・上手くできたところ
・Things to work on / 今後強化したいところ
6-2 Feedback from teacher
・Good points / 良かった点
・Things to work on / 今後の強化ポイント
・What to review / 復習ポイント
*6-3 Questions from student (if any)
Japanese translation（日本語訳）
1. Read (2min)（型を学ぶ）｜基本フレーズ
2. Try (4min)（ロールプレイ練習）｜型を使った練習
Let’s practice the role-play.
ロールプレイの練習をしましょう！
3. Use (7min)｜応用
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
4. Challenge (7min)｜実践
Let’s perform the role-play and filling in the missing English!
英語を補完しながら、ロールプレイを実践してみましょう！
5. Wrap-up (3min) – レッスンの振り返り
"Let’s review today’s lesson with your teacher!”
「今日のレッスンについて講師と振り返ってみましょう！」
5-1. Comments from Student
- Good points / 良かったところ・上手くできたところ
- Things to work on / 今後強化したいところ
5-2. Feedback from Teacher
- Good points / 良かった点
- Things to work on / 今後の強化ポイント
- What to review / 復習ポイント
5-3. Question from Students (If any)